Bài giảng Tin học ứng dụng - Những lệnh cơ bản dùng cho chương trình soạn thảo văn bản - Đặng Ngọc Bích

 đối số 2: bảng chứa cỏc g/t (VD: bảng điểm)	- đối số 3: = 0 thỡ g/t nhỏ nhất xếp cuối cựng (VD khi xếp thứ hạng cỏc HS trong lớp theo điểm)	= 1 thỡ g/t nhỏ nhất xếp đầu tiờn (VD khi xếp thứ hạng cho cỏc VĐV đua xe theo thời gian)VD:	=RANK(A3,$A$3:$A$10,1)67Vớ dụ hàm RANKKhi thứ thự xếp bằng 1RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiờu_chuẩn_xếp)Khi thứ thự xếp bằng 068Một số hàm số quan trọng (8)COUNT(đối1, đối2,): đếm số lượng cỏc ụ cú chứa số và cỏc số trong cỏc đối số.Cỏc đối số là cỏc số, ngày thỏng, địa chỉ ụ, địa chỉ miền.Vớ dụ 169Một số hàm số quan trọng (9)COUNTIF(miền_đếm, “điều_kiện”): đếm số lượng cỏc ụ trong miền đếm thoả món điều kiện.Vớ dụ 1Vớ dụ 270Một số hàm số quan trọng (10)LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bờn trỏi của chuỗi.VD: =LEFT(“Gia Lõm – Hà Nội”,7) 	cho kết quả là chuỗi “Gia Lõm”RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bờn phải của chuỗi.VD: =RIGHT(“Gia Lõm – Hà Nội”,6) 	cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tớnh từ ký tự thứ m của chuỗi.VD: =MID(“Gia Lõm–Hà Nội”,9,2) 	cho kết quả là chuỗi “Hà”71Một số hàm số quan trọng (11)NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.TODAY(): Cho ngày hiện tại.DAY(“mm/dd/yy”): Cho giỏ trị ngày.VD: =DAY(“11/25/80”) 	cho kết quả là 25MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giỏ trị thỏng.VD: =MONTH(“11/25/80”) 	cho kết quả là 1172Một số hàm số quan trọng (12)YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giỏ trị năm.VD: =YEAR(“11/25/80”) 	cho kết quả là 1980Hàm Year thường được dựng để tớnh tuổi khi biết ngày sinh:73Bài 4:Cỏc thao tỏc soạn thảo trong Excel1. Cỏc Thao Tỏc:a, Sao chộp (Copy-Paste, Paste Special):Chọn miềnẤn Ctrl+C (bấm nỳt Copy, menu Edit/Copy)Dịch tới ụ trỏi trờn của miền định dỏnẤn Ctrl+V (bấm nỳt Paste, menu Edit/Paste)Nếu sao chộp cụng thức sang cỏc ụ lõn cận:Di chuột tới dấu chấm ở gúc phải dưới của ụ, bấm giữ trỏi chuột và di qua cỏc ụ lõn cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của cỏc ụ trong cụng thức sẽ được thay tương ứng.74Cỏc thao tỏc soạn thảo (2)b,Dịch chuyển (Move-Paste):Chọn miềnẤn Ctrl+X (bấm nỳt Cut, menu Edit/Cut)Dịch tới ụ trỏi trờn của miền định dỏnẤn Ctrl+V (bấm nỳt Paste, menu Edit/Paste)C2: Di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hỡnh mũi tờn, Drag rời dữ liệu tới vị trớ mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thỡ giữ phớm Shift trong khi Drag.75Cỏc thao tỏc soạn thảo (3)c, Sửa:	Dịch tới ụ cần sửa: kớch đỳp chuột, hoặc ấn phớm F2, hoặc kớch chuột trờn thanh cụng thức, con trỏ nhấp nhỏy trong ụ thỡ sửa bỡnh thường.d, Xoỏ:	Chọn miền cần xoỏ, ấn phớm Delete.e,Undo và Redo:	Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nỳt trờn Toolbar: cú tỏc dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dựng để khụi phục trạng thỏi làm việc khi xảy ra sai sút.	Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nỳt trờn Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.762.Một số thao tỏc hữu dụnga, Thờm/xoỏ hàng, cột, bảng tớnh:Thờm một hàng vào bờn trờn hàng hiện tại: menu Insert/RowsThờm một cột vào bờn trỏi cột hiện tại: menu Insert/ColumnsThờm một bảng tớnh (sheet): menu Insert/WorksheetXoỏ hàng hiện tại: menu Edit/DeleteEntire RowXoỏ cột hiện tại: menu Edit/DeleteEntire ColumnXoỏ bảng tớnh: menu Edit/Delete Sheet77Một số thao tỏc hữu dụng (2)b,Cỏc thao thỏc giỳp nhập dữ liệu:Gừ địa chỉ tuyệt đối của ụ và miền trong cụng thức: dựng phớm F4	VD: cần gừ $A$5:$C$8: dựng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phớm F4.Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $	6,000.00	chỉ cần nhập 6000, sau đú ấn nỳt Currency Style $ trờn thanh định dạng.78Một số thao tỏc hữu dụng (3)Nhập một dóy liờn tục cỏch đều vào cỏc ụ liền kề nhau (khụng bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập cỏc thỏng trong năm:Nhập 2 g/t đầu tiờn của dóy vào 2 ụ tương ứngBụi đen 2 ụ vừa nhậpThực hiện Drag như khi sao chộp cụng thứcc, Đổi tờn sheet: nhỏy chuột phải tại tờn sheet ở gúc trỏi dưới bảng tớnh, chọn Rename, gừ tờn mới cho sheet rồi ấn Enter.793.Định dạnga, Thay đổi kớch thước hàng/cột: 2 cỏch chớnh:C1: Di chuột vào mộp tờn hàng/cột, con trỏ thành hỡnh mũi tờn 2 chiều, ấn giữ trỏi chuột, di đến vị trớ mới rồi nhả chuột.C2: Di chuột vào mộp tờn hàng/cột, kớch đỳp để được kớch thước vừa khớt.Cú thể ấn định kớch thước hàng/cột bằng cỏch vào menu Format/Row/Height và 	Format/Column/Width80Định dạng (2)b,Định dạng ụ (Menu Format/Cells)- Chọn miền, vào menu Formar/Cells+ Tab Number: 	định cỏch hiển thị số+ Tab Alignment: 	định cỏch chỉnh vị trớ dữ liệu+ Tab Font: 	định font chữ+ Tab Border: 	định đường kẻ viền cỏc ụ81Kiểu hiển thị sốKhung xem trướcSố chữ số thập phõnSử dụng ký hiệu ngăn cỏch hàng nghỡnCỏch hiển thị số õmChỳ giải4.Menu Format/Cells Tab Number82Căn dữ liệu chiều ngang ụXuống dũng vừa độ rộng ụĐịnh hướng văn bảnThu nhỏ chữ vừa kớch thước ụNhập cỏc ụ liền kề thành 1 ụ5.Menu Format/Cells Tab AlignmentCăn dữ liệu chiều dọc ụ83Chọn phụng chữChọn kớch thước chữChọn màu chữGạch chõn chữXem trước6.Menu Format/Cells Tab FontChọn kiểu chữ84Khụng kẻ khungMàu đường kẻKhung bao ngoài7.Menu Format/Cells Tab BorderChọn kiểu đường kẻKhung bờn trong Chọn từng đường kẻ khung 858.Định dạng trang in: File/Page Setupa,Tab Page:Trang dọcTrang xoay ngangKớch thước trang: chọn A4Xem trước khi inChọn để in86Định dạng trang in (2)b,Tab Margins:Chọn kớch thước cỏc lề trang inCăn giữa trang nội dung cần in+ theo chiều ngang+ theo chiều dọc879.In ấn (Ctrl+P, File/Print)Để trỏnh bản in khụng đẹp, khụng chớnh xỏc, nờn xem kỹ trước khi in bằng cỏch bấm nỳt PreviewChọn mỏy inChọn số bản cần inChọn thụng số mỏy inIn tất cảIn từ trang #1 đến trang #288Bài 5:Cơ sở dữ liệu (CSDL)1) Khỏi niệmCSDL gồm cỏc trường (field) và bản ghi (record).Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tớnh của đối tượng và cú kiểu dữ liệu nhất định.Bản ghi là một hàng dữ liệu.Dũng đầu của miền CSDL chứa cỏc tờn trường, cỏc dũng tiếp sau là cỏc bản ghi.892) Sắp xếp - Menu Data/SortKhi xếp thứ tự 1 danh sỏch (CSDL), phải chọn tất cả cỏc cột, trừ cột STT (nếu cú) để trỏnh mất chớnh xỏc dữ liệu.DS khụng cú tờn trường thỡ tờn cột sẽ thay thế.Trường quy định cỏch xếp thứ tự gọi là khoỏ. Cú thể định tối đa 3 khoỏ. Cỏc bản ghi cựng g/t ở khoỏ thứ nhất được xếp thứ tự theo khoỏ thứ 2; cựng g/t ở khoỏ thứ 2 được xếp thứ tự theo khoỏ thứ 3.Cỏch làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort90Chọn khoỏ thứ nhất[Chọn khoỏ thứ hai][Chọn khoỏ thứ ba]Sắp xếp tăng dầnSắp xếp giảm dầnDũng đầu là tờn trường (ko sắp xếp)Ko cú dũng tờn trường (sắp xếp cả dũng đầu)Xếp từ trờn xuống dướiXếp từ trỏi sang phải913) Tỡm kiếm (Lọc dữ liệu)Menu Data/FilterMục đớch: Lấy ra những bản ghi (thụng tin) thoả món điều kiện nhất định.Cú thể lọc theo 2 cỏch:AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọcAdvanced Filter: người sử dụng tự định điều kiện lọc.92a) Lọc dữ liệu dựng AutoFilterChọn