Bài giảng Quản trị hành chánh

uản lý văn bản đi5Tổ chức quản lý công tác văn thưKhái niệm công tác văn thưNội dung công tác văn thưYêu cầu của công tác văn thưPhân công trách nhiệm đối với việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư6Khái niệm công tác văn thưHoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, gồm:Xây dựng văn bản cho tổ chứcTổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của tổ chức7Nội dung công tác văn thưXây dựng văn bảnTổ chức quản lý và giải quyết văn bản8Yêu cầu của công tác văn thưNhanh chóngChính xácBí mậtHiện đại9Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện công tác văn thưTrách nhiệm đối với Giám Đốc, Trưởng Phòng:Giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến bộ phận, phòng/ ban mìnhSoạn thảo văn bản trong phạm vi trách nhiệm của mìnhKý văn bản theo qui định của công ty10Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện công tác văn thư (tt)Trách nhiệm của Phòng Hành Chánh:Nhận, xem xét, phân phối công văn đếnKiểm tra, đăng ký công văn điTham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Ban giám đốc11Phân công trách nhiệm đối với việc thực hiện công tác văn thư (tt)Trách nhiệm của Nhân viên nói chung:Nhận công văn do Phòng Hành Chánh phân phốiThảo các văn bản trong phạm vi trách nhiệm của mìnhLưu trữ công vănBảo đảm bí mật, an toàn văn bảnThực hiện nghiêm túc mọi qui định cụ thể chế độ văn thư của công ty12Quản lý văn bản đếnNguyên tắc chungNhận văn bản đếnĐóng dấu đếnĐăng ký văn bản đếnChuyển giao văn bản đếnTheo dõi việc giải quyết văn bảnTrách nhiệm của thư ký13Nguyên tắc chungBộ phận văn thư tiếp nhậnVăn thư phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mậtNgười nhận phải ký nhận vào sổ chuyển văn bản14Nhận văn bản đếnXem nhanh văn bảnPhân loại các văn bản vừa nhậnThư riêng, tạp chíVăn bản gửi đến tổ chức: Loại phải bóc bìLoại không phải bóc bì15Đóng dấu đếnĐể xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thưBiết được văn bản đến ngày nào, là văn bản thứ bao nhiêu16Trình Trưởng Phòng Hành ChánhKhi văn bản đến không ghi rõ tên người nhậnTrưởng Phòng Hành Chánh quyết định chuyển cho bộ phận liên quan17Đăng ký văn bản đếnĐể quản lý, thống kế văn bản đến để tiện tra tìmVăn bản phải được chuyển trong ngàyVăn bản khẩn phải được chuyển trướcVăn bản mật phải được đăng ký vào sổ riêng18Chuyển giao văn bản đếnVăn bản phải được chuyển đến tận tay người có trách nhiệm giải quyếtVăn bản có độ khẩn được chuyển trướcCó thể dùng sổ đăng ký văn bản làm sổ chuyển19Trách nhiệm của thư kýNhận văn bảnTrình văn bản cho lãnh đạoGiúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đếnGiải quyết những văn bản giao dịch ít quan trọngChuyển văn thư đến các phòng ban liên quan20Xây dựng & Quản lý văn bản điGiúp lãnh đạo thảo văn bảnTrình ký và làm thủ tục gủi văn bản điSắp xếp và bảo quản bản lưuCông việc của thư ký:21Giúp lãnh đạo thảo văn bảnKhi lãnh