Bài giảng Soạn thảo văn bản Microsoft Word

Hàm này cho kết quả là căn thức bậc hai của biểu thức số n: =SQRT(16)= 4VD:= #NUM!=SQRT(-16)=SQRT(ABS(-16))= 4- Hàm Pi(): Hàm này cho giá trị là số PiVD: = PI()=3,141593- INT(n): 	Hàm này cho kết quả là số nguyên của biểu thức số n.VD: =Int(10/3)=3 =Int(3,141593)=3 =Int(-10/3)= - 4 =Int(-5/2)= - 3 - Mod(n,m): 	Hàm này cho kết quả là phần dư của phép chia n cho m: VD: =Mod(10,3)=1 =Mod(-10,3)=2 =Mod(3,141593)=3 - Round(biểu thức số, n): 	Hàm này cho làm tròn kết quả của biểu thức số với n chữ số lẻ. VD: =Round(10/3,3) =3,333 =Round(10/3,5) =3,33333 - SUM(n1,n2,nn): 	Hàm này tính tổng các giá trị n có trong một tổng. VD: = SUM(1,2,3,4,5,6,7,8,9,10)=55- Average(n1,n2,,nn): Hàm này tính trung bình các giá trị của n: VD: =Average(1,2,3,4,5,6,7,8,9,10)=5,5- Max(n1,n2,nn): 	Hàm này cho kết quả là giá trị Lớn nhất của các giá trị có trong hàm.- Min(n1,n2,nn): VD: = Max(1,2,3,4,5,6,7,8,9,10) = 10	Hàm này cho kết quả là giá trị Bé nhất của các giá trị có trong hàm. VD: = Min(1,2,3,4,5,6,7,8,9,10) = 12) Nhóm hàm điều kiện.- IF(Biểu thức logic, giá trị1, giá trị2): 	Hàm này xét điều kiện của biểu thức logic. Nếu đúng thì cho kết quả là giá trị 1, ngược lại cho kết quả là giá trị 2. =IF(F5>=9, "Xuất sắc” ,IF(F5>=8, "Giỏi”, IF(F5>=7, "Khá", IF(F5>=5, "TBình”, "Học Lại")))) =IF(F5>=5, "Có Chứng Chỉ","Học Lại") - And(Biểu thức1, biểu thức2,biểu thứcn).	Hàm này cho kết quả là đúng (True) khi tất các biểu thức đều đúng. - Or(biểu thức1, biểu thức2,..biểu thứcn) 	Hàm này cho kết quả là đúng (TRUE) khi một trong các biểu thức là đúng. 	=IF(AND(F5>=7,I5="A"),"Được Khen", "Được chê")	=IF(OR(F5>=7,I5="A"),"Được Khen", "Được chê")	=SUMIF(Vùng dữ liệu kiểm tra điều kiện, biểu thức điều kiện,vùng tính tổng) Biểu thức điều kiện có thể nằm trong nháy("").Chú ý:-Tính thành tiền của mặt hàng bánh đậu xanh;=sumif(A2:A6,"Bánh Đậu Xanh",D2:D6)3) Nhóm hàm ngày tháng- Day(Dữ liệu kiểu ngày):	Hàm này cho kết quả là ngày trong ô chứa giá trị kiểu ngày. - Month(Dữ liệu kiểu tháng): 	Hàm này cho kết quả là tháng trong ô chứa dữ liệu kiểu tháng. - Year(dữ liệu kiểu năm) 	Hàm này cho kết quả là năm trong ô chứa giá trị kiểu năm. - Today(): 	Cho kết quả là ngày, tháng năm hiện tại ở trong máy tính. 4) Nhóm hàm Ký tự Hàm cho kết quả là độ dài của chuỗi kí tự:- Len(Chuỗi kí tự):VD: = Len("ABCD") =4- Left(Chuỗi kí tự,n): 	Hàm này cắt n ký tự của chuỗi tính từ bên trái sang.VD: = Left("ABCD",2) =AB- Right(Chuỗi kí tự,n): VD: =Right("ABCD",2)=CD- Mid(Chuỗi kí tự,m,n) 	Hàm này lấy ra n ký tự của chuỗi tuyến tính từ vị trí m.VD: =mid("ABCD",2,3)=BCD- Value(Chuỗi kí tự): Hàm này chuyển chuỗi ký tự sang dạng số.VD: =Value(mid(“A234B",2,3))=234- Lower(Chuỗi kí tự): 	Hàm này đổi ký tự trong chuỗi thành chữ thường.VD: =Lower("ABCD")=abcd- Upper(Chuỗi kí tự): Hàm này đổi ký tự trong chuỗi thành chữ HoaVD: =Upper("abcd") =ABCD - Proper(Chuỗi kí tự): 	Hàm này đổi các ký tự đầu của các từ trong chuỗi thành chữ hoa.VD: =Proper("i love you") = I Love You 5) Nhóm hàm thống kê:- Count(vùng dữ liệu): 	Hàm này đếm các ô chứa dữ liệu số trong vùng dữ liệu. VD = count(1,3,d,2,s,d,4,2,4f,d,g,a) = 5 - Counta(vùng dữ liệu): 	Hàm này đếm các ô chứa dữ liệu trong vùng dữ liệu.VD =counta(1,3,d,2,s,d,4,2,4f,d,g,a)=126) Nhóm hàm tìm kiếm: -Vlookup(x,bảng, cột tham chiếu, cách dò):**) Hàm dùng đại lượng x dò tìm kiếm trong Bảng. Nếu tìm thấy thì lệch qua bên phải đến cột tham chiếu để lấy giá trị tương ứng.	