miền CSDL gồm cả dũng tờn trườngMenu Data/Filter/AutoFilter, ụ tờn trường cú đầu mũi tờn thả xuống của hộp danh sỏchKớch chuột vào đú, cú danh sỏch thả xuống:All: để hiện lại mọi bản ghiTop 10: cỏc giỏ trị lớn nhất (hoặc nhỏ nhất)Custom: tự định điều kiện lọcCỏc giỏ trị của cột93Lọc dữ liệu dựng AutoFilter (tiếp)Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:VD: Lọc những bản ghi thoả món số lượng SP bỏn ra trong thỏng 1 nằm trong khoảng (120,400]94b) Lọc dữ liệu dựng Advanced FilterB1: Định miền điều kiện:Dũng đầu ghi tờn trường để định điều kiện, chỳ ý phải giống hệt tờn trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tờn trường CSDL.Cỏc dũng tiếp dưới ghi điều kiện: cỏc điều kiện cựng dũng là phộp AND, cỏc điều kiện khỏc dũng là phộp OR.VD với miền CSDL như trờn:95Miền đ/k để lọc cỏc bản ghi cú số SP bỏn ra trong thỏng 1 =400Miền đ/k để lọc cỏc bản ghi cú số SP bỏn ra trong thỏng 1 >150Miền đ/k để lọc cỏc bản ghi cú số SP bỏn ra trong thỏng 1 150150 hoặc trong thỏng 2 20096Lọc dữ liệu dựng Advanced Filter (tiếp)B2: Thực hiện lọcVào menu Data/Filter/Advanced FilterHiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệuHiện KQ lọc ra nơi khỏcChọn miền CSDLChọn miền điều kiệnChọn miền hiện KQChỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trựng lặp97Bài 6: ĐỒ THỊChọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chỳ ý chọn cả 1 tiờu đề hàng và 1 tiờu đề cột đối với cỏc đồ thị kiểu Column, Line và Pie.Bấm nỳt Chart Wizard trờn Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giỳp tạo đồ thị qua 4 bước:Định kiểu đồ thịĐịnh dữ liệuCỏc lựa chọn: tiờu đề, cỏc trục, chỳ giải Chọn nơi hiện đồ thị98Bước 1: Định kiểu đồ thịChọn kiểu đồ thị cú sẵn:+ Column: cột dọc+ Line: đường so sỏnh+ Pie: bỏnh trũn+ XY: đường tương quanChọn một dạng của kiểu đó chọn99Bước 2: Định dữ liệuMiền DL vẽ đồ thịChọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cộtTiờu đề hàng hiện tại đõyTiờu đề cột làm chỳ giải100Bước 3: Cỏc lựa chọn - Tab TitlesTiờu đề đồ thị và tiờu đề cỏc trụcNhập tiờu đề đồ thịNhập tiờu đề trục XNhập tiờu đề trục Y101Bước 4: Cỏc lựa chọn - Tab LegendChỳ giảiHiện/ẩn chỳ giảiVị trớ đặt chỳ giảiChỳ giải102Bước 5: Cỏc lựa chọn - Tab Data LabelsNhón dữ liệuKhụng hiệnHiện nhón và phần trămNhón dữ liệuHiện g/tHiện phần trămHiện nhón103Bước 6: Định nơi đặt đồ thịĐồ thị hiện trờn 1 sheet mớiĐồ thị hiện trờn 1sheet đó tồn tại104Khi đồ thị đó được tạo, cú thể:Chuyển đồ thị tới vị trớ mới bằng phương thức Drag & Drop.Thay đổi kớch thước đồ thị bằng cỏch kớch chuột vào vựng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trỏi chuột và di tới kớch thước mong muốn rồi nhả chuột.Thay đổi cỏc thuộc tớnh của đồ thị (tiờu đề, chỳ giải, ) bằng cỏch nhỏy chuột phải vào vựng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tỏc tiếp theo như bước 3 ở trờn.Thay đổi cỏc thuộc tớnh của cỏc thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ cỏc trục, màu sắc nền,) bằng cỏch nhỏy chuột phải vào thành phần đú và chọn Format 105Thay đổi thuộc tớnh trục đồ thị* Thay đổi tỷ lệ trờn trụcGiỏ trị nhỏ nhấtGiỏ trị lớn nhấtKhoảng cỏch cỏc điểm chia106Chỳ ý: Với đồ thị dạng XYPhải sắp xếp cột (hàng) đầu tiờn tăng dần.Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu, khụng chọn dữ liệu làm nhón và chỳ giải.Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2 đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai.Đồ thị dạng XY khụng cú chỳ giải, nếu khi vẽ xong mà cú thỡ cần xoỏ đi. Tuy nhiờn vẫn cần cú đầy đủ nhón trờn cỏc trục.107