Chương trình Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình

là thuyết trình? * Thế nào là thuyết trình hiệu quả? 	Thuyết trình hiệu quả là quá trình truyền đạt thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời đến những người nghe nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể:Hiểu - tạo dựng các mối quan hệ - thực hiện. Thông thường, xây dựng một bài thuyết trình gồm có 3 bước chủ yếu: Phân tích? - Cấu trúc? - Thực hiện? 2/ Công tác chuẩn bị: * Để có được bài thuyết trình hiệu quả cao nhất, công tác chuẩn bị đóng vai trò cực kỳ quan trọng và nhiều khi nó quyết định sự thành công hay thất bại của một cuộc thuyết trình: * Xác định rõ mục tiêu cụ thể! (để làm gì?, cho những ai?, đạt đến mức độ nào?) * Nắm chắc những thông tin về đối tượng nghe (đây là yếu tố quan trọng nhất để có được buổi thuyết trình thành công): - Họ là những ai?, Số lượng?, Thành phần nào chiếm số đông? (với tỉ lệ >= 70%) - Cần đặc biệt nắm chắc những đặc điểm nổi bật của những người nghe: tuổi tác? giới tính? Thành phần? đẳng cấp? dân tộc? tôn giáo? Tín ngưỡng ? Phong tục - tập quán? ... - Họ cần/ ham muốn gì? (nghe gì? hiểu đến mức độ nào? nghe để làm gì?) - Trình độ, nhận thức (văn hóa, chính trị, xã hội), hiểu biết ở mức độ nào? (cần chú ý đến nhóm người tỷ lệ lớn - số đông) - Cần đặc biệt nắm chắc những đặc điểm nổi bật của những người nghe: tuổi tác? giới tính? Thành phần? đẳng cấp? dân tộc? tôn giáo? Tín ngưỡng ? Phong tục - tập quán? ... - Họ cần/ ham muốn gì? (nghe gì? hiểu đến mức độ nào? nghe để làm gì?) * Nội dung thuyết trình: - Vấn đề, sự kiện, chương trình gì ...? - Thời lượng thuyết trình? (bao lâu); Đâu là trọng tâm cốt lõi? Đâu là trọng tâm, trọng điểm, điểm nhấn? (phải nói!); Đâu là những điểm bổ sung, minh họa, giải thích? (cần nói); Đâu là phần mở rộng, dẫn dắt (có thể nói) * Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện trợ giúp khác: - Địa điểm: phòng (không gian) nơi thuyết trình như thế nào? - Bàn ghế, bài trí, các trang trí, vị trí thuyết trình? - Dụng cụ trợ giúp: máy tính, máy chiếu, bảng viết, bảng mềm  - Giấy bút, tranh ảnh, biểu bảng, phương tiện tăng âm, điều hoà, quạt, ánh sáng  - Lựa chọn trang phục hợp lý: kiểu cách, màu sắc  - Luyện tập, tập dượt, thuyết trình thử (nếu cần)  - Dự tính một số vấn đề, tình huống xấu  có thể xảy ra – phương án giải quyết* 4 quy tắc luôn nhớ:- Hoàn tất tất cả mục tiêu trước khi thuyết trình ít nhất 10 giờ đồng hồ- Trình bày các chương trình nghị sự tại đầu buổi thuyết trình- Xác định mốc thời gian cuộc thuyết trình và duy trì ngắn gọn- Làm rõ hơn phần kết luận sau buổi thuyết trình	Chú ý Bạn nên nhớ rằng, “việc chuẩn bị” đầy đủ, chu đáo, tự tin – từ đó tạo tâm lý thoải mái là cơ sở cho sự thành công trong thuyết trình!3/ Giai đoạn trình bày: * Kinh nghiệm mở đầu gây ấn tượng – thu hút sự chú ý:”Đầu xuôi - đuôi lọt ”.Để có thể ngay từ những phút đầu thuyết trình có thể thu hút được tất cả người nghe – thời lượng đó không dài (thông thường chỉ 5 – 7 phút). Vậy làm thế nào để có thể thu hút, lôi cuốn người nghe? Dưới đây là một số kinh nghiệm có thể áp dụng: - Mở đầu bằng một tình huống gây ấn tượng mạnh: những trải nghiệm; một con số; một thông tin; một tình huống; một câu chuyện  gây “sốc” với người nghe !!! - Chia sẻ “tình cảm”, “cảm xúc” của mình với người nghe một cách chân thành; hoặc cũng có thể là một tình huống “tương phản”, hay một tình huống “hài hước”, “dí dỏm” !!! - Tạo ấn tượng mạnh bằng ngôn ngữ (giọng nói/hình thể); sự nhiệt huyết, “truyền nhiệt” hâm nóng bàu không khí ngay từ phút ban đầu; Phong cách tự tin, chuyên nghiệp !!! - Đặt ra những câu hỏi với người nghe vv - Tuy nhiên, cũng có thể sử dụng nhiều “chiêu” khác để thu hút người nghe, nhưng điều quan trọng là tính “hợp lý” và mức độ “vừa đủ”, tránh sự lạm dụng thái quá đẫn dến kết quả ngược lại! * 6 quy tắc trình bày ấn tượng- Trình bày nội dung rõ ràng- Nhấn mạnh đến chủ đề cần nói- Đừng bắt chước bất kỳ người thuyết trình nào- Cho phép phát triển tính cách nổi bật- Giao tiếp với người nghe- Cho họ biết mục đích vì sao họ lại có mặt4/Một số kinh nghiệm khi trình bày:* Phong cách tự nhiên, tự tin: cố gắng thuyết trình một cách thoải mái – tự tin, như thể Bạn đang “trò chuyện” thân mật, vui vẻ với khán giả. * Thái độ: tươi tỉnh, đúng mực: Tự tin không kiêu ngạo – vui vẻ thoải mái nhưng tránh “cợt nhả”, suồng sã – hoà đồng chứ không theo đuôi – Hài hước, hóm hỉnh chứ không thô thiển, tục tĩu – nghiêm túc, đúng mực – khiêm tốn – nhã nhặn. * Vị trí và di chuyển khi thuyết trình: - Lựa chọn vị trí thích hợp: cự ly, góc độ kiểm soát - Di chuyển: tự nhiên, hợp lý, tránh sự rối rắm, liên tục  - Ngôn ngữ: nên sử dụng phối hợp giữa tiếng nói và hình thể: - Tiếng nói: chú ý giọng điệu, âm thanh, âm lượng, tiết tấu, ngữ điệu  hợp lý, đủ nghe, rành mạch, rõ ràng, đơn giản và dề hiểu – cố gắng cho giọng nói có hồn, có “nhiệt”, nên tránh nói gay gắt, đều đều, quá nhỏ, quá chậm, hoặc quá nhanh! - Hình thể (hành động): Ánh mắt: thân thiện, có hồn và giao lưu với tất cả khán giả. Nên tránh nhìn quá cao hoặc quá thấp, tránh nhìn chằm chằm vào một chỗ hoặc nhìn soi mói hay đảo qua, đảo lại quá nhanh! Hạn chế tối đa việc phụ thuộc vào tài liệu hoặc màn chiếu. Nụ cười: tươi tắn, cởi mở, cảm thông, vui vẻ. Nên tránh kiểu cười “gằn”, cười nhếch mép hoặc cười quá to, cười ngặt nghẽo. Đôi tay: cố gắng giữ trạng thái tự nhiên, hành động biểu đạt tình cảm, phụ hoạ cho ngôn ngữ, tiếng nói, thể hiện sự nhiệt huyết, ăn ý với nội dung, sự việc thuyết trình. Nên tránh: khoanh tay, ưỡn ngực, chống nạnh, chắp sau mông, đút tay vào túi quần, vung tay quá mạnh, quá liên tục hoặc cầm thuốc lá hút. Y phục: cách ăn mặc hợp thời, lịch sự, tươm tất, như vậy không những tôn thêm vẻ đẹp của người thuyết trình mà nó còn gây ấn tượng đẹp,mạnh, sâu sắc ngay từ phút ban đầu: “quen sợ dạ, lạ sợ áo quần”! Nên chọn trang phục, kiểu cách, màu sắc  phù hợp trước hết với bản thân mình, phù hợp với hoàn cảnh, tình huống, phong tục địa phương  sẽ giúp cho thuyết trình viên tự tin hơn rất nhiều! Đặc biệt, nên tránh kiểu ăn mặc quá “hot”, quá sặc sỡ, quá diêm dúa hoặc cầu kỳ sẽ làm ảnh hưởng đến sự tự tin của người thuyết trình Tiếp nhận thông tin phản hồi: thuyết trình viên cần đặc biệt quan tâm đến những thông tin phản hồi từ phía người nghe qua cử chỉ, hành động, ánh mắt, tiếng cười, thái độ  của HỌ. Những phản ứng đó giúp thuyết trình viên điều chỉnh, bổ sung, thay đổi kịp thời những khiếm khuyết, những lệch lạc trong quá trình thực hiện một cách hiệu quả nhất.5/Một số bí quyết thu hút, hấp dẫn người nghe: * Biết tập trung cao độ, dành nhiều thời gian cho phần nội dung cốt lõi, trọng tâm, điểm nhấn  mà người nghe quan tâm, biết “gãi đúng chỗ ngứa”,! tránh sự mien man, dàn trải, lặp lại, “câu giờ” tạo ra sự nhàm chán, mệt mỏi * Thay đổi, liên tục