Bài giảng Quản trị doanh nghiệp - Chương VII: Chức Năng Kiểm Tra Trong Quản Trị

CHƯƠNG VIICHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ 1. Kiểm tra và các nguyên tắc kiểm tra1.1. Khái niệmKiểm tra là quá trình xem xét,đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu,kế hoạch của doanh nghiệp được hoàn thành một cách có hiệu quả. H.Fayol: “Trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay không.Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con người và hành động” (1).1.2. Mục đíchXem xét mọi công việc có được thực hiện như kế hoạch không?Nguyên nhân hoàn thành/không hoàn thành KH.Xác định những điều chỉnh cần thiết.Các biện pháp cần thiết tiếp theo.Các nguồn lực đã khai thác hết chưa?Kế hoạch xây dựng tốt chưa?1.3. Vai trò của kiểm traKiểm tra tạo ra chất lượng tốt hơn cho hoạt động. Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Giúp cho công tác KH của DN tốt hơn.Ngăn chặn/hạn chế được những sai lầmGiúp cho có biện pháp thực hiện KH tốt hơn1.4. Sự cần thiết của kiểm traKiểm tra là cần thiếtCó vai trò rất quan trọngKế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn. Các nhà quản trị cũng có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép phát hiện sửa chữa các sai lầm.Hạn chế của kiểm tra Gây tâm lý lo sợ, căng thẳngGây cảm mất tự doTốn kém Hình thức kiểm tra, mức độ kiểm tra, phương pháp kiểm tra phải linh hoạt, phù hợp. 1.5. Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra1. Cần được thiết kế theo các kế hoạch2. Phù hợp với tổ chức và con người trong doanh nghiệp3. Khách quan4. Phải linh hoạt5. Hiệu quả6. Cần phải dẫn đến các tác động điều chỉnh1.6. Các nguyên tắc kiểm traNguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếuNguyên tắc về địa điểm kiểm traNguyên tắc số lượng nhỏ các nguyên nhânNguyên tắc tự kiểm tra1.7. Nội dung kiểm tra1) Sản xuất:Khối lượng sản phẩm Chất lượng sản phẩm Chi phí cho sản phẩm Mức độ hoàn thành công việc của các cá nhân 2) MarketingDoanh số Chi phí bán hàng Chi phí quảng cáo Việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng đối với từng nhân viên Thị phần..3) Quản trị nhân sựNăng suất lao độngMối quan hệ giữa những người lao độngSố ngày vắng mặt không có lý doPhát triển lực lượng quản trị viên4) Tài chính kế toánChi phí sản xuấtDự trữLợi nhuậnLưu chuyển tiền tệKết quả mong muốnKết quả thực tếĐo lường kết quả thực tếThực hiện điều chỉnhXây dựng chương trình điều chỉnhPhân tích nguyên nhân của sai lệchSo sánh với cáctiêu chuẩnXác định các sai lệch1.8. Bản chất của kiểm tra Cơ chế kiểm tra trong quản trị được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi. Các giá trị mong muốn của đầu ra (các tiêu chuẩn)Đầu vàoQuá trình thực hiệnĐầu raHệ thống kiểm trat+1	 t+1	 Sơ đồ hệ thống phản hồi đơn giản Kiểm tra là một hệ thống dự báo2. Tiến trình kiểm tra và các phương pháp kiểm tra2.1. Xác định tiêu chuẩn và phương pháp đo lườnga. Khái niệm tiêu chuẩn kiểm tra Là hệ thống các chỉ tiêu, các thông số cần đạt được về một đối tượng cụ thể.b. Các dạng tiêu chuẩn kiểm traCác tiêu chuẩn định lượngKhối lượng sản phẩm sản xuấtChi phí sản xuấtDoanh số bán hàngCác tiêu chuẩn định tínhMức độ hoàn thành kế hoạchChất lượng sản phẩm b. Yêu cầu của chỉ tiêu kiểm traRõ ràng, cụ thểĐo đếm đượcKhả thiHợp lý, xác đángCó thời hạn2.1.2. Tổ chức đo lường kết quả thực hiện2.1.3. Điều chỉnh sự thực hiệnXây dựng tiêu chuẩn và phương pháp đo lườngĐo lường kết quả thực hiệnXem xét xem kết quả thực hiện có đúng như kế hoạch?Không cần tác động gì cảCóKhôngTiến hành các điều chỉnh cần thiết vầ đánh giá lại.Sơ đồ. Tiến trình kiểm traHệ thống đánh giáXaùc ñònh noäi dung ñaùnh giaùÑeà ra tieâu chuaån ñaùnh giaùÑònh löôïng keát quaû ñaït ñöôïcSo saùnh keát quaû ñaït ñöôïc vôùi muïc tieâu ñeà raXaùc ñònh nguyên nhâân sai leächThay ñoåi / Ñieàu chænh2.2. Các hình thức kiểm tra2.2.1. Xét theo quá trình hành độngKiểm tra trước khi hành độngKiểm tra lường trước Kiểm duyệtKiểm tra sau hoạt động 2.2.2. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm traBộ phận, điểmToàn diện2.2.3. Theo tần suất của các cuộc kiểm traKiểm tra định kỳKiểm tra đột suất2.2.4. Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm traTự kiểm traCơ quan quản lý cấp trênCơ quan quản lý nhà nướcCác cơ quan chức năng3. Các kỹ thuật kiểm tra3.1. Các công cụ kiểm tra truyền thốngCác dữ liệu thống kêCác bảng báo cáo kế toán tài chínhNgân quỹCác báo cáo và phân tích chuyên môn3.2. Các công cụ kiểm tra hiện đạiPhương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình.Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu4. Các chủ thể kiểm tra đối với doanh nghiệp4.1. Các chủ thể kiểm tra trong doanh nghiệpHội đồng quản trịBan kiểm soátGiám đốc doanh nghiệpHội viênNgười làm4.2. Các cơ quan quản lý nhà nước Các cơ quan thanh traCác cơ quan tư pháp