**) Bảng là một vùng gồm nhiều cột nhiều hàng. Cột thứ nhất luôn luôn chứa giá trị để dò tìm. **) Cột tham chiếu là cột tính theo số thứ tự của bảng từ bê trái trở qua. Cột đầu tiên luôn luôn là cột 1.	**) Cách dò: Có hai giá trị để dò tìm là 0 hoặc 1. nếu cách dò là 0 thì khả thi và chính xác hơn rất nhiều cách dò bằng 1. VD: =VLOOKUP(A5,$D$18:$G$30,3,0)	**) Hàm này có cách làm việc tương tự như hàm Vlookup. Nhưng cách tìm kiếm được thực hiện theo chiều ngang. Và khi tìm được lệch xuống phía dưới lấy đến hàng tham chiếu để lấy giá trị tương ứng. 	- Hlookup(x, bảng phụ, hàng tham chiếu, cách dò):Hết bài 3=VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,0)=VLOOKUP(C6,$D$1:$F$2,2,0)=HLOOKUP(C6,$D$1:$F$2,2,0)1) Vẽ biểu đồ trong ExcelBiều đồ, hình vẽ và in ấn- Insert  Chart  XHHT gồm: - Bôi đen vùng dữ liệu số cần tạoChọn lớp Standard type: 	+ Mục: Chart type: Chọn loại biểu đồ tổng thể. 	+ Mục Chat sub - type: Chọn biểu đồ chi tiết cần thể hiện. - Next  chọn mục serries :Bài 4:	Điền thêm các thông số cho biểu đồ bằng cách. Nháy chuột vào mục name để đặt tên cho biểu đồ; mục value thiết lập các giá trị cho biểu đồ, mục serries chọn tên chú thích cho các thông số.  Next  Finish. 2) Chèn hình ảnhTương tự giống ở Word3) Sắp xếp dữ liệu.- Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp- Data  Sort  XHHT gồm:	+Sort by: Chọn khoá sắp xếp thứ nhất (Khoá chính)	+ Then by: Chọn khoá sắp xếp thứ hai (Khoá phụ thứ nhất)	+ Then by: Chọn khoá sắp xếp thứa 3 (Khoá phụ thứ hai)+ Ascending: Sắp xếp theo chiều tăng dần + Descending: Sắp xếp theo chiều giảm dần+ Header row: Sắp xếp có phân biệt tiêu đề	+ No header row: Sắp xếp không phân biệt tiêu đề.- OK.4) In ấna) Xem trang trước khi in Yêu cầu máy tính phải được cài đặt máy in. - File  Print preview XHHT gồm: + Lớp Zoom: Phong to / thu nhỏ màn hình+ Lớp setup: Định dạng trang in, hướng giấy	* Lớp page: Định dạng trang bao gồm khổ giấy ở mục Paper size. * Hướng giấy ở mục Orientation * Lớp Margin: Đặt lề cho bảng tính 	* Lớp Header/footer: Đặt tiêu đề và đánh số trang cho bảng tính. * Lớp Sheet: Chọn hướng in. + Lớp Print: Chọn lệnh in+ Lớp Margin: Căn lề trực tiếp cho bảng tính+ Close: Đóng chế độ này lại. b) In ấn - File  Print (Hoặc Ctrl+P hoặc biểu tượng in ở trên thanh công cụ chuẩn)  XHHT gồm: + Number of copies: Số bản cần in+ Mục Name: Chọn tên máy đang sử dụng+ All: In toàn bộ bảng tính+ Page(s) In từ trang nào đến trang nào+ Selection: Chỉ in vùng được lựa chọn+ Active: In Sheet hiện tại+ Workbook: In toàn bộ sổ tính- OK.The end Microsoft ExcelQuản lý văn bảnI) Thư mục và tệp tina) Khái niệm: 1) Thư mục: Directory	- Thư mục là một phần được dành riêng trong máy nhằm để chứa đựng các tệp tin nhằm mục đích dễ quản lý và dễ tìm kiếm. Trong máy tính thư mục thường có màu vàng và được quản lý dưới dạng tên. Tên của thư mục do người dùng đặt và tối đa là 255 ký tự bao gồm cả chữ cái, dấu và các ký hiệu. Trong thư mục có thể có các thư mục con, trên cùng một cấp thư mục không được đặt trùng tên nhau.b) Tạo thư mục (Make Directory MD)	- File  New  Folder (hoặc kích chuột phải vào vùng cần tạo  New  Folder)  gõ tên thư mục vào  Enter.	- Nháy đúp chuột vào My Computer  Nháy đúp vào ổ đĩa cần tạo thư mục.	