Giáo trình Tìm hiểu Microsoft Office 2007
MỤC LỤC
PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007.6
1. Làm quen nhanh với Excel 2007.6
a. Những thuật ngữ cần nhớ.6
b. Ribbon công cụ mới của Excel 2007 .6
c. Chuẩn XML .7
2. Tìm hiểu Excel 2007: Tạo một workbook đầu tiên .7
a. Mở một workbook có sẵn .7
b. Lưu workbook.8
c. Đóng workbook.9
d. Sắp xếp workbook .9
e. Thủ thuật cơ bản với worksheet.9
3. Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức .11
a. Tìm hiểu về công thức Excel 2007 .11
b. Bắt đầu với dấu bằng (=) .12
c. Tìm hiểu về công thức tổng giá trị trong một cột (SUM).12
d. Nên copy một công thức thay vì tạo ra một công thức mới .13
e. Tìm hiểu về cell (ô).14
f. Cập nhật kết quả công thức .14
g. Sử dụng công thức Sum cho một vài giá trị trong cột .15
h. Sử dụng công thức đơn giản khác trong Excel 2007.15
i. Tìm giá trị trung bình.15
j. Tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất.16
k. In các công thức để dễ ghi nhớ .16
l. Dấu hiệu lạ xuất hiện trên bảng tính.17
m. Tìm nhiều công thức khác .18
4. Cách dùng hàm trong Excel 2007 để xác định thông tin ngày .18
a. Bài học thứ nhất: Ngày liên quan đến Excel như thế nào?.18
b. Bài học thứ hai: Tính toán ngày tháng bằng cách sử dụng công thức.20
PHẦN II: CÁCH TẠO BIẾU ĐỒ .24
thêm các lệnh khác Nút hình mũi tên (gọi là Dialog Box Launcher) ở góc phía dưới bên phải của một nhóm là nơi cung cấp thêm cho bạn những lựa chọn sẵn có của nhóm, nhưng mặc định thì Excel 2007 không hiển thị trên Ribbon. Để hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên, ngay lúc đó sẽ có một hộp thoại hoặc bảng chứa tác vụ xuất hiện. Ví dụ, trong nhóm Font đã có tất cả các lệnh được sử dụng nhiều nhất để thực hiện các thay đổi: thay đổi font chữ, thay đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, hoặc gạch dưới). Nhưng nếu muốn có nhiều lựa chọn hơn nữa, chẳng hạn như superscript, chỉ cần bấm vào nút hình mũi tên ở góc dưới bên phải của Font, bạn sẽ nhận được hộp thoại cung cấp các các superscript có các tùy chọn khác liên quan đến phông chữ. c. Tạo thanh công cụ cho riêng bạn Nút lệnh Office: là nơi chứa các lệnh được sử dụng thường xuyên nhất như lệnh như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn và danh mục lưu tạm các tập tin vừa mở trước đó. Nút lệnh Office thay cho menu File của phiên bản cũ. Thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh quan trọngvà cơ bản nhất. Người dùng có thể tùy biến thanh công cụ này bằng cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục các lệnh và bấm chọn thêm các lệnh cần hiển thị trên thanh lệnh. d. Chuẩn XML Điều đáng lưu ý khác: Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS. Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết. e. Hệ thống phím tắt trong Office 2007 Ngoài cách sử dụng chuột để cuốn các thanh cuốn ngang, dọc, các phím mũi tên, trong Excel 2007, người dùng có thể dùng tổ hợp phím tắt (phím nóng) để di chuyển đến trong bảng tính một cách nhanh chóng hơn. Các phím tắt dùng để di chuyển nhanh trong Excel 2007 Nhấn phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xuống dòng Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong worksheet Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 55 Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô trống Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành Đối với các Ribbon, bạn cũng có thể thao tác với phím nóng: Dùng tổ hợp phím Ctrl+F1 để bật hay tắt thanh Ribbon. Nhấn nhanh phím ALT một lần để truy cập các nhóm lệnh trên thanh như Home, Insert, Bạn cũng có thể dùng các phím ← → ↑ ↓ để di chuyển trong thanh Ribbon, sau đó nhấn Enter để kích hoạt lệnh bạn cần. Nhấn phím ALT một lần hoặc nhấn phím ESC để quay lại vùng làm việc trên bảng tính. Nhấn tổ hợp Ctrl+N để tạo nhanh một Workbook. 2. An toàn thông tin Có thể bạn không nhận ra nhưng máy tính của bạn đang bị đặt trong tầm ngắm. Không phải chỉ bạn mà tất cả máy tính khác cũng vậy. Có những người đang cố thâm nhập Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 56 vào các máy tính nhằm tư lợi hoặc một mục đích nào đó. Bạn cần phải nhận thức được các đe dọa để bảo vệ máy tính của mình tốt hơn. a. Các đe dọa an ninh Có thể một số khái niệm đã quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, lừa đảo qua mạng. Để bảo vệ máy tính của bạn tốt hơn, bạn cần hiểu các mối đe dọa trên là gì. Hầu hết các đe dọa an ninh được biết đến như một phần mềm hoặc một đoạn mã độc hại (malicious software / code), các phần mềm này âm thầm điều khiển máy tính của bạn mà bạn không hay biết gì. Đa số các phần mềm độ được thiết kế để tự nhân bản và lây nhiễm sang các file hoặc các máy tính khác. Một trong các cách lây nhiễm là gửi một e-mail có chứa mã độc dưới tên bạn tới các địa chỉ liên lạc trong máy tính của bạn. Những gì mã độc thực hiện trên máy của bạn phụ thuộc vào nó là dạng gì và tính phá hoại ra sao. Có thể nó chỉ tạo ra các thông điệp gây phiền toái hoặc thực sự gây tổn hại bằng cách xóa các dữ liệu và chương trình của bạn. Đây là một số định nghĩa về các phần mêm độc, dựa vào đó bạn sẽ biết mình đang phái đối mặt với cái gì: Virus Phần mềm hoặc đoạn mã có khả năng tự nhân bản. Một virus lây lan bằng cách đính kem nó vào một file hoặc chương trình khác. Worm Phần mềm nhân bản bằng cách tự gửi bản sao của nó qua mạng. Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của bạn. Trojan horse Phần mềm không gây hại nhưng nó sẽ lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để mở đường cho một phần mềm khác (virus, worm...) tấn công máy tính của bạn. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 57 Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân của bạn, hoặc chúng cũng có thể thay đổi các thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn. Thường máy tính bị nhiễm Spyware khi truy cập các trang web không đáng tin cậy. Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường là thông qua email. Một số kịch bản lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính của bạn. Tin tốt là Outlook 2007 đã được tích hợp hệ thống chống Phishing. b. Nguồn lây nhiễm Các mã độc lây nhiễm vào máy tính của bạn bằng cách ẩn mình trong một thứ gì đó có vẻ vô hại. Chảng hạn như một file đính kèm trong email, một phần mềm tải từ Internet, một website mà bạn ghé qua, một file chia sẻ hoặc mạng máy tính, một đĩa mềm và thậm chí là một tài liệu Office. Cơ bản thì mọi thứ đến từ một máy tính khác đều tiềm ẩn rủi ro. Lưu ý Đôi khi các mã độc không ẩn mình và tấn công một cách công khai. Ngoài việc cẩn trọng trước các thông tin đến từ máy tính khác, bạn cũng nên cẩn thận khi ghé thăm các website có yêu cầu thông tin cá nhân, hãy xác định đó có phải trang web giả mạo không trước khi điền thông tin. Ví dụ bạn phải chắc rằng mình đang ở trang web chính thức của ngân hàng bạn mở tài khoản chứ không phải ở một trang có giao diện giống nó. Một lưu ý khác là khi bạn lướt qua một trang web thực tế bạn đang tải về các file từ Server. Hãy chắc rằng trang web đó đáng tin cậy. c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro Cách cơ bản nhất để tăng cường an ninh hệ thống là bảo đảm phần mềm tren máy tính của bạn luôn cập nhật. Microsoft thường xuyên phát hành các bản cập nhật - cái mà giới truyền thông hay gọi là bản vá (patch) - để chiến đấu với các đe dọa mới xuất hiện. Các bản cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows và Microsoft Office. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 58 Một cách hay là thường xuyên kiểm tra và cập nhật cả Windows và office bằng cách ghé qua trang cập nhật của Microsoft. Ngoài ra bạn còn có thể thiết lập Microsoft Update tự động tải về các bản cập nhật khi chúng được phát hành. Một khi đã thiết lập xong, chương trình sẽ luôn được tự động cập nhật. d. Phần mềm chống Virus Cách phòng vệ quan trọng nhất là sử dụng các chương trình chống Virus. Hãy cài đặt và cập nhật thường xuyên. Nếu máy tính của bạn nằm trong hệ thống mạng có thể người quản trị mạng sẽ thực hiện thay bạn điều đó. Các phần mềm chống Virus được thiết kế để phát hiện các Virus đã được nhận dạng. Vì virus mới không ngừng được phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình thường xuyên. Khi một virus mới xuất hiện trên thế giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus thường tung ra bản cập nhật trong vòng vài giờ sau khi nhận diện virus. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 59 e. Một số thiết lập an ninh khác Có thể tổng kết các ước bạn cần thự hiện để tăng cường an ninh hệ thống như sau: Cài chương trình diệt virus và spyware. Sử dụng các mật mã phức tạp (gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt như "&" "%" "$"...). Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát các luồng thông tin Thường xuyên sao lưu dữ liệu quan trọng f. An toàn cho email Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus nhất là email và các file đính kèm. Đôi khi chỉ cần mở một email cũng có thể kích hoạt virus. Ngay cả khi đã cài đặt chương trình chống virus, một virus mới có thể xuất và nhà sản xuất chưa kịp cập nhật thông tin về nó. Vì vậy, hãy thận trọng với các file đính kèm đặc biệt là khi người gửi là hoàn toàn xa lạ (hoặc có thể là tên một người quen như nội dung không phù hợp) , hoặc nếu tiêu đề và tên file đính kèm có gì đó bất thường. Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 60 Lưu ý Outlook 2007 có các tính năng ẩn phòng chống virus trong file đính kèm. Ví dụ các loại file thường được dùng để phát tán virus sẽ tự động bị chặn . Ngoài ra nếu bạn vẫn lo lắng về là thông tin bạn nhận được có thể chứa virus thì vẫn có một số cách hiệu quả ngoài việc dùng phần mềm. Chẳng hạn bạn có thể gọi điện cho người gửi để xác nhận xem có đúng họ đã gửi email cho bạn không hay email được gửi từ một kẻ mạo danh nào đó. Lưu ý Đừng bao giờ mở các email và file đính kèm đáng nghi trước khi bạn có thể xác minh thông tin người gửi.
File đính kèm:
- Tim-hieu-Excel-2007.pdf