Chuyên đề Các Bước Tiến Hành Biên Soạn Thư Mục Chuyên đề Trong Thư Viện Trường Phổ Thông

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH BIÊN SOẠN THƯ MỤC CHUYÊN ĐỀ TRONG THƯ VIỆN TRƯỜNG PHỔ THÔNG
- Thư mục là bảng kê theo một trật tự nhất định những sách, bài báo có cùng một đề tài để giới thiệu cho bạn đọc. Trong thư viện trường học, thư mục được biên soạn chủ yếu phục vụ cho công tác dạy và học. 
- Một số thư mục thường được biên soạn trong nhà trường phổ thông:
+ Thư mục giới thiệu: là danh mục những sách, báo, tài liệu mới nhất được nhập về thư viện theo một chuyên đề nhất định có mục đích phục vụ cho việc dạy và học.
+ Thư mục địa chí: là thư mục thu thập tất cả các tài liệu nói về một địa phương nào đó. Thư mục này được biên soạn nhằm mục đích dạy học môn Địa lý và giáo dục truyền thống địa phương.
+ Thư mục nhân vật: Tập hợp các tài liệu nói về thân thế, sự nghiệp của một danh nhân trong nước hoặc nước ngoài.
- Các bước tiến hành biên soạn thư mục:
Bước 1: Lựa chọn và nghiên cứu đề tài của thư mục nhằm xác định tên thư mục và chủ đề của nó: chọn những đề tài cần thiết đối với công tác dạy và học trong nhà trường. Đối tượng chủ yếu của biên soạn thư mục trong nhà trường là CB-GV-CNV của trường.
Bước 2: Lập đề cương biên soạn thư mục
Trong đề cương biên soạn thư mục cần:
- Xác định tầm quan trọng của đề tài và sự cần thiết phải biên soạn thư mục về đề tài đó.
- Xác định mục dích biên soạn thư mục: biên soạn thư mục cho đối tượng nào? Mục đích gì? Phục vụ như thế nào?
- Xác định đối tượng sử dụng thư mục: trình độ người sử dụng, đối tượng, lứa tuổi, giới tính, tâm sinh lý của người sử dụng.
- Giới hạn tài liệu và xác định tên gọi chính thức của thư mục: giới hạn độ rộng, thời gian tài liệu; giới hạn tài liệu về loại hình, thời gian xuất bản, ngôn ngữ
- Xác định loại thư mục.
- Ngoài ra còn phải dự kiến về cấu trúc của tài liệu thư mục (gồm mấy phần, sắp xếp theo trình tự nào?), dự kiến về số lượng tài liệu được đưa vào thư mục, thời gian hoàn thành
Bước 3: Sưu tầm tài liệu: gồm các công việc cụ thể:
- Xác định nguồn tài liệu sưu tầm: nguồn chủ yếu (có trong thư viện) và nguồn bổ sung ( ở các thư viện bạn hoặc nhà sách)
- Xác định thứ tự và phương pháp sưu tầm: Về thứ tự: trước hết là sưu tầm nguồn chủ yếu sau đó đến nguồn bổ sung. Về phương pháp: tiếp cận trực tiếp các nơi chứa tài liệu.
Bước 4: Chọn lọc tài liệu: gồm có chọn lọc giới hạn và chọn lọc chất lượng:
- Chọn lọc giới hạn là chọn lọc tài liệu theo giới hạn hình thức (có thể là giới hạn không gian, giới hạn thời gian, giới hạn loại hình) và chọn lọc theo giới hạn nội dung (có thể là giới hạn về lĩnh vực tri thức, độ sâu của đề tài)
- Chọn lọc chất lựơng: dòi hỏi người cán bộ thư viện ngoài ự hiểu biết về đề tài và những tài liệu viết về đề tài, còn phải biết phân tích, đối chiếu, so sánh các tài liệu cùng đề tài để chọn lọc những tài liệu có chất lượng.
