Đào tạo Microsoft Office Excel 2007

Tổng quan: Bắt đầu từ đâu?
Bài 1: Làm quen với sổ làm việc
Bài 2: Nhập dữ liệu
Bài 3: Sửa dữ liệu và xem lại trang tính
60 trang | Chia sẻ: gaobeo18 | Lượt xem: 1077 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đào tạo Microsoft Office Excel 2007, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút TẢI VỀ ở trên
 bạn nhập dữ liệu, một ý tưởng tốt là bắt đầu nhập tiêu đề ở đỉnh ở mỗi cột.Bằng cách này, bất cứ ai dùng chung bảng tính của bạn có thể hiểu dữ liệu có nghĩa gì (và bản thân bạn có thể hiểu về sau). Bạn cũng sẽ thường xuyên muốn nhập tiêu đề hàng.ABCDEF1200420052006200720082Những công việc Mạo hiểm3Bảo tàng Khoa học Baldwin4ContosoHãy ân cần với bạn đọc: bắt đầu với tiêu đề cộtTrang tính trong hình ảnh cho thấy xu hướng thực tế và kì vọng trong nhiều năm. Nó dùng tiêu đề cột và hàng: Tiêu đề cột là các năm, nằm ngang trên đỉnh của trang tính.Tiêu đề hàng nằm dọc theo cạnh trái, là tên các công ty. ABCDEF1200420052006200720082Những công việc Mạo hiểm3Bảo tàng Khoa học Baldwin4ContosoBắt đầu gõGiả sử bạn đang tạo một danh sách tên những người bán hàng. Danh sách cũng chứa ngày tháng bán hàng và số lượng bán trong ngày. Do vậy, bạn sẽ cần những tiêu đề cột như thế này: Tên, Ngày tháng và Số lượng. ABCD1TênNgày thángSố lượng2345Bắt đầu gõGiả sử bạn đang tạo một danh sách tên những người bán hàng. Danh sách cũng chứa ngày tháng bán hàng và số lượng bán trong ngày. Gõ Tên trên ô A1 và nhấn TAB. Rồi gõ Ngày tháng trong ô B1, nhấn TAB, và gõ Số lượng trong ô C1.Hình ảnh trên minh hoạ qui trình gõ thông tin và di chuyển từ ô này đến ô kia: ABCD12345TênNgày thángSố lượngBắt đầu gõGiả sử bạn đang tạo một danh sách tên những người bán hàng. Danh sách cũng chứa ngày tháng bán hàng và số lượng bán trong ngày. Sau khi gõ các tiêu đề cột, bấm vào ô A2 để bắt đầu gõ tên những người bán hàng. Trước tiên gõ tên , rồi nhấn ENTER để di chuyển lựa chọn xuống phía dưới cột một ô để đến ô A3. Sau đó gõ tên tiếp theo, v.v Hình ảnh trên minh hoạ qui trình gõ thông tin và di chuyển từ ô này đến ô kia: ABCD12345TênNgày thángSố lượngBuchananSuyamaPeacockNhập ngày tháng và thời gianExcel căn chỉnh văn bản theo cạnh trái của ô, nhưng nó căn chỉnh ngày tháng theo cạnh phải của ô. Để nhập ngày tháng trong cột B, cột Ngày tháng, bạn phải dùng một dấu sổ hoặc một gạch nối để tách các phần: 16/07/2009 hoặc 16-Tháng Bảy-2009. Excel sẽ nhận biết ngay là ngày tháng. ABCD12345TênNgày thángSố lượngBuchananSuyamaPeacock03/05/200905/06/200905/05/2009Nhập sốExcel căn chỉnh số theo cạnh phải của ô. ABCD12345TênNgày thángSố lượngBuchananSuyamaPeacock05/03/200906/05/200905/05/2009550063004180Để nhập phân số, để một dấu cách giữa phần nguyên và phần phân số. Thí dụ, 1 1/8. Để nhập chỉ một phân số, nhập một số 0 trước, thí dụ, 0 1/4. Nếu bạn nhập 1/4 mà không có số 0, Excel sẽ diễn giải một số như ngày 4, Tháng Giêng Nếu bạn gõ (100) để chỉ ra một số âm bằng ngoặc đơn, Excel sẽ hiển thị số như là -100. Nhập sốNhững số khác và cách nhập chúngGợi ý thực hànhNhập dữ liệu dùng TAB và ENTER.Sửa lỗi khi bạn nhập.Nhập ngày tháng và thời gian.Nhập số. Kiểm tra 2, câu hỏi 1Nhấn ENTER di chuyển lựa chọn một ô sang phải. (Chọn một đáp án.)Đúng.Sai. Kiểm tra 2, câu hỏi 1: Trả lờiSai. Nhấn ENTER di chuyển lựa chọn xuống dưới. Nhấn TAB di chuyển lựa chọn sang phải. Kiểm tra 2, câu hỏi 2Trường hợp nào sau đây Excel sẽ nhận biết như là ngày tháng? (Chọn một đáp án.)6 Tháng 2 1947. 2,6,47.2- 2-47. Kiểm tra 2, câu hỏi 2: Trả lời2-2-47.Bạn dùng dấu xổ hoặc gạch nối để tách các phần của ngày tháng.Bài 3Sửa dữ liệu và xem lại trang tínhSửa dữ liệu và xem lại trang tínhMọi người đều mắc lỗi. Ngay cả khi dữ liệu bạn đã nhập đúng, có thể cần cập nhật sau này.Đôi khi, toàn bộ trang tính cần thay đổi. Giả sử bạn cần thêm một cột dữ liệu khác, chính giữa trang tính của bạn. Hoặc giả sử bạn liệt kê nhân viên mỗi người một dòng, theo thứ tự bảng chữ cái—bạn sẽ làm gì khi bạn thuê một người nào đó mới?Bạn sẽ học cách sửa dữ liệu, thêm và xoá bỏ cột và hàng của trang tính trong bài này, rất dễ dàng.Chèn CộtSửa Dữ liệuChèn Hàng13256123456Sửa dữ liệuGiả sử bạn có ý nhập 5400 vào ô A2, nhưng bạn đã nhập 4500 do lỗi. Một khi bạn mắc lỗi, có hai cách để sửa nó. Bấm đúp vào ô để sửa dữ liệu trong đó.Hoặc, sau khi bấm vào ô, hãy sửa dữ liệu trong Thanh Công thức.Sau khi bạn chọn ô theo một trong hai phương pháp trên, trang tính hiển thị Soạn trong thanh trạng thái ở góc dưới bên trái.2007200820094500Soạn450027003900Sửa dữ liệuSự khác biệt giữa hai phương pháp là gì?Đây là cách bạn có thể thực hiện thay đổi ở một trong hai chỗ:Xoá bỏ những chữ cái hoặc số bằng cách nhấn BACKSPACE hoặc bằng cách chọn chúng rồi nhấn DELETE.Sửa chữ hoặc số bằng cách chọn chúng rồi gõ cái gì đó khác.Tùy thuộc sự thuận tiện của bạn. Bạn có thể thấy dễ dàng làm việc hơn với Thanh Công thức hoặc bản thân ô. 2007200820094500Soạn450027003900Sửa dữ liệuĐây là cách bạn có thể thực hiện thay đổi ở một trong hai chỗ:Chèn những chữ cái mới hoặc số vào trong dữ liệu của ô bằng cách định vị con chạy và gõ.Sự khác biệt giữa hai phương pháp là gì?Tùy thuộc sự thuận tiện của bạn. Bạn có thể thấy dễ dàng làm việc hơn với Thanh Công thức hoặc bản thân ô.2007200820094500Soạn450027003900Sửa dữ liệuBất kể bạn làm gì, khi bạn đã đến cuối, nhớ nhấn ENTER hoặc TAB sao cho những thay đổi của bạn ở lại trong ô.Sự khác biệt giữa hai phương pháp là gì?Tùy thuộc sự thuận tiện của bạn. Bạn có thể thấy dễ dàng làm việc hơn với Thanh Công thức hoặc bản thân ô.2007200820095400Soạn540027003900Loại bỏ định dạng dữ liệuThật ngạc nhiên! Một người nào đó dùng trang tính của bạn, đã điền một vài dữ liệu, và đã làm số trong ô B6 đậm và đỏ để nêu rõ 2008 là dung lượng thấp nhất.Nhưng dung lượng này đã thay đổi. Bạn muốn cứu chữa tình huống này.NhàXoá Định dạngABABAB20072008200720082007200854005400540027004000Xoá Tất cả Loại bỏ định dạng dữ liệuSố liệu gốc đã được định dạng đậm và đỏ.Do vậy bạn xoá số đó. Bạn nhập một số mới. Nhưng nó vẫn đậm và đỏ! Tại sao vậy?Như hình ảnh cho thấy:NhàXoá Định dạngABABAB20072008200720082007200854005400540027004000Thật