Giáo trình Excel 2010

elect ➝ Replace (với 
phiên bản trước Excel 2010: chọn Edit ➝ Replace ), ở khung Find what: nhấn phim 
Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thức trên. Nếu mã số là 163 thì nhấn 
Alt và nhấn 0163. (Hoặc bạn có thể để con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, 
sao ch p ký tự đó và dán vào ô Find what cũng được) 
Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những 
ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các bước ở trên 
cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo. 
8. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực 
Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế 
trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là 
bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn 
Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề 
mặc định cho cột đang chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại. 
Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày 
tháng sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái. 
Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực 
Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dang văn bản sang số thực. Các 
bước thực hiện như sau: 
Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn bản 
định chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) ➝ nhấp phải chuột và chọn Paste 
Special ➝ chọn Add tại nhóm Operation ➝ nhấn OK để hoàn tất. 
Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị 
là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn 
đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực. 
Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi 
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện 
việc chuyển đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về 
dưới dạng con số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản. 
Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau: 
Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn 
bản như sau: 
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) 
Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn 
bản vì ch ng được canh lề trái như hình sau: 
Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số 
thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên: 
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0 
9. Tăng thêm số lần Undo cho Excel 
Tất cả ch ng ta đều đã quen thuộc với chức năng Undo của Excel, cho ph p ch ng ta 
làm lại những sai lầm của mình. Tuy nhiên, mặc định, ch ng ta chỉ có thể Undo được 
16 lần. Chiêu này gi p bạn có thể tăng số lần Undo lên nhiều hơn, có thể đến 100 lần. 
Khi bạn sử dụng chức năng Undo của Excel, và bạn đã thực hiện Undo 16 lần, thì n t 
Undo bị mờ đi, không thể Undo được nữa. Ngoài ra, khi bạn nhấn n t Save để lưu 
bảng tính, thì n t Undo cũng bị mờ đi, và danh sách những tác vụ (những hành động 
đã thực hiện trên bảng tính) mà bạn đã thực hiện bị mất sạch. Đó là do khi bạn lưu 
bảng tính, Excel cho rằng bạn đã hài lòng với bảng tính này (thì mới nhấn Save), và nó 
thấy rằng không cần thiết phải giữ lại danh sách những tác vụ trước khi lưu nữa. 
Bạn có thể thấy rằng, quay lui lại 16 lần là không đủ, nhưng làm cách nào để tăng số 
lần này lên? Nghĩa là làm cách nào để tăng danh sách các tác vụ của bạn lên? Thưa 
rằng, có cách, và bạn có thể tăng con số này lên đến 100 lần. 
Để làm điều này, trước hết, bạn hãy thoát khỏi Excel. Sau đó bạn chạy lệnh Run của 
Windows (Start | Run, hoặc nhấn phím Window + R), gõ vào đó Regedit.exe và nhấn 
OK. 
Khi bạn đã mở được chương trình Regedit, hãy tìm đến khóa: 
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 11.0 \ Excel \ Options 
Con số 11.0 ở trên đây có thể khác, ví dụ với Excel2000 thì nó là 10.0, với Excel 2010 
thì nó là 12.0 
 Nhấn Edit | New | DWORD Value (xem hình). Một mục mới New Value #1 sẽ được tạo 
ra trong khung bên phải, bạn nhập vào đó chữ UndoHistory, và nhấn Enter. 
 Nhấn đ p (double-click) vào mục UndoHistory mới tạo, rồi gõ vào hộp thoại mở ra một 
con số bất kỳ, miễn là lớn hơn 16 và nhỏ hơn 100. Nhấn OK, rồi thoát Regedit. 
Bạn hãy khởi động lại Excel và thử làm gì trong đó, rồi nhấn vào n t Undo xem bạn có 
thể Undo được bao nhiêu lần nh . Hy vọng rằng Undo 100 lần, đã là quá đủ cho bạn. 