gây ra những bất ngờ  bất ngờ đối với người nghe: thay đổi vị trí, hành động, ngôn ngữ, giọng điệu, phương tiện trợ giúp  trong trường hợp thời gian thuyết trình dài có thể kết hợp đan xen các phần nội dung, các vấn đề khác nhau để người nghe không thấy nhàm chán. * Tạo động lực: có thể sử dụng các bài động lực (phù hợp với nội dung thuyết trình) ở các thời điểm đầu giờ hoặc giữa giờ thuyết trình. * Tạo không khí hào hứng, hồ hởi (tiếng cười) cho người nghe bằng sự hài hước, dí dỏm sâu sắc (vừa đủ!), tránh tình trạng lạm dụng “cù” khán giả, làm mờ nhạt nội dung chính hoặc “tục tĩu” thái quá làm cho người nghe khó chịu! * Đặt câu hỏi: nếu biết sử dụng kỹ năng này trong quá trình diễn thuyết thì không những Bạn có thêm sự hiểu biết người nghe về trình độ, khả năng tiếp thu và sự quan tâm của họ (về nội dung gì? Vấn đề nào? ) mà Bạn còn khích lệ được họ “cùng tham gia” một cách tích cực hơn - đó chính là sự thu hút người nghe. * Trả lời/Giải thích: Dù muốn hay không, trong các cuộc thuyết trình điều này vẫn thường xảy ra với Bạn! Để có thể chủ động hơn và không xảy ra tình trạng người nghe dồn Bạn đến “tình thế khó xử!” khiến thuyết trình viên lúng túng, sai lầm tự hạ thấp uy tín của mình, Bạn cần rèn luyện kỹ năng “trả lời câu hỏi” một cách thuần thục. * Tuy nhiên, có một số kinh nghiệm tốt khi giải thích hoặc trả lời câu hỏi: - Bình tĩnh – tự tin (trên cơ sở biết dự đoán những khả năng có thể xảy ra – có chuẩn bị tốt), - Lắng nghe thật rõ câu hỏi, nếu chưa thật hiểu rõ câu hỏi thì cần yêu cầu người hỏi nhắc lại cho rõ hơn. - Không nóng vội, hấp tấp trả lời ngay! Bạn hãy nhanh chóng nghĩ xem: tại sao họ lại hỏi? động cơ hỏi? mục đích hỏi? khả năng trả lời và trách nhiệm trả lời của Bạn  ? trước khi trả lời!- Trường hợp Bạn có thể trả lời một cách thoả đáng (thì không nói làm gì); - Trường Hợp Bạn không có trách nhiệm phải trả lời thì hãy khéo léo từ chối để khỏi mất thời gian, nhưng chú ý tế nhị để người hỏi không tự ái. - Trường hợp Bạn không đủ khả năng trả lời hoặc nếu có trả lời cũng không thoả mãn người hỏi thì tốt nhất nên sử dụng “chiêu” hoãn binh bằng nhiều cách khác nhau (né tránh khôn ngoan, truyền câu hỏi đó cho người khác, xin khất lại lần sau ) - Ngừng ,nghỉ và kết thúc đúng lúc , bất ngờ: Bạn nên nhớ rằng :’’ngay phút cuối cùng của buổi thuyết trình cũng cần có những chiêu gây ấn tượng với người nghe như :Đột ngột kết thúc đúng phút cuối cùng của buổi thuyết trình. Điều này sẽ gây cho người nghe cảm giác nuối tiếc, khát khaoBạn không nên cố tình diễn thuyết khi đã quá giờ quy định ( trừ trường hợp những người nghe yêu cầu ) vì nó tạo ra sự mệt mỏi, chán chườnggây ảnh hưởng xấu đến buổi thuyết trình tiếp theo của Bạn. 6/Giai đoạn sau thuyết trình- thực hiện	- Một cuộc thuyết trình hay, hấp dẫn và có sức lôi cuốn người nghe mới chỉ là kết quả bước đầu!	- Điều quan trọng hơn là giai đoạn sau thuyết trình, người nghe thực hiện những điều họ tiếp nhận được như thế nào -Đó mới là kết quả mong muốn của Bạn!	- Nếu sau những cuộc thuyết trình Bạn cho là hết sức hấp dẫn, hết sức thành côngmà những người nghe không có bất cứ một sự thay đổi hoặc chuyển biến gì thì cuộc thuyết trình đó coi như không có hiệu quả. Vì vậy sau những cuộc thuyết trình, Bạn cần có những kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện của những người nghe đến những mức độ nào để biết được hiệu quả đích thực của cuộc thuyết trình.,.