Bước 5: Hình thành biểu ghi thư mục: gồm 2 giai đoạn
- Phân tích tài liệu: là giai đoạn chúng tarút gọn những thông tin có trong tài liệu để xây dựng biểu ghi thư mục nhằm cung cấp cho bạn đọc những tin tức về tài liệu, là giai đoạn mô tả thư mục.
- Hình thành biểu ghi thư mục: là hoạt động chuyển tiếp từ phân tích sang tổng hợp. Cấu trúc của biểu ghi thư mục thay đổi tuỳ theo từng loại thư mục. Tuy nhiên, phần bắt buộc của cấu trúc biểu ghi thư mục là phần mô tả thư mục, còn các phần khác như ký hiệu phân loại, dẫn giải, tóm tắt có thể có hoặc có thể không.
+ Mô tả thư mục: 
Tên tác giả. Tên sách/ Tác giả đầy đủ.- Nơi xuất bản: nhà xuất bản, năm xuất bản.- số trang; khổ sách.
Phần chú giải, tóm tắt nội dung sách giúp người đọc nắm được những nội dung cơ bản, giá trị khoa học và thực tiễn của quyển sách.
Bước 6: Sắp xếp biểu ghi thư mục:
Việc sắp xếp biểu ghi thư mục được trình bày theo các phương pháp sau:
- Sắp xếp theo hình thức: sắp xếp theo chữ cái tên tác giả hoặc chữ cái tên tài liệu, sắp xếp theo nơi xuất bản, sắp xếp theo thời gian xuất bản, loại hình tài liệu, ngôn ngữ
- Sắp xếp theo nội dung: có thể sắp xếp theo môn loại, sắp xếp theo chủ đề, sắp xếp theo giới thiệu tài liệu.
Để sắp xếp tài liệu thư mục khoa học, có hệ thống, người biên soạn thường kết hợp nhiều phương pháp sắp xếp trong cùng một tài liệu thư mục.
Bước 7: Xây dựng các phần bổ trợ cho tài liệu thư mục:
- Viết lời giới thiệu cho thư mục: giúp cho người đọc hiểu được sơ lược nội dung của tài liệu thư mục, cách sắp xếp biểu ghi, hoàn cảnh biên soạn, giới hạn của tài liệu, nhựng thành phần chính có trong tài liệu như: hình ảnh, phụ lục, bảng tra
- Xây dựng các bảng tra cứu: giúp chỉ ra vị trí của tài liệu theo những cách tìm khác nhau. Có các loại bảng tra: bảng tra chữ cái họ tên tác giả, bảng tra chữ cái tên tài liệu, bảng tra tài liệu theo chủ đề, theo môn loại, theo thời gian xuất bản
- Xây dựng phụ lục cho tài liệu thư mục: gồm phụ lục danh mục nguồn ấn phẩm định kỳ được sử dụng trong mục lục, phụ lục về niên biểu, lịch biểu, những tài liệu minh hoạ, bản đồ
- Xây dựng mục lục: là phần giới thiệu toàn bộ cấu trúc của thư mục.
Bước 8: Biên tập hoàn chỉnh thư mục:
- Biên tập về nội dung: do cán bộ thư viện thực hiện, chịu trách nhiệm về chất lượng nội dung của thư mục.
- Biên tập văn học: Thực hiện sau khi đã hoàn thành bản thảo thư mục, chỉnh sửa câu từ, lỗi chính tả, văn phong của bản thảo.
- Biên tập kỹ thuật: Xem lại toàn bộ bản thảo thư mục, kiểm tra các phần về trình bày, trang trí
Trình tự một bản thư mục:
	- Lời nói đầu: Giới thiệu sơ lược về lý do biên soạn thư mục và nội dung thư mục.
	- Nội dung: Mô tả và dẫn giải, tóm tắt về tài liệu có trong thư mục theo một trình tự sắp xếp nhất định.
	- Các bảng tra tài liệu (tên tác giả, tên sách)
	- Mục lục, phụ lục.
	Nguyễn Thuỳ Linh
	Tổ công tác thư viện – Phòng GD&ĐT Giá Rai