Bài giảng Tin học văn phòng

BỘ MÔN TIN HỌC VĂN PHÒNGPHẦN 1: TIN HỌC CĂN BẢNPHẦN 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORDPHẦN 3: TÍNH TOÁN VỚI MICROSOFT EXCEL1Bài giảng Microsoft Word	Phạm Trần Đình	Tin Học Văn Phòng	Email: josephptd@yahoo.com.vn	2Khởi động WordC1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Desktop).C2: Menu Start/Programs/Microsoft Word3Cửa sổ làm việc của Word4Mở một tệp (file) trắng mới (New)C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên thanh cơng cụ (Toolbar).C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+NC3: Vào menu File/New/Blank Document5Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+OC3: Vào menu File/Open1. Chọn nơi chứa tệp2. Chọn tệp cần mở3. Bấm nút Open để mở tệpBấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp6Ghi (lưu) tệp vào ổ đĩa (Save)C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+SC3: Vào menu File/SaveNếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (cĩ cảm giác là Word khơng thực hiện việc gì).71. Chọn nơi ghi tệp2. Gõ tên mới cho tệp3. Bấm nút Save để ghi tệpBấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp8Thốt khỏi Word (Exit)C1: File/ExitC2: Kích chuột vào nút Close ở gĩc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word. .9Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:Lưu trước khi thoátThoát không lưuHủy lệnh, không thoát10Phương pháp gõ Tiếng Việt11Phương pháp gõ tiếng ViệtBiểu tượng Vietkey12Cách gõ tiếng Việt kiểu VniChọn kiểu gõ VniGÕ DẤU TRÊN BÀN PHÍM SỐ 13Bảng mã VNi-WINĐưa xuống thanh Taskbar14Những chữ có mũ:	 	A6 = â	O6 = ô	E6 = ê	Những chữ có móc: 	Dấu tiếng Việt:	 U7 = ư 	1 = sắc	 O7 = ơ 	2 = huyềnNhững chữ khác 	3 = hỏi	 a8 = Ă 	4 = ngã	 d9 = Đ 	 	5 = nặng	15Chọn kiểu TelexCách gõ tiếng Việt kiểu TELEXGÕ DẤU TRÊN CÁC PHÍM CHỮ CÁI16VNI-WINĐưa xuống thanh Taskbar17Cách gõ các ký tự tiếng Việt:aw		ă,	ow		ơuw,w		ư,	aa		âee		ê,	oo		ơdd		đCách gõ các dấu:s: sắc, f: huyền, r: hỏi,x: ngã, j: nặng, 18Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX (tiếp)Cĩ thể bỏ dấu ngay sau khi gõ nguyên âm hoặc sau khi đã gõ xong từ.Ví dụ, để gõ dịng chữ “Trường Trung học Địa chính Trung ương II”:Truwowngf Trung hocj DDiaj chinhs Trung uwowng II19BÀN PHÍM MÁY TÍNHNgón trỏNgón giữaNgón nhẫnNgón útTay tráiTay phải2 Ngón cái20XOÁ KÝ TỰCHỮ IN HOAXUỐNG DÒNGKHOẢNG TRẮNGMỘT SỐ PHÍM CƠ BẢN21Một số phím hỗ trợ soạn thảoTab: tạo 1 khoảng trống (ngầm định 0.5 inch), thường dùng để thụt đầu dịng đoạn văn bản.Caps Lock: bật/tắt chế độ gõ chữ hoa.Shift: - giữ Shift và gõ ký tự chữ sẽ cho chữ in hoa	- giữ Shift và gõ các phím cĩ 2 ký tự sẽ cho ký tự ở trên.Delete: xố 1 ký tự đứng sau con trỏBack Space: 	 xố 1 ký tự đứng trước con trỏ22Một số phím hỗ trợ soạn thảo (tiếp)Enter: xuống dịng để gõ đoạn văn bản mới.Home: đưa con trỏ về đầu dịng.End: đưa con trỏ về cuối dịng.Page Up: đưa con trỏ lên 1 trang màn hìnhPage Down: đưa con trỏ xuống 1 trang màn hìnhCtrl+Home: đưa con trỏ về đầu văn bảnCtrl+End: đưa con trỏ về cuối văn bảnCtrl+Enter: ngắt trang bắt buộc (sang trang mới)23Một số quy tắc chuẩnKhơng cĩ khoảng trắng trước dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;)Cĩ 1 khoảng trắng