Chương 5 Soạn thảo văn bản hành chính

CHƯƠNG 5SOẠN THẢO VĂN BẢN KHÁI NIỆM VĂN BẢNTHỂ THỨC VĂN BẢNQUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢNTHỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢNMỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNGKHÁI NIỆM VĂN BẢNI.1 Văn bản là gìTheo nghĩa rộng : văn bản là tất cả những vật mang tin, dùng để ghi chép, lưu trữ và truyền đạt thông tin giữa con người.Vật mang tin : khúc tre, mảnh da, tảng đá Theo nghĩa hẹp : văn bản hành chính là những giấy tờ thể hiện bằng chữ viết phát sinh trong hoạt động của tổ chức, nhằm ghi nhận, lưu trữ và truyền đạt những thông tin giữa tổ chức và cá nhân.VẤN ĐỀ : Ngày nay trong hành chính chấp nhận những hình thức văn bản thông qua các phương tiện điện tử (mail, fax, web ...)Trong hành chính các hoạt động liên quan đến văn bản gồm :Xử lý văn bản Biên tập và xuất bảnLưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệuKHÁI NIỆM VĂN BẢNKHÁI NIỆM VĂN BẢNChức năng văn bảnChức năng thông tinChức năng pháp lýChức năng quản lýChức năng văn hóaChức năng giao tiếpI. KHÁI NIỆM VĂN BẢNI.2 Phân loại văn bảnCó nhiều cách phân loại văn bản, hành chính thường chia theo 2 cáchTheo nội dung : văn bản hành chính, văn bản kỹ thuật, văn bản tài chính ...Theo tính chấùt văn bản : Văn bản pháp qui, văn bản hành chính ...I. KHÁI NIỆM VĂN BẢNVĂN BẢNVĂN BẢNPHÁP QUIVĂN BẢNHÀNH CHÍNHQUI PHẠM PHÁP LUẬTÁP DỤNG HAYCÁ BiỆTTHÔNG THƯỜNGI. KHÁI NIỆM VĂN BẢNVăn bản pháp qui : 	qui phạm pháp luật & áp dụngLuậtPháp lệnhNghị địnhNghị quyếtThông tưChỉ thịI. KHÁI NIỆM VĂN BẢNVăn bản hành chính : 	thông thường & cá biệtQuyết địnhTờ trìnhBáo cáoThông báoCông vănBiên bản ...II. THỂ THỨC VĂN BẢN 	Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản (theo qui định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 8/4/2004)Khổ giấy tiêu chuẩn : A4 (210 x 297)CỠ chữ : sử dụng kiểu chữ chân phương, mang tính trang trọngRiêng văn bản có sự trao đổi thông qua phương tiện điện tử thì dùng font chữ UnicodeII. THỂ THỨC VĂN BẢNQuốc hiệuTên cơ quanSố ký hiệu văn bảnĐịa danh, ngày thángTên loại , trích yếuNội dung văn bảnChữ ký thẩm quyềnCon dấuNơi nhậnII. THỂ THỨC VĂN BẢNCác dấu hiệu Ký hiệu người đánh máyMức khẩn : khẩn, thượng khẩn, hoả tốcMức độ mật : Mật, tối mật, tuyệt mậtĐịa chỉ , mail, đt ... cơ quanHướng dẫn lưu hành Bản gốc, bản chính, bản saoIII. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢNIII.1 Qui trình soạn thảoXác định nội dung & thể lọai VBThu thập tài liệu liên quanPhác thảo đề cương & nhápTrình duyệt & sửa chữaViết sạch & hòan thiện VBIII. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢNIII.2 Yêu cầu khi soạn thảoRõ ràng Ngắn gọn Xác đáng Hoàn chỉnh Lịch sự III. QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢNIII.3 Ngôn ngữ & văn phongSử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ, thổ ngữ Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ chuyên môn phải được định nghĩaSử dụng thuật ngữ thống nhấtKhông tùy tiện đặt ra từ mới bằng cách ghép từ Hạn chế viết tắt, nếu có phải định nghĩa trước.Viết đúng chính tảVăn phong hành chính : câu đơn, ngắn gọn, ít mệnh đềIV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢNIV.1 Thủ tục trình kýTất cả văn bản phải qua văn thưVăn thư làm thủ tục trình ký Văn bản phải được giải quyết chậm nhất sau 24 tiếngVăn bản phải làm đầy đủ thủ tục Không được chuyển giao vượt cấp (trừ trường hợp đặc biệt)IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢNIV.2 Hủy bỏ, sửa đổi văn bảnHủy bỏ : khi văn bản vi phạm qui định, luật lệ nhà nước hay những văn bản cấp trên đã ban hành, VB không đúng thẩm quyềnBãi bỏ : khi văn bản không còn phù hợp và có văn bản khác thay thế, VB hết thời hiệu.Điều chỉnh sửa chữa : khi VB có những mục không phù hợp nhưng không ảnh hưởng đến tinh thần chung của văn bản.IV. THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢNQuan trọngChỉ có những cơ quan cấp trên trực tiếp hay cơ quan làm ra văn bản mới có quyền bãi bỏ, hủy bỏ hay sửa đổi văn bản Chỉ dùng cùng một thể loại hay văn bản có tính pháp lý cao hơn để hủy bỏ, bãi bỏ hay điều chỉnh sửa chữa văn bảnV. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG