Chuyên đề 13 Kỹ năng làm việc nhóm

ng thái thứ tư chắc chắn hoạt động nhóm sẽ không đạt được hiệu quả 
như mong muốn. 
5.2. Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng 
Mục tiêu là cái đích cuối cùng mà nhóm hướng tới để thực hiện công 
việc. Nhóm làm việc mà không có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến sự mơ hồ, 
cảm tính trong giải quyết vấn đề. Theo đó khó có sự đồng thuận của nhóm, 
hiệu quả làm việc nhóm hoặc không đạt, hoặc đạt được nhưng không cao. 
Mục tiêu của nhóm cần được xây dựng theo 5 tiêu chí; Rõ ràng, cụ thể; Có 
định lượng; Thực tế; Có khả năng thực thi; Có hạn định về thời gian. 
5.3. Quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ, sự phối hợp giữa các 
thành viên lỏng lẻo 
Điều này cũng sẽ là rào cản ảnh hưởng xấu đến kết quả làm việc của 
nhóm. Khi quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ sẽ dễ xuất hiện tình trạng 
lộn xộn trong quá trình làm việc. Không đảm bảo quy chuẩn theo những 
nguyên tắc bắt buộc của quá trình làm việc nhóm, dễ biến buổi làm việc 
nhóm trở thành hình thức, qua quýt, tầm phào. Bên cạnh đó việc phối hợp 
giữa các thành viên lỏng lẻo sẽ khiến kết quả làm việc của nhóm không đạt 
được kết quả là quyết định và sự thống nhất của tập thể. Trong thực tế nhiều 
khi kết quả cuối cùng rất có thể là do sự chi phối của một hoặc một vài cá 
nhân có tầm ảnh hưởng lớn trong nhóm. 
 6. CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ 
 6.1. Đối với các cá nhân 
 Đối với mỗi cá nhân phải hình thành một số kỹ năng cơ bản sau: 
a. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các 
thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này 
phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên. Thực hiện 
kỹ năng lắng nghe trong nhóm làm việc gắn liền với sự quan tâm tới vấn đề 
nhóm cần giải quyết. Lắng nghe không chỉ tiếp nhận ý kiến mà còn thanh 
lọc, phân tích và lựa chọn ý kiến. Cần thể hiện thái độ khi lắng nghe bằng cử 
chỉ, ánh mắt và tư thế. Khi người trình bày ý kiến cảm nhận được cử tọa 
đang chú ý sẽ cảm thấy tự tin và phấn khích hơn; Cần thể hiện thái độ lắng 
nghe với sự quan tâm thực sự. 
b. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể 
nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho 
các thành viên khác của họ. Nguyên tắc chất vấn phải trên tinh thần tôn 
trọng đối tác, giàu thiện chí; không chất vấn quá dài; không chất vấn bằng 
thái độ gay gắt; mội dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ. 
c. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng 
đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng 
tình với ý kiến của mình. Khả năng thuyết phục rất quan trọng trong trường 
hợp có những ý kiến khác nhau khi giải quyết vấn đề của nhóm. Sức thuyết 
phục không chỉ ở ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi mà còn cả ở sự chân thành, thân 
thiện. 
d. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của 
những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến 
chúng thành hiện thực. Thực chất tôn trọng người khác cũng tức là tôn trọng 
chính mình. Tôn trọng cũng là một hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợ cho 
lòng nhiệt tâm đối với công việc. 
đ. Trợ giúp: Các thành viên trong nhóm phải biết giúp đỡ nhau và biết 
cách tiếp nhận sự giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả năng của các cá 
nhân, tạo mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm. 
e. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và trình bày, chia sẻ những 
suy nghĩ của mình cho nhau. Việc tham khảo ý kiến của người khác và sẵn 
sàng nhận sự sẻ chia của các thành viên khác trong nhóm là điều tối cần 
thiết.Sẻ chia khiến mỗi thành viên trong nhóm có cơ hội tự hoàn thiện chính 
mình. Sẻ chia là yếu tố dễ dẫn đến sự gắn kết mọi người với nhau; 
g. Phối hợp: Đây là kỹ năng rất quan trọng trong quá trình làm việc 
nhóm. Thiếu khả năng phối hợp nhóm sẽ rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm sẽ 
không thể thực hiện. Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực 
hiện kế hoạch đã đề ra. Sự phối hợp đòi hỏi phải biết rõ công việc của mình 
và mối quan hệ tương tác giữa mình với các thành viên trong nhóm. Phối 
hợp cần đồng bộ và nhất quán. 