đạo thảo văn bản bằng phương pháp viết tayKhi lãnh đạo đọc cho thư ký đánh máy trực tiếpKhi lãnh đạo đọc cho thư ký ghi tốc kýThư ký tự thảo văn bảnĐiền các sự kiện vào các bản mẫu in sẵnViết thư chúc mừng, lời phát biểu, chia buồn...22Trình ký và làm thủ tụcgửi văn bảnNếu phát hiện văn bản chưa chính xác, thư ký giúp điều chỉnhGiúp lãnh đạo phát hiện văn bản giả mạoTrình lãnh đạo ký và chuyển bộ phận văn thư gửi đi23Trình ký và làm thủ tụcgửi văn bản (tt)Cách gấp thư24Sắp xếp và bảo quản bản lưuMỗi văn bản phải có 2 bản lưu: 1 ở phòng mình và một ở văn thư cơ quanBản lưu được phân loại và sắp xếp theo phương pháp sau:Chia theo từng loại & sắp xếp theo thứ tự mỗi loạiPhân theo thời gian 25Quản trị hồ sơHồ sơ & Quản trị hồ sơ là gì?Tiến trình quản trị hồ sơCác công cụ lưu trữHệ thống lưu trữ hồ sơ26Hồ sơ & quản trị hồ sơHồ sơ là một tập công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một người hình thành trong quá trình giải quyết công việcQuản trị hồ sơ là việc hoạch định, tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi đúng lúc27Tiến trình quản trị hồ sơPhân loại hồ sơ cần lưu trữLên lịch lưu trữLưu chuyển hồ sơHủy bỏ hồ sơ28Phân loại hồ sơ cần lưu trữHồ sơ tối cần thiếtHồ sơ quan trọngHồ sơ thường sử dụngHồ sơ không cần thiết29Lên lịch lưu trữSẽ giữ hồ sơ đang sử dụng trong bao lâuSẽ giữ lại hồ sơ không còn hoạt động trong bao lâu30Lưu chuyển hồ sơLưu chuyển vĩnh viễnLưu chuyển theo định kỳKế hoạch một giai đoạnKế hoạch hai giai đoạnKế hoạch giai đoạn tối đa tối thiểu31Hủy bỏ hồ sơHủy hàng ngàyHủy bỏ theo lịch32Công cụ lưu trữHồ sơ để đứngHồ sơ để nằmHồ sơ để hai bênHồ sơ dễ truy tìmHồ sơ bánh xeHồ sơ để trên kệHồ sơ di độngHồ sơ để trên bànHồ sơ treo33Hệ thống lưu trữ hồ sơHồ sơ tên theo A, B, CHồ sơ đề tài theo A, B, CHồ sơ khu vực địa lý theo A, B, C34Bài tập thực hànhAnh chị vui lòng cho trình bày cách anh chị lưu trữ:Các qui trình đã kiểm soát từ các phòng ban khácCác thông báo nội bộ từ các phòng ban khácVật tư: 2 File còng 7 cm; 2 phân trang 21 tờThời gian chuẩn bị: 5 phútThời gian trình bày: 3 phút35Hoạch định các chuyến công tácPhác thảo chuyến điLập hồ sơ chuyến điĐối chiếu chính sách cơ quanĐăng ký trướcSoạn thảo lịch trình chuyến điLên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhàKiểm tra chuyến đi phút chót36Phác thảo chuyến điMục đích của chuyến điĐịa điểm đếnNgày tháng và số ngày đi công tácThời gian các buổi làm việc37Lập hồ sơ chuyến điĐăng ký và xác nhận đăng kýNhững nơi mà mình sẽ làm việcThông tin về người mình sẽ tiếp xúcTài liệuCác cuộc hẹn và xác nhận Lập danh sách những thứ cần mang theo38Đối chiếu với chính sách công tyChế độ công tác phíThủ tục ứng tiềnThủ tục thanh toán39Đăng ký trướcVé máy bay, tàu, xeNơi ởXác nhận lại 40Soạn thảo lịch trình chuyến điLịch làm việc41Soạn thảo lịch trình chuyến đi (tt)Lịch di chuyển42Soạn thảo lịch trình chuyến đi (tt)Lịch làm việc & di chuyển được