Giáo trình Microsoft excel 2003

 xâu kí tự, địa chỉ ô hay vùng ô, tên vùng, công thức, hay những hàm khác. 
Ví dụ: Hình dưới minh họa một công thức có sử dụng hàm. Ô D9 chứa giá trị trung bình cộng của các số từ ô C5 đến C9. Hàm EVERAGE sẽ tính giá trị trung bình các ô trong danh sách đối số.
Hình 26. Các bước nhập tham số vào hàm AVERAGE
* Các bước để nhập một hàm:
Khi con trỏ nhập văn bản đang ở tại vị trí cần nhập hàm thì nhấn chuột vào menu Insert -> chọn ¦x Function.
Hình 27. Làm việc với hàm
Hộp thoại Insert Function xuất hiện
Trong hộp Or select a category: chọn All để hiện thị tất cả các hàm.
Trong mục Select a function: lựa chọn hàm cần thực hiện ở khung bên dưới.
Nhấn OK để kết thúc.
Hình 28. Hộp thoại Insert Function
Nếu biết chính xác tên hàm và cách điền các tham số chúng ta có thể gõ trực tiếp trên thanh công thức.
- Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách các đối số trong hàm.
- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : 
0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất).
	1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất).
3.2 Các hàm thường dùng
? Hàm ROUND: Làm tròn một số đến một số thập phân nhất định
Dạng thức: ROUND(Đối số 1;Đối số 2)
Đối số 1 là số muốn làm tròn; Đối số 2 là số thập phân muốn làm tròn.
Ví dụ: =ROUND(9,98;1) – Kết quả là 10
? Hàm MAX, MIN: Cho giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách đối số.
Dạng thức: MAX(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Dạng thức: MIN(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Ví dụ: =MIN(G4:G10) – Cho giá trị thấp nhất trong danh sách đối số.
? Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị của danh sách đối số.
Dạng thức: = AVERAGE(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô
Ví dụ: =AVERAGE(A1;B5:B10) – Tính trung bình cộng các ô trong phạm vi từ B5 đến B10 và ô A1
? Hàm COUNT: Đếm những ô chứa dữ liệu số trong vùng.
Dạng thức: = COUNT(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Ví dụ: =COUNT(H4:H20) – Đếm những ô chứa dữ liệu số, các ô kiểu khác không được đếm.
? Hàm COUNTA: Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng.
Dạng thức: = COUNTA(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n)
Ví dụ: =COUNTA(H4:H20) – Đếm những ô chứa dữ liệu cùng kiểu từ ô H4 đến H20
? Hàm SUM: Tính tổng các giá trị của danh sách đối số.
Dạng thức: SUM(Đối số 1;Đối số 2;;Đối số n).
Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô
Ví dụ: =SUM(G4:G10) – Tính tổng số trong phạm vi từ G4 đến G10.
? Hàm IF: Nếu biểu thức điều kiện đúng thì hàm nhận giá trị khi đúng, nếu không sẽ nhận giá trị khi sai.
Dạng thức: =IF(Biểu thức điều kiện;giá trị nếu đúng;giá trị nếu sai)
Biểu thức điều kiện là biểu thức logic bất kì, nhận giá trị đúng hoặc sai.
? Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện đơn giản
Dạng thức: =SUMIF(vùng ước lượng;điều kiện;vùng tính toán)
- Vùng ước lượng: Là một vùng ô
- Điều kiện: Có thể là hằng số, địa chỉ của một ô, hay dạng thức “>1500000”
- Vùng tính toán: Các ô thật sự cần tính toán. Nếu bỏ qua tham số này thì vùng ước lượng được lấy làm vùng tính toán.
? Hàm COUNTIF: Đếm theo điều kiện đơn giản.