6.2. Đối với tổ chức nhóm 
 Trước hết cần xây dựng nguyên tắc làm việc của nhóm với những nội 
dung sau: 
- Cần chia sẻ thông tin và nguồn lực; 
- Thống nhất về phương thức thực hiện; 
- Tôn trọng và khích lệ nhau; 
- Cộng tác chứ không cạnh tranh; 
- Nhận diện xem nhóm hoặc cá nhân mình đang ở đâu, nhanh chóng 
chuyển sang sự thay đổi. 
6.2.1. Các kỹ năng chung trong tổ chức nhóm 
a. Thiết kế nhóm làm việc 
Muốn đảm bảo sự thành công của một nhóm, tiến hành thiết kế nhóm 
làm việc cũng tức là sự bao quát toàn bộ hoạt động với những khâu cốt lõi 
nhất trong qúa trình làm việc. Các bước thiết kế nhóm làm việc được cụ thể 
hóa như sau: 
+ Xác định mục tiêu, quyền hạn và thời gian tồn tại nhóm. Khi nhóm 
đang hình thành, nó cần những mục tiêu để tập trung vào nỗ lực của mình. 
Như trên đã nêu, các mục tiêu cần cụ thể, có tính khả thi, có ý nghĩa thực 
tiễn và phù hợp với tầm nhìn và giá trị của tổ chức. Cần có hạn định rõ ràng 
về thời gian để nhóm xây dựng kế hoạch hợp lý đảm bảo việc thực hiện theo 
mục tiêu và kết quả công việc đã đề ra; 
+ Xác định vai trò và trách nhiệm. Đây là bước tiếp theo cần được tiến 
hành để đảm bảo cho mỗi thành viên trong nhóm thực hiện đúng chức trách, 
nhiệm vụ được giao và phối hợp hiệu quả vì mục tiêu chung của nhóm; Cần 
có sự cam kết của các thành viên về việc thực hiện nhiệm vụ và yêu cầu tuân 
thủ quy chế trong quá trình làm việc. 
+ Xác định tiêu chí đánh giá. Các thành viên trong nhóm cần phải biết 
và thống nhất các tiêu chí đánh giá công việc trên cả phương diện năng lực, 
phẩm chất và hiệu quả công việc. Điều này rất quan trọng trong việc đảm 
bảo sự công bằng đối với từng thành viên. Đồng thời có tác dụng khích lệ, 
động viên, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho khả năng cống hiến của 
mỗi thành viên; 
+ Chọn thành viên cho nhóm. Đây được coi là khâu quan trọng nhất 
trong việc thiết kế nhóm làm việc. Sự thành bại của nhóm chính là ở bước 
lựa chọn các thành viên có phù hợp với nhiệm vụ của nhóm hay không. 
Nhìn chung, những người có các phẩm chất sau đây phù hợp với hoạt động 
nhóm: 
. Thẳng thắn, trung thực; 
. Biết từ chối những lời đề nghị khi quỹ thời gian làm việc của họ đã 
bị sử dụng hết; 
. Chuyển giao và nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, cả đối với 
những ý kiến tích cực hay tiêu cực; 
. Mạnh dạn đưa ra đề xuất với lãnh đạo cấp trên những vấn đề cần 
thiết để hỗ trợ nhóm; 
. Có khả năng thương lượng; 
. Chịu trách nhiệm về hành động của mình; 
. Có trình độ và năng lực chuyên môn phù hợp hoặc tôn trọng chuyên 
môn theo yêu cầu công việc của nhóm. 