gửi đến:Cấp trên trực tiếp của người đi công tácNgười đảm nhiệm công việc của người đi công tácNgười đi công tác giữ bản chính43Bài tập thực hànhLập kế hoạch di chuyển đi công tác44Lên kế hoạch đảm nhận công việc ở nhàAi là người đảm nhiệm công việc khi bạn đi công tácCó thể dời lại hay đề nghị người khác tham dự các buổi họp, hội đã được hẹn trước45Kiểm tra lần cuốiLập bảng kiểm tra danh mục các vật cần mang theo46Kỹ Năng Sử DụngĐiện Thoại47Mười điều cơ bản khi sử dụng điện thọai481. Chuẩn bịCác dụng cụ hỗ trợ: Viết, giấy, tâm lý Nội dung Thông tin liên quanTâm lý492. Giao tiếp điện thọaiNgôn ngữ, lời nói, giọng nói rõ ràng, ngắn gọnTự giới thiệu tên/phòng ban/ công tyTrình bày lý do cuộc gọiThể hiện sự nhiệt tình Sẵn sàng trao đổi503. Cách yêu cầu chờ điện thọai/ 	chuyển điện thọaiBiết rõ tên người gọiTên người cần ngheLý do của cuộc gọi514. Kiểm sóat cuộc gọiLắng ngheTrả lờiĐặt câu hỏiKiểm sóat chủ đề và thời gian525. Ghi chép và chuyển tin nhắnGhi chép tin nhắn thông tin chính xácNội dungThời gianĐịa điểmChuyển tin nhắn đúng người, đúng thời điểm 53 6. Tránh những tạp âm khi 	 đang điện thọaiÂm thanh do ăn uốngNói chuyện với người khác khi đang điện thọaiThở dàiCác lại âm thanh khác547. Tạo sự tập trung cho người ngheLý do của cuộc gọiLợi ích của cuộc gọi558. Không ngắt quãng khi đang điện thọaiKhông ngưng giữa cuộc gọi để nói chuyện khácKhông để người đối thọai chờ quá lâu569. Tạo ra tín hiệu phản hồiTỏ thái độ đang tập trung lắng nghe tốt:VângĐúng rồiTôi hiểuAnh/ chị có thể lặp lại5710. Để lại ấn tượng tốt vào cuối cuộcđiện thọaiCảm ơnSẽ liên lạc lạiCuộc trao đổi rất có ích/rất vuiTạm biệt/ hẹn gặp lại58Thực hành59Gọi Điện Thọai 5 bước để gọi điện thọaiChuẩn bị: Giấy, viết, nội dungTự giới thiệu: Tên/ phòng ban/công tyVí dụ: Chào anh Nam/ Tèo phòng nhân sự đây ạ! 	Tèo có thể nói chuyện với anh 5 phút được không ạ?Nói rõ lý do gọiVí dụ: Tèo gọi để xin số liệu báo cáo tháng 10.Tóm lại ý chính vừa nóiChào tạm biệt/ cảm ơn60Tiếp nhận điện thoạiNhấc điện thoại trong vòng 3 hồi chuôngTự giới thiệu/ Chào người gọiVí dụ: Công ty ABC nghe ạ!Trực - phòng bán hàng nghe ạ!Xử lý cuộc gọiVí dụ: Em/ tôi có thể giúp gì không ạ!Anh/chị vui lòng chờ máy ạ!Anh/chị cần gặp ai ạ?Kết thúc cuộc gọi	Ví dụ: Cảm ơn anh/chị61Nhận tin nhắn Trong trường hợp người cần liên hệ đi vắng, bạn có thể yêu cầu người gọi vui lòng gởi lại tin nhắn.Tin nhắn gởi đúng ngườiNội dung ngắn gọn, rõ ràngGhi rõ thời gian, địa điểm hẹn (nếu có)Ví dụ: Anh chị có nhắn gì không ạ, em sẽ chuyển đến anh/chị TámXin lỗi, anh Quang đi vắng/đang bận điện thoại. Em có thể giúp gì cho Anh?Anh/chị có thể cho biết tên và công ty nào để nhắn lại anh Quang ạ!62Chuyển Cuộc GọiVí dụ:Anh chị vui lòng chờ máy.Chị Dung, thuộc bộ phận mua hàng là người phụ trách vấn đề này. Anh có thể nói chuyện với chị Dung được không?Anh vui lòng giữ máy, em sẽ chuyển máy cho chị Dung, số máy nhánh 123. 63Cảm ơn64