Dạng thức: =COUNTIF(vùng ước lượng;điều kiện)
Điều kiện: Có thể là hằng sô, tọa độ của một ô, hay dạng thức “>1500000”
? Hàm VLOOKUP: 
Dạng thức của hàm: 
=VLOOKUP(Giá trị tìm kiếm;vùng bảng đối chiếu;cột trả kết quả;sắp xếp vùng đối chiếu)
Bài tập: 
1. Mở bảng tính mới và nhập dữ liệu vào Sheet1 bao gồm các mục như hình.
2. Bảng đối chiếu được nhập trên cùng trang bảng tính trong vùng ô D13:E18 gồm cột chức vụ và phụ cấp.
3. Thực hiện điền phụ cấp vào bảng lương chính một cách tự động tại ô F6 theo công thức =VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0).
Giải thích công thức VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0) như sau:
- Vùng giá trị tìm kiếm là giá trị tại ô D5
- Vùng bảng đối chiếu là $D$13:$E$18, với địa chỉ tuyệt đối.
- Cột trả lại kết quả là cột thứ 2 trong bảng đối chiếu – cột phụ cấp.
- Cuối cùng số 0 cho biết không cần sắp xếp cột đầu tiên trong bảng đối chiếu theo trật tự giá trị tăng dần.
4. Cuối cùng là sao chép công thức tại ô F5 đến các ô dưới.
BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ
	Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục. Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích. Ngoài ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú
1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau
Bôi đen vùng dữ liệu cần lập biểu đồ
Cách 1: Nháy vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ.
Cách 2: Nhắp chuột vào menu Insert -> Chart -> xuất hiện hộp thoại Chart Wizard.
Hình 29. Chọn kiểu biểu đồ hay đồ thị
Chọn kiểu biểu đồ (VD: Biểu đồ hình cột đứng) -> Next chuyển sang bước tiêp theo -> Next chuyển sang bước tiếp.
Hình 30. Thêm tiêu đề chung và tiêu đề trục ngang, dọc
- Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title.
- Gõ tiêu đề trục Y vào trong ô Value (Y) axls.
- Nhấn nút Next để chuyển sang bước chọn nơi đặt biểu đồ, đồ thị, chọn Sheet2 trong ô As object In.
- Nhấn nút Finish để kết thúc.
2. Sửa đổi biểu đồ, đồ thị 
2.1 Thêm tiêu đề, chú thích ý nghĩa các trục đồ thị
? Thêm tiêu đề
- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option.
Hình 31. Phải chuột chọn Chart Options để chỉnh sửa đồ thị
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Titles sau đó đánh tiêu đề mới hoặc chỉnh sửa lại tiêu đề.
- Nhấn OK để kết thúc.
? Chú thích ý nghĩa các trục đồ thị
- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option.
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Legend sau đó tích vào ô Show Legend (hiển thị chú thích).
- Trong mục Placement, chúng ta lựa chọn chế độ hiển thị chú thích (trên, dưới, trái, phải)
- Nhấn OK để kết thúc.
? Xóa bỏ tiêu đề, chú thích
- Nhắp chuột chọn tiêu đề hay chú thích.
- Nhấn phím Delete để xóa bỏ.
2.2 Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị
	Trong những trường hợp người dùng muốn dữ liệu cơ sở phải đi kèm cùng với biểu đồ thì thực hiện thao tác sau:
	- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option.
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Data Table sau đó đánh dấu chọn vào ô Show data table.
- Nhấn OK để kết thúc.
Hình 32. Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị
BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN
1. Thay đổi lề của trang in
- Để thay đổi lề của trang in ta nhắp chuột vào File -> Page Setup-> Chọn thẻ Margin.
Hình 33. Thẻ Margin – thiết đặt lề cho trang bảng tính
Trong thẻ Margin có các hộp thoại sau:
+ Top/Bottom/Left/Right: Để thiết lập khoảng cách lề trên/dưới/trái/phải của trang in. Thông thường, đơn vị đo là Inches. Có thể nhập giá trị trực tiếp vào ô hoặc sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm khoảng cách.
+ Header: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng đầu trang.
