Giáo trình Tin học văn phòng - Chương 2: Lập bảng biểu trong Microsoft Excel

Chương 2 : LẬP BẢNG BIỂU 
TRONG MICROSOFT EXCEL 
Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng
Thay đổi độ rộng một cột, một dòng - dùng Chuột 
Cột : Drag Chuột trên đường gạch đứng giữa 2 cột để thay đổi độ rộng cột bên trái 
Dòng : Drag Chuột trên đường gạch ngang giữa 2 dòng để thay đổi chiều cao của dòng bên trên
Thay đổi độ rộng nhiều cột, nhiều dòng - dùng Menu Format 
Đối với cột : 
Chọn một số ô của những cột cần thay đổi độ rộng
Thực hiện lệnh Format \ Columns \ Width 
Gõ vào giá trị độ rộng cột cần thay đổi tại Column Width
Nhấn OK 
Đối với dòng : 
Thao tác tương tự đối với cột, chỉ thay lệnh Format \ Column \ Width bằng lệnh Format \ Row \ Heigh
t
Chọn một số ô của những dòng cần thay đổi độ rộng
 Thực hiện lệnh Format \ Row \ Height
Gõ chiều cao dòng cần thay đổi tại Row Height
Nhấn OK hay gõ 
Chèn dòng , cột, ô trống vào bảng tính 
Chèn một cột : 
Chọn vị trí muốn chèn cột
Thực hiện lệnh Insert \ Column 
Chèn một dòng : 
Chọn vị trí muốn chèn dòng
Thực hiện lệnh Insert \ Row
Chèn một ô :
Chọn vị trí muốn chèn ô trống
Thực hiện lệnh Insert \ Cells
Xóa dòng , cột, ô 
Xoá dòng :
Chọn dòng muốn xóa
Thực hiện lệnh Edit \ Delete\ Entire row 
Xóa cột : 
Chọn cột muốn xóa 
Thực hiện lệnh Edit \ Delete\ Entire column
Xóa ô :
Chọn ô muốn huỷ bỏ
Thực hiện lệnh Edit \ Delete
Ẩn ( hiện ) dòng, cột : 
Chọn dòng, cột muốn ẩn ( hiện ) bằng cách drag Chuột trên những dòng cột đó 
Thực hiện lệnh Format \ Row (Column) \ Hide ( unhide)
Định dạng dữ liệu 
Định dạng kiểu số :
Các số liệu đã được nhập vào một ô,được trình bày trong ô phụ thuộc vào ô đó được trình bày theo lớp (hay dạng thức) dữ liệu (Category) nào. Có thể định dạng theo các lớp sau : 
General : dạng chung
Number : dạng số
Accounting:dạng kế toán,với số tiền âm,chỉ có một kiểu hiển thị .Ví dụ VND (100.112).Tuỳ chọn kí hiệu tiền tệ .
Date : dạng ngày,theo mặc định của Microsoft Excel,từ 01/01/1930 – 31/12/2029
Time : dạng thời gian
Currency : dạng tiền tệ với số tiền âm,có nhiều kiểu hiển thị .Ví dụ VND (100.112), - VND 100.112, số màu đỏ
Percentage : dạng phần trăm
Fraction : dạng phân số 
Scientific : dạng khoa học ,hiển thị số bằng kí hiệu số mũ
.
Định dạng của các lớp này theo định dạng trong Windows9x - Control Panel – Regional Settings
Trong một lớp có thể có nhiều dạng khác nhau .Ví dụ lớp Date có các dạng sau :
Dạng thức
Kiểu thể hiện
dd-mmm-yy
dd-mmm
mm/dd/yyyy
dd/mm/yyyy
mm/dd/yy
12-Mar-97
12-Mar
12/15/1999
20/10/2000
11/21/96
Người sử dụng có thể định nghĩa dữ liệu trình bày theo lớp và dạng nào tuỳ ý.
Thực hiện định dạng hiện số theo qui trình sau :
Chọn vùng dữ liệu để định dạng hiện số 
Thực hiện lệnh Format\Cells và chọn Number
Chọn loại lớp trong Category,rồi chọn dạng của lớp đó
Nhấn OK để hoàn tất thao tác định dạng đó.
Ghi chú: Nếu không tìm được dạng trong một lớp để định dạng hiện số ,người sử dụng có thể chọn lớp Custom và gõ dạng trực tiếp vào Type.