sau các dấu trên.Các dấu nháy đơn, nháy kép, mở ngoặc, đĩng ngoặc phải ơm sát văn bản.VD gõ sai: 	Các ký tự in thường : a , b , c , d VD gõ đúng:	Các ký tự in hoa: A, B, C, D, 24Định dạng văn bản1) Định dạng ký tựa) Sử dụng thanh cơng cụ Formatting:Bơi đen đoạn văn bảnNhấn chọn các định dạng:Chọn font chữChọn kích thước chữChữ in đậm (Ctrl+B) Chữ in nghiêng (Ctrl+I)Chữ gạch chân (Ctrl+U)25Định dạng ký tự (tiếp)b) Sử dụng menu Format/Font:- 	Bơi đen đoạn văn bản. Vào menu Format/FontChọn font chữChọn kích thước chữChọn màu chữ Chọn kiểu gạch chân Khung xem trước định dạng Chọn dáng chữ (bình thường, đậm, nghiêng, 26Định dạng văn bản2) Định dạng đoạn văn bảna) Sử dụng thanh cơng cụ Formatting- Bơi đen đoạn văn bảnCăn lề trái (Ctrl+L)Căn giữa (Ctrl+E)Căn lề phải (Ctrl+R)Căn đều 2 lề (Ctrl+J)27Định dạng đoạn văn bản (tiếp)b) Sử dụng menu Format/Paragraph- Bơi đen đoạn văn bản, vào menu Format/ParagraphChọn cách căn lềKhoảng cách tính từ lề trái và phảiKhoảng cách giữa các dịngKhoảng cách với đoạn trước và sauKhung xem trước định dạng28Gõ chỉ số và số mũĐể gõ chỉ số, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+= để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ chỉ số. Ví dụ để gõ x1 thứ tự gõ phím như sau:x, Ctrl+=, 1, Ctrl+=, Để gõ số mũ, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Shift+= để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ gõ số mũ. Ví dụ gõ x2 như sau:x, Ctrl+Shift+=, 2, Ctrl+Shift+=, 29Sao chép/chuyển văn bản (Copy/Move)Chọn đoạn văn bản cần sao chép/chuyển- Nếu sao chép: Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)	- Nếu chuyển: Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)Đặt con trỏ tại nơi muốn dán văn bảnẤn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)30Chèn ký tự đặc biệtNhiều ký tự muốn đưa vào văn bản nhưng khơng cĩ trên bàn phím? Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn.Vào menu Insert/Symbol1. Chọn font2. Chọn ký tự đặc biệt3. Ấn nút Insert để chèn31Chèn số trangVào menu Insert/Page NumberChọn vị trí hiển thị: trên (Top) hoặc dưới (Bottom)Chọn căn chỉnh: Center (giữa), Right (phải)...Hiện/ẩn số trang ở trang đầu tiênChọn định dạngSố trang khởi đầu là32Tạo đầu trang và chân trangĐầu trang (header) và chân trang (footer) là như nhau trên mọi trang của một văn bản.Vào menu View/Header and FooterGõ và định dạng văn bản bình thường33Dùng tab tự động để định dạngDùng chuột kích vào thước ngang để đặt tab.Kích đúp chuột vào tab vừa đặt1. Chọn tab nào để thiết lập2. Chọn tab trái (left), phải (right) hoặc giữa (center)3. Chọn kiểu dẫn cho tab4. Bấm nút Set để thiết lập tab34Bảng biểua) Tạo bảngĐặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảngVào menu Table/Insert/TableNhập số cộtNhập số hàngNhấn OK35b) Dịch chuyển và chọn miềnDịch chuyển:Dùng chuộtDùng phím Tab hoặc các phím mũi tênChọn miền:Chọn cả bảng: đặt trỏ chuột trong bảng, vào menu Table/Select/TableChọn các hàng kề nhau: kích chuột ngồi lề trái của bảng, ngang vị trí hàng đầu tiên, giữ chuột di qua các hàng cịn lại.Chọn các cột kề nhau: di chuột đến sát lề trên cột đầu tiên, con trỏ chuột chuyển từ hình chữ I thành mũi tên đen thì kích trái chuột, giữ và di qua các