+ Footer: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng chân trang.
+ Center on page: Căn chỉnh dữ liệu vào giữa theo hai chiều.
Horizontally: Chiều ngang trang in.
Veritically: Chiều dọc trang in.
Có thể nhấn vào nút Print Preview để xem các thiết đặt trên được áp dụng vào tài liệu như thế nào. Nhấn vào nút Print nếu muốn in ngay, nhấn vào nút Options nếu muốn thay đổi thông số của máy in.
2. Thay đổi trang in
- Nhắp chuột vào File -> Page Setup-> Chọn thẻ Page. Thiết đặt các thông số sau:
- Mục Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in
Portrait: In theo chiều dọc của trang giấy.
Landcape: In theo chiều ngang của trang giấy.
- Mục Scaling: Cho phép thay đổi tỷ lệ, kích thước nội dung trang in.
Adjust to: Có thể phóng to hoặc thu nhỏ nội dung theo tỉ lệ phần trăm so với kích thước chuẩn 100% ban đầu.
- Mục Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (A3, A4, Letter,)
- Nhấn OK để kết thúc.
3. Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước
- Nếu muốn thu nhỏ nội dung để in trong một trang ta thực hiện như sau:
+ Vào menu File -> Page Setup-> Chọn thẻ Page.
+ Trong hộp chọn Fit to, gõ số 1 và xóa bỏ giá trị trong ô bên phải. Khi đó, tất cả dữ liệu trong một bảng tính, dù nhiều hay ít, đều được sắp xếp để chỉ in ra một trang giấy.
Hình 34. Đặt Fit to bằng 1 dể in nội dung trong 1 trang
- Tương tự như vậy ta có thể căn chỉnh để cho in vừa số trang như mong muốn (VD: Muốn in tổng số là 5 trang, ta cũng chỉ việc gõ số 5 vào hộp chọn Fit to).
4. In ấn
Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Print hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P làm xuất hiện hộp thoại.
Hình 35. Hộp thoại Print
? Chọn máy in: Trong mục Printer, nhấn vào ô Name để chọn máy in.
? In toàn bộ bảng tính:
Một bảng tính gồm nhiều trang bảng tính, mỗi trang bảng tính lại chứa dữ liệu độc lập với nhau, vì vậy cần thận trọng khi thực hiện thao tác này, tránh lãng phí giấy.
- Trong phần Print What, nhấn chọn Entire workbook.
- Nhấn nút Preview để xem lại các trang sắp in.
? In toàn bộ trang bảng tính hiện hành
- Trong phần Print What, nhấn chọn Active sheet(s).
- Trong phần Print Range, nhấn chọn vào All.
- Nhấn vào nút Preview để xem lại các trang sắp in.
? In một vùng ô định trước
	Để in một phần trang bảng tính hiện hành (VD: Một dãy cột, vùng ô), chọn vùng ô định in (sử dụng phím Shift và Ctrl hỗ trợ thao tác chọn) trước khi mở hộp thoại Print.
	- Trong phần Print What, nhấn chọn Selection.
	- Nhấn vào nút Preview để xem lại các trang sắp in.
	? In một phần trang bảng tính
	Trong một trang bảng tính mà ta có 10 trang nhưng ta chỉ muốn in từ trang 2 đến trang 5 thì ta làm như sau:
	- Trong phần Print Range, nhấn chọn vào Page(s).
Gõ số thứ tự trang muốn in đầu vào ô From, số thứ tự trang in cuối vào ô To
Trong trường hợp chỉ muốn in ra một trang thì gõ số thứ tự tờ đó vào cả hai ô From và To.
? In bảng tính ra nhiều bản
- Chúng ta có thể đặt số bản in sẽ in ra giấy trong phần Copies chọn ô Number of copies.
- Thường là máy mặc định là in hết bản in này đến bản in khác (nhấn chọn Collate)
- Nếu muốn in song song các trang giống nhau thì bỏ chọn trong ô Collate.