Tùy theo mục tiêu và yêu công việc của nhóm để hạn định số thành 
viên trong nhóm. Thông thường đối với nhóm nhỏ tối đa là 10 thành viên 
gắn với những nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi kỹ năng cụ thể. Các nhóm lớn 
hơn khoảng trên 20 thành viên phù hợp với những nhiệm vụ đơn giản. Khó 
khăn đối với nhóm lớn là sự phối hợp, sự đồng thuận của tất cả các thành 
viên. 
b. Kỹ năng giải quyết xung đột 
Xung đột là vấn đề thường xảy ra trong các nhóm làm việc. Lý do của 
xung đột xuất phát từ sự khác biệt về trình độ, năng lực, kinh nghiệm, nền 
tảng văn hóa, hay bất đồng về quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm. 
Xung đột có thể tạo động lực, nhưng cũng có thể là nhân tố phá hoại 
hoạt động nhóm. Chính vì vậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn ra 
thuận chiều, cần nhanh chóng và tích cực giải quyết xung đột. Tránh việc 
đẩy những xung đột nhỏ lên thành xung đột lớn, hoặc phát sinh thêm những 
xung đột mới. 
Cách giải quyết xung đột tốt nhất là tất cả các thành viên đều “gặp 
nhau ở điểm giữa”. Chia sẻ và thông cảm với nhau vì một mục tiêu chung. 
Không tìm cách xoáy sâu vào điểm khác biệt. Trong thực tế có nhiều cách 
giải quyết xung đột: 
+ Bằng biện pháp áp đảo: Thể hiện sự cứng rắn, cương quyết của số 
đông hoặc số có uy tín trong nhóm, áp đặt các thành viên còn lại theo quan 
điểm, hướng giải quyết của mình. Biện pháp này dễ dẫn tới hai kết quả: 
. Khiến các thành viên bị áp đảo không thoải mái, ấm ức, thậm chí dẫn 
đến thù địch. 
. Có một giải pháp rõ ràng, tạo sự thay đổi; thậm chí tiến bộ vượt bậc. 
+ Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp 
dung hòa cho các bên mà không ảnh hưởng đến quyền lợi của bên nào, 
không quan tâm đến chất lượng, hiệu quả của vấn đề được đưa ra giải quyết. 
Thực chất biện pháp này các bên tham gia đều không hài lòng nhưng đành 
chấp nhận. 
+ Biện pháp nhường nhịn: Đây là biện pháp mà quyết định cuối cùng 
được đưa ra nhằm xoa dịu sự căng thẳng, giải quyết căn bản mối quan hệ 
hơn là đáp ứng yêu cầu công việc ở mức cao nhất. Biện pháp này thường 
được thực hiện khi một bên chấp nhận hi sinh, thiệt thòi phần mình. Thực tế 
có những trường hợp bên “thua” nhận thấy giải pháp của mình là tối ưu, tuy 
nhiên vì sợ mất quan hệ nên họ đành nhường nhịn. Dẫn tới tình trạng hoạt 
động nhóm khó đạt được kết quả tốt nhất. 
+ Biện pháp hợp tác “cộng hòa”: Xung đột nảy sinh khi các bên 
không đồng quan điểm, nhưng trong trường hợp các bên đều cùng một mục 
tiêu chung là đạt được hiệu quả công việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh 
giá và đồng thuận với những giải pháp cho kết quả tốt nhất. Đây là biện 
pháp lý tưởng mà mọi xung đột diễn ra trong nhóm đều mong muốn đạt 
được. Thắng lợi cuối cùng thuộc về tập thể nhóm làm việc. 
Giải quyết xung đột là một vấn đề khá phức tạp. Đòi hỏi trước hết là 
khả năng điều hành hoạt động nhóm của người nhóm trưởng. Tiếp đó là sự 
hưởng ứng tích cực của chính các thành viên trong nhóm vì một mục tiêu 
chung. Để quản lý xung đột cần tiến hành các bước sau: 
. Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột là gì? Thuộc loại xung đột 
nào? Những ai tham gia vào xung đột đang diễn ra; 
. Tiên liệu về xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy cơ về 
gia tăng xung đột; 
. Tìm biện pháp giải quyết xung đột: Trưng cầu n