ngạc nhiên! Một người nào đó dùng trang tính của bạn, đã điền một vài dữ liệu, và đã làm số trong ô B6 đậm và đỏ để nêu rõ 2008 là dung lượng thấp nhất.Xoá Tất cả Loại bỏ định dạng dữ liệuĐó chính là do bản thân ô được định dạng, chứ không phải dữ liệu trong ô.Do vậy khi bạn xóa bỏ dữ liệu có định dạng đặc biệt, bạn cũng cần xóa bỏ định dạng từ ô đó. Cho tới khi bạn xóa định dạng, mọi dữ liệu bạn nhập vào ô đó sẽ vẫn có định dạng đặc biệt.NhàXoá Định dạngABABAB20072008200720082007200854005400540027004000Xoá Tất cả Loại bỏ định dạng dữ liệuĐây là cách loại bỏ định dạng. Bấm vào ô, rồi trên tab Trang đầu, trong nhóm Soạn thảo, bấm mũi tên trên nút XoáBấm Xoá Định dạng, điều này sẽ loại bỏ định dạng khỏi ô. Hoặc bạn có thể bấm Xoá Tất cả để loại bỏ cả dữ liệu và định dạng cùng một lúc.Trang đầuXoá Định dạngABABAB20072008200720082007200854005400540027004000Xoá Tất cả Chèn một cột hoặc hàngSau khi nhập dữ liệu, bạn có thể nhận thấy bạn cần thêm cột hoặc hàng để giữ các thông tin bổ sung. Bạn có cần làm lại từ đầu không? Dĩ nhiên không. Để chèn một cột đơn lẻ:Bấm vào ô bất kì trong cột ngay bên phải nơi bạn muốn cột mới xuất hiện.Trên tab Trang đầu, trong nhóm Ô, bấm mũi tên trên nút Chèn. Trên menu thả xuống, bấm Chèn Cột Trang tính. Một cột trống mới được chèn vào.ChènChèn ÔChèn Hàng Trang tínhChèn Cột Trang tínhChèn Trang tínhChèn một cột hoặc hàngSau khi nhập dữ liệu, bạn có thể nhận thấy bạn cần thêm cột hoặc hàng để giữ các thông tin bổ sung. Bạn có cần làm lại từ đầu không? Dĩ nhiên không. Để chèn một hàng đơn lẻ:Bấm vào ô bất kì trong hàng ngay bên dưới nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện. Trong nhóm Ô, bấm mũi tên trên nút Chèn. Trên menu thả xuống, bấm Chèn Hàng Trang tính. Một hàng trống mới được chèn vào.ChènChèn ÔChèn Hàng Trang tínhChèn Cột Trang tínhChèn Trang tínhGợi ý thực hànhSửa dữ liệu.Xóa bỏ định dạng khỏi một ô.Làm việc trong chế độ Soạn thảo.Chèn và xóa bỏ cột và hàng.Kiểm tra 3, câu hỏi 1Bạn làm gì trước tiên để xóa bỏ định dạng trong một ô? (Chọn một đáp án.)Xóa bỏ nội dung của ô. Bấm vào Định dạng trong nhóm Ô trên tab Trang đầu. Bấm Xóa trong nhóm Soạn thảo trên tab Trang đầu. Kiểm tra 3, câu hỏi 1: Trả lờiBấm Xóa trong nhóm Soạn thảo trên tab Trang đầu. Sau đó bấm Xóa Định dạng. Kiểm tra 3, câu hỏi 2Để thêm một cột, bấm vào một ô trong cột về phía phải của nơi bạn muốn cột mới xuất hiện. (Chọn một đáp án.)Đúng.Sai.Kiểm tra 3, câu hỏi 2: Trả lờiĐúng.Khi đó trên tab Trang đầu, trong nhóm Ô, bấm vào mũi tên trên nút Chèn, và bấm Chèn Cột Trang tính để chèn một cột.Kiểm tra 3, câu hỏi 3Để thêm một hàng mới, bấm vào một ô ngay bên trên nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện. (Chọn một đáp án.)Đúng.Sai.Kiểm tra 3, câu hỏi 3: Trả lờiSai. Thay vì thế, bạn bấm vào ô bất kì trong hàng ngay bên dưới nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện.DÙNG KHUÔN MẪU NÀYXem ngăn ghi chú hoặc xem toàn bộ trang ghi chú (tab Xem) để có trợ giúp chi tiết về khuôn mẫu này.
File đính kèm:
tin hoc 7.pptx