- File  Delete (gõ phím Delete)  XHHT  Yes.c) Xoá thư mục (Delete)	- Chọn thư mục cần xoá bằng cách kích chuột vào nó. 	- File  Restote (kích chuột phải vào thư mục cần phục hồi  Restote).d) Phục hồi thư mục bị xoá nhầm (Restote)	- Nháy đúp chuột vào Recycle Bin  Chọn thư mục cần phục hồi. - Edit  Copy (Ctrl+C, hoặc Biểu tượng Copy trên thanh công cụ chuẩn, hoặc kích chuột phải chọn Copy)e) Sao chép thư mục (Copy)- Chọn thư mục cần sao chép.- Chọn ổ đĩa hoặc thư mục cần sao chép tới.	- Edit  Paste(Ctrl+V, hoặc biểu tượng Paste ở trên thanh công cụ chuẩn, hoặc kích chuột phải chọn Paste). - Edit  Cut (Ctrl+X, hoặc Biểu tượng Cut trên thanh công cụ chuẩn, hoặc kích chuột phải chọn Cut) f) Di chuyển thư mục (Cut Directory)- Chọn thư mục cần di chuyển- Chọn ổ đĩa hoặc thư mục cần di chuyển tới - Edit  Paste(Ctrl+V, hoặc biểu tượng Paste ở trên thanh công cụ chuẩn, hoặc kích chuột phải chọn Paste). - Gõ tên mới vào  gõ Enter (hoặc nháy chuột ra ngoài vùng vừa gõ). g) Đổi tên thư mục (Rename)- Chọn thư mục cần đổi tên - File  Rename (hoặc kích chuột phải  Rename)	a) Khái niệm và cách tạo lập tệp tin mới (Xem lại bài thao tác với tệp tin văn bản đã học trong phần I).2) Tệp tin (File)	- Các thao tác Xoá, sao chép, phục hồi, Di chuyển, đổi tên tệp tin hoàn toàn giống với thư mục.**- Đối với Office 97, 2000..II - Bảo mật dữ liệu (Security Data)1) Bảo mật tệp tin (Security File)a) Bảo vệ tệp tin văn bản	- Đặt mật khẩu và lưu tự động: Tools  Opitions  Chọn lớp Save gồm: 	+ Mục Save AutoRecover Info Every: gõ giá trị thời gian cần ghi tự động vào. 	+ Password to modify: Gõ mật khẩu không cho mở.	+ Password to Open: Gõ vào mật khẩu không cho mở tệp.	- Thẩm định lại mật khẩu một lần nữa nếu ta đặt mật khẩu cho tệp tin.- OK  Save.** - Đối với OfficeXp:	- Đặt mật khẩu: File  Save As  Tools  Security Opitions  Và thực hiện đặt mật khẩu cho tệp (tương tự như thao tác với Office 97, 2000) Save. Lưu tự động thực hiện giống như Office 97, 2000. 	- Đặt mật khẩu: File  Save As  Tools  General Opitions  Và thực hiện đặt mật khẩu cho tệp (giống như đặt mật khẩu trong tệp tin văn bản). b) Bảo mật tệp tin Excel**- Đối với Office 97, 2000..	- Lưu tự động: Tools  Opitions  Chọn lớp Save  gõ giá trị thời gian cần ghi tự động vào mục Save AutoRecover Info Every. ** - Đối với OfficeXp:	- Đặt mật khẩu: File  Save As  Tools  General Opitions  Và thực hiện đặt mật khẩu cho tệp (giống như đặt mật khẩu trong tệp tin văn bản).2) Bảo vệ thư mụca) Đặt các chế độ cho thư mục	- Kích chuột phải vào thư mục cần thực hiện  Properties gồm:	+ Read_only: Chỉ cho xem thư mục mà không được sửa đổi.	+ Hidden: ẩn thư mục không cho hiện thị trong chế độ bình thường- OK.	+ Active: Thư mục luôn trong trang thái được kích hoạt.b) Hiển thị hay không các Thư mục, tệp tin bị ẩn.** - Với Win98Se trở về trước:	+ Do not show hidden files: Không cho hiện thị các tệp, thư mục bị ẩn.	- View  Folder opitions  XHHT  Chọn lớp View gồm:	+ Do not show hidden or system files: Không cho hiện thị các tệp, thư mục ẩn hoặc các tệp tin hệ thống.	+ Show all: Cho hiện thị các tệp, thư mục ẩn, hay tệp hệ thống.- OK.** - Với WinMe trở lên: 	- Tools  Folder opitions  XHHT  Chọn lớp View gồm:	+ Do not show hidden or system files and folder: Không cho hiện các tệp và thư mục ẩn hoặc hệ thống. 	+ Show hidden files and folder: Cho phép hiện thị các tệp và thư mục đã bị ẩn.- Chọn Apply  OK. Hết