cột cịn lại.36c) Thay đổi kích thước hàng/cộtThay đổi độ rộng cột:Di chuột vào đường khung phải của cột để xuất hiện mũi tên 2 chiều Giữ trái chuột và kéo đến độ rộng mong muốn 	(cĩ thể kích đúp chuột để Word tự điều chỉnh)Thay đổi chiều cao hàng:Tương tự như trên với đường khung dưới của hàng.37d) Nhập ơ, chia ơNhập các ơ thành 1 (Merge cells)Chọn các ơ cần nhậpNháy chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Merge Cells (hoặc menu Table/Merge Cells)Chia 1 ơ thành nhiều (Split cells)Chọn (các) ơ cần chiaNháy chuột phải vào ơ vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split Cells (hoặc menu Table/Split Cells)Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng cần chia vào khung tương ứng Number of columns và Number of rows.38e) Thêm cột/hàng vào bảngChọn các cột hoặc hàng, khơng cần chọn tất cả các ơ (số cột/hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn)Vào menu Table/Insert/Thêm cột vào bên trái cột hiện tạiThêm cột vào bên phải cột hiện tạiThêm hàng vào bên trên hàng hiện tạiThêm hàng vào bên dưới hàng hiện tại39f) Xố bảng, xố hàng, xố cộtChọn các cột hoặc hàngVào menu Table/Delete/Xố cả bảngXố các cột đã chọnXố các hàng đã chọn40g) Các thao tác định dạng đường kẻSử dụng menu Format/Border and ShadingChọn các ơ trong bảngVào menu Format/Border and ShadingKhơng kẻ khungCác nút kẻ từng đường khungKhung xem trướcChỉ kẻ khung biên ngồiKẻ khung bao quanh tất cả ơTự kẻ khung theo ý muốnKiểu đường kẻMàu đường kẻĐộ dày đường kẻ41g) Các thao tác định dạng đường kẻ Sử dụng thanh cơng cụ Tables and BordersVào menu Table/Draw Table để xuất hiện thanh cơng cụ Tables and BordersBút kẻ khungMerge CellsMàu đường kẻĐộ dầy đường kẻTẩy để xố đường kẻKiểu đường kẻSplit CellsChiều cao các hàng bằng nhauChiều rộng các cột bằng nhauChọn kiểu đường kẻ, độ dày đường kẻ, chọn bút kẻ khung để con trỏ chuột thành hình cái bút.Di chuột qua các đường kẻ muốn định dạng.Thường dùng pp này để xố hoặc làm đậm đường kẻ.42ẨN / HIỆN THANH CÔNG CỤTrong soạn thảo văn bản, thường dùng các 3 thanh công cụ cơ bản.Có thể ẩn, hiện thanh các thanh công cụ này:View \ Toolbars \ Standard.Formatting.Drawing.4344TẠO CHỮ NGHỆ THUẬT (WORD ART)Cách 1:Insert – Picture – Word artCHỮ NGHỆ THUẬT45Insert – Picture – Word art46Chọn Biểu Tượng INSERT WORD ART trên thanh công cụ DrawingCách 2:47CHỌN KIỂU CHỮ48NỘI DUNG WORD ARTCHỌN FONT CHỮCỠ CHỮCHỮ ĐẬMCHỮ NGHIÊNGNHẤN OK49ĐỊNH DẠNG WORD ART1. CHỌN 2. CHỌN 50XOAYCHỈNH ĐỘ NGHIÊNGCHỈNH LỚN - NHỎ51Định dạng trang giấyVào menu File/Page Setup Tab Margins (lề)Khoảng cách các lề: trên (top), dưới (bottom), trái (left), phải (right)Khoảng cách đầu trang (header) và chân trang (footer)Thiết lập làm kích thước ngầm định cho mọi văn bản52Định dạng trang giấy (tiếp)Kích thước trang giấy (bình thường chọn A4)Chọn hướng trang giấy: Portrait (thẳng đứng) hoặc Landscape (nằm ngang)Tab Paper Size (kích thước trang giấy)53In văn bảnIn tất cảVào menu File/Print Preview để xem văn bản trước khi in để tránh văn bản in ra chưa vừa ýVào menu File/Print (Ctrl+P)In trang hiện tại đặt con trỏIn các trang được nhập vàoSố bản inNút này để chọn các thơng số máy in: khổ giấy in (chọn A4), độ phân giải,Chọn máy in54