Chuyên đề Tổ chức quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước

 phông lưu trữ quốc gia. Đó là việc phân chia tài liệu lưu trữ quốc gia thành hệ thống các kho (viện) hoặc các trung tâm lưu trữ dựa vào các đặc trưng thời kỳ lịch sử, lĩnh vực hoạt động, lãnh thổ, kỹ thuật ché tác tài liệu. Giai đoạn phân loại này do các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương thực hiện để xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ.-Dựa vào đặc trưng lĩnh vực hoạt động ở nước ta đã xây dựng các kho lưu trữ của các ngành như kho lưu trữ của ngành Công an, Quân đội, kho lưu trữ ngành Tài chính, Ngân hàng, Bưu điện, v.v...+ Dựa vào đặc trưng thời kỳ lịch sử có kho tài liệu lưu trữ trước Cách mạng tháng Tám, kho tài liệu lưu trữ sau Cách mạng tháng Tám, v.v...+ Dựa vào đặc trưng lãnh thổ, các kho lưu trữ của các tỉnh, thành phố, huyện, quận, thị xã được xây dựng.+ Dựa vào đặc trưng vật liệu, kỹ thuật và phương pháp chế tác tài liệu có kho lưu trữ phim ảnh, băng ghi âm, v..v.Thứ hai, phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ. Đây là giai đoạn phân loại được áp dụng ở các kho lưu trữ ngành, các kho lưu trữ địa phương, các kho lưu trữ trung ương. Tại giai đoạn phân loại này tài liệu trong kho lưu trữ được phân chia theo phông lưu trữ. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan nhà nước, một tổ chức chính trị - xã hội, một đơn vị vũ trang, một doanh nghiệp, cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học ... được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phân loại tài liệu từng phông lưu trữLà phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào đặc trưng của tài liệu. Thành phần của phông lưu trữ là các hồ sơ lưu trữ, hoặc các đơn vị bảo quản.Giai đoạn này có ý nghĩa rất to lớn làm cho tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, một đơn vị... không bị xé lẻ mà giữ được mối liên hệ tạo thuận lợi cho bảo quản và sử dụng.Trong kho lưu trữ của tỉnh, thành phố được phân chia thành các phông lưu trữ và có thể bao gồm các phông lưu trữ sau đây:Các phông lưu trữ địa phương+ Hội đồng nhân dân tỉnh;+ Uỷ ban nhân dân thành phố;+ Phông lưu trữ của các sở, ban, ngành.Kho lưu trữ của huyện, quận, thị xã có thể phân chia thành các phông lưu trữ của:+ Hội đồng nhân dân;+ BCH Quân sự + Công an, v.v...Ngoài phông lưu trữ cơ quan, còn có các phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ và các sưu tập lưu trữ.,.2. Đánh giá tài liệu lưu trữa) Khái niệm về đánh giá tài liệu lưu trữ Hầu hết luật phỏp lưu trữ của cỏc nước đều lấy tiờu chuẩn gia trị lịch sử của tài liệu để chọn tài liệu đưa vào bảo quản trong cỏc lưu trữ quốc gia. Tài liệu cũn giỏ trị hiện hành , được sử dụng thươũng xuyờn thỡ bảo quản ở lưu trữ cơ quanXác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng và các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học... Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của kho lưu trữ. b) Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của công tác đánh giá tài liệu lưu trữQuy định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu , loại ra những tài liệu lưu trữ hết giá trị;Xác định đúng giá trị tài liệu sẽ bảo quản được những tài liệu quý, đồng thời huỷ bỏ tài liệu hết giá trị để giảm bớt chi phí không cần thiết cho việc lưu trữ những tài liệu đó.Xuất phát từ mục đích và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu, khi thực hiện công tác này cần đảm bảo các yêu cầu chính xác và thận trọng.c) Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Bảo đảm tính chính trị: Phải xem xét tầm quan trọng của tài liệu đó đối với lợi ích của Đảng, Nhà nước và của nhân dân. Bảo đảm tính lịch sử: Vì thế, khi xem xét ý nghĩa của từng loại tài liệu cụ thể cần phải có quan điểm lịch sử, cần đặc biệt chú ý đến những điều kiện cụ thể đã sản sinh ra tài liệu và chức năng, ý nghĩa của những tài liệu này trong hoạt động của bộ máy nhà nước nói riêng và trong xã hội nói chung. Bảo đảm sự đồng bộ, toàn diện: Xem xét giá trị tài liệu từ nhiều phía, tránh những nhận định phiến diện, một chiều, cần lưu ý mối quan hệ hữu cơ giữa các tài liệu,, khi một tài liệu đặt trong một hệ thống thì giá trị sẽ được tăng lên.-d) Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu. Các tài liệu được coi là có giá trị nhất là những tài liệu đựng các thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về quá trình tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó và về các kết quả đạt được trong thực tế. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu: Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông lưu trữ. -d) Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu. Các tài liệu được coi là có giá trị nhất là những tài liệu đựng các thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, về quá trình tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách đó và về các kết quả đạt được trong thực tế. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu: Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông lưu trữ. -e) Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tiến hành ở ba giai đoạn như sau: Trong công tác văn thư hiện hành; trong các phông lưu trữ cơ quan; và trong các kho lưu trữ nhà nước dưới sự chỉ đạo của các hội đồng xác định giá trị tài liệu.3. Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữa) Khái niệm bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ Là công tác sưu tầm, thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các kho lưu trữ cơ quan, các kho lưu trữ nhà nước ở TW và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. b) ý nghĩa và yêu cầu bổ sung tài liệu lưu trữ c) Những nội dung của bổ sung tài liệu lưu trữ Xác định các nguồn bổ sung tài liệu ;Quy định thành phần và nội dung tài liệu cần bổ sung cho mỗi phòng kho lưu trữ;Nghiên cứu khả năng phân bổ tài liệu theo mạng lưới các phòng, kho lưu trữ trong cả nước, nghiên cứu lý luận công tác bổ sung tài liệu.-d) Những yêu cầu của bổ sung tài liệu lưu trữ đ) Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ Đối với Phông lưu trữ quốc gia: + Các tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế. Đây là nguồn bổ sung quan trọng nhất.+ Các tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa được thu thập hết. + Những tài liệu đang được bảo quản tại các viện bảo tàng, thư viện, v.v....+ Những tài liệu đang được bảo quản trong các viện lưu trữ nước ngoài. -4. Thống kê tài liệu lưu trữa) Khái niệm về thống kê tài liệu lưu trữThống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ.-b) Những nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữĐảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng có hiệu quả. Đảm bảo thống kê tài liệu lưu trữ toàn diện, kịp thời, chính xác và triệt để.Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.c) Những nội dung của công tác thống kê tài liệu lưu trữThống kê tài liệu lưu trữ có thể tíen hành ở cơ quan, địa phương, ngành và trong cả nước.-c) Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ+ Khảo sát tài liệu, nghiên cứu và xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.+ Xây dựng kế hoạch lập hồ sơ, kế hoạch kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ đã lập trước.+ Chọn và xây dựng phương án phân loại.+ Dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện.Tiến hành chỉnh llý: Dựa vào kế hoạch chỉnh lý tiến hành hệ thống hóa tài liệu theo phương án.Tổng kết chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, -6. Bảo quản tài liệu lưu trữa) Khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữBảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm bảo đản giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu phông lưu trữ.b) Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trũc) Những yêu cầu cơ bản về cơ sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữa) Khái niệm tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hoá, quân sự, ngoại giao và các quyền lợi khác chính đáng của công dân. b) Mục đích tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Mục đích chính trị Mục đích kinh tế: Mục đích khoa học: c) Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ8. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Nhằm thực hiện mục số 3 trong Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ra Công văn số 608/LTNN-TTCN ngày 19-11-1999 ban hành Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư và lưu trữ -8.2. Các khâu nghiệp vụ cơ bảna) Phân tích và thiết kế hệ thống chuẩn bị lập CSDL bao gồm:b) Chuẩn thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ được lập theo phông lưu trữ, theo hồ sơ hoặc theo từng văn bản của hồ sơ.c) Chuẩn thông tin đầu ra của tài liệu lưu trữ có thể theo từng đơn vị tin đầu vào hoặc theo một số nội dung thông tin của nhiều đơn vị tin đầu vào -- Mục lục hồ sơ trong 1 năm của một phông lưu trữ; Mục lục hồ sơ của một đơn vị tổ chức trong một phông lưu trữ thực hiện như sau:Mục lục hồ sơ một năm của một phông lưu trữ: Mục lục hồ sơ của một đơn vị tổ chức trong một phông lưu trữ:1-S TT,2-Tiêu đề hồ sơ,3-Địa chỉ hồ sơ,4-Thời gian hồ sơ,5-Số lượng tờ,6-Ngôn ngữ,7Ghi chúMục lục hồ sơ của phông lưu trữ thực hiện như sau:Mục lục hồ sơ phông lưu trữ-- 1- Hộp số 2-Hồ sơ số,3-Tiêu đề hồ sơ,4-Ngày tháng bắt đầu và kết thúc,5 -Số lượng tờ,6-Thời hạn bảo quản,7-Ghi chú- Mục lục văn bản trong hồ sơ thực hiện như sau:Mục lục văn bản trong hồ sơ số: .........1-STT, 2- Số và ký hiệu văn bản,3 -Ngày tháng văn bản, 4-Trích yếu nội dung,5-Tác giả văn bản,6-Tờ số, 7-Ghi chú	Xin cảm ơn và tạm biệt các anh chị và các bạn.Xin chúc khóa học thành công tốt đẹpXin cảm ơn!Chúc thành công!