Tuy nhiên, nếu bạn nhấn lưu bảng tính, thì danh sách các tác vụ có thể Undo 
10. Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel 
Bước 1: Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập cả họ và tên vào 
cùng một ô. Tuy nhiên, có khi sau đó ta cần phải tách riêng tên ra khỏi họ và tên đệm, 
nếu làm thủ công bằng thao tác sao ch p rồi dán qua ô khác thì sẽ rất bất tiện. Nếu sử 
dụng hàm Right kết hợp với một vài hàm khác thì cũng có thể cho ra kết quả như bạn 
muốn, nhưng trong một số trường hợp sẽ cho kết quả không chính xác. Có một 
phương pháp tối ưu hơn sẽ gi p bạn hoàn thành tốt công việc này, cách thực hiện 
cũng khá đơn giản như sau: 
Bước 2: - Trên bảng tính chứa cột họ tên cần tách, nhấn Alt+F11 
Bước 3: - Tiếp theo, bạn nhấn menu Insert và chọn Module sẽ xuất hiện một cửa sổ 
soạn thảo. 
Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: 
Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) 
Dim j As Integer 
Name = Trim(ten) 
For j = Len(Name) To 1 Step -1 
If Mid(Name, j, 1) = " " Then 
If lg = "1" Then 
Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) 
Else 
Tachten = Left(Name, j) 
End If 
Exit For 
End If 
Next 
End Function 
Bước 5:- Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại và quay trở về bảng tính Excel. 
Bước 6:- Bây giờ để tiến hành tách riêng họ và tên đệm vào một ô mới, bạn đặt con trỏ 
tại ô mới chứa họ và tên đệm rồi nhập vào công thức =TachTen(B3,0) và nhấn Enter sẽ 
thấy ngay kết quả. 
- Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập 
vào công thức =TachTen(B3,1) rồi nhấn Enter là xong. 
Ghi chú: B3 chính là địa chỉ của ô ban đầu chứa cả họ, tên đệm và tên. 
11. Tạo mục lục trong Excel 
Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều worksheet 
(trang tính), bạn sẽ cảm thông được sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính nào đó. Khi 
đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều hướng trong 
bảng tính. 
Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều 
hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính xác nơi bạn muốn 
đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động 
tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí có thể dùng 
các hàm Macro4 – không trình bày ở đây). 
Tạo chỉ mục thủ công 
Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một worksheet và đăt cho nó một cái tên, ví dụ như 
tên là Index. Sau đó, bạn nhận vào tên của các worksheet có trong workbook và tạo các siêu 
liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập. 
Để tạo hyperlink bạn chọn tên sheet, sau đó vào Insert | chọn Hyperlink tại nhóm Links | 
Insert | Hyperlinks] hoặc nhấn phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink. 
Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK để hoàn tất. 
Phương pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều worksheet và tên worksheet 
không có sự thay đổi thường xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo trì 
trang chỉ mục. 
Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA 
Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động tạo ra các chỉ mục. Đoạn mã sau đây sẽ tự 
động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet mà bạn có trong workbook. 
Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi worksheet lưu chỉ mục được chọn. 
Đoạn mã này phải được đặt trong private module của Sheet chứa chỉ. Chèn một worksheet mới 
vào workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa 
tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F11. 
Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: 
Private Sub Worksheet_Activate() 
 Dim wSheet As Worksheet 
 Dim lCount As Long 
 lCount = 1 
With Me 
 .Columns(1).ClearContents 
 .Cells(1, 1) = "INDEX" 
End With 
For Each wSheet In Worksheets 
 If wSheet.Name Me.Name Then 
 lCount = lCount + 1 
 With wSheet 
 .Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index 
 .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _ 
 "Index", TextToDisplay:="Back to Index" 
 End With 
 Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _ 
 "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name 
 End If 
Next wSheet 
End Sub 
Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. Để 
chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác trong workbook và sau đó 
chọn lại worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate. 
Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi worksheet kèm theo số chỉ 
mục của worksheet trong bảng tính (worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3 . n). 
Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên worksheet 
của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa 
chỉ khác phù hợp hơn. 
Lưu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì các hyperlink 
được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do ch ng đã liên kết đến các Name 
trong workbook hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ 
trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.