Căn chỉnh vị trí dữ liệu trong ô
Dữ liệu nhập vào một ô được căn chỉnh theo 2 chiều :
Theo chiều ngang (Horizontal) trong ô
Theo chiều dọc (Vertical) trong ô
Thực hiện việc căn chỉnh vị trí dữ liệu trong ô theo các bước sau :
Chọn vùng chứa dữ liệu để căn chỉnh vị trí
Thực hiện lệnh Format \ Cells \ Aligment
Chọn căn chỉnh theo chiều ngang trong ô tại nút lệnh Horizontal : Left, Right, Center
Chọn căn chỉnh theo chiều dọc trong ô tại nút Vertical : Top, Bottom, Center
Nhấn OK 
Định dạng văn bản :
Văn bản trong ô có thể định dạng theo ba thành phần :
Font ( mặt chữ )
Style (kiểu nghiêng, đậm , gạch chân ...)
Size (cỡ chữ )
Thực hiện định dạng văn bản theo qui trình sau :
Chọn vùng muốn định dạng văn bản 
Thực hiện lệnh Format \ Cells \ Font
Chọn mặt chữ trong Font, kiểu chữ trong Style, cỡ chữ trong Size
Underline : chữ gạch chân 	
Effects : chữ có gạch ngang, chỉ số trên, chỉ số dưới
Color : màu chữ
Nhấn OK 
Kẻ khung :
Chọn vùng muốn kẻ khung
Thực hiện lệnh Format \ Cells \ Border
Chọn cạnh muốn kẻ trong Border
Chọn dạng đường kẻ trong Style
Nhấn OK 
Định dạng nền dữ liệu : 
Chọn vùng để địng dạng màu nền 
Thực hiện lệnh Format \ Cells \ Patterns và chọn Pattern
Chọn màu nền dựa vào những mẫu đưa ra trong Pattern
Nhấn OK 
Có thể thực hiện việc trên bằng các nút lệnh trên Formatting Toolbar 
Các thao tác với dữ liệu
Copy dữ liệu :
Có thể thực hiện theo ba cách :
Cách 1 : thực hiện bằng Menu lệnh Edit \ Copy 
Cách 2 : dùng trong trường hợp vùng đích kế bên vùng nguồn và vùng nguồn chỉ là một dòng hay một cột
Chọn vùng dữ liệu gồm vùng nguồn và vùng đích
Thực hiện lệnh 
Edit \ Fill \ Down : chép xuống dưới
Edit \ Fill \ Up : chép lên trên
Edit \ Fill \ Right : chép sang phải
Edit \ Fill \ Left : chép sang trái
Cách 3 : Dùng trong trường hợp vùng nguồn và vùng đích lân cận nhau
( Sao chép lặp (chép chuỗi), sao chép theo qui luật (­ hay ¯ )
Chọn vùng dữ liệu nguồn
Di chuyển con trỏ Chuột đến đúng biên dưới bên phải của vùng nguồn cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành dấu + 
Drag Chuột ra phía ngoài vùng dữ liệu
Di chuyển dữ liệu :
Cách 1 : Dùng Menu lệnh Edit \ Cut \ Paste
Chọn vùng dữ liệu muốn chuyển
Thực hiện lệnh Edit \ Cut
Di chuyển con trỏ ô đến vùng đích	
Thực hiện Edit \ Paste
Cách 2 : Dùng chuột 
Chọn vùng dữ liệu nguồn
Di chuyển con trỏ chuột đến đúng các cạnh của vùng nguồn cho đến khi xuất hiện hình mũi tên tại vị trí con trỏ Chuột 
Drag Chuột đến vị trí của vùng đích
Xoá dữ liệu :
Bằng Menu lệnh 
Chọn vùng dữ liệu muốn xoá
Thực hiện lệnh Edit \ Clear \ Contents Del hoặc nhấn phím 
Bằng chuột 
Chọn vùng dữ liệu muốn xoá
Di chuyển con trỏ chuột vào trong vùng muốn xoá
Kích phím phải chuột xuất hiện menu,chọn Clear Contents
Lấp đầy các ô bằng chuỗi số liên tiếp (Fill) :
Bằng Menu Edit\Fill	
Gõ số bắt đầu vào ô đầu tiên
Chọn vùng muốn Fill 
Thực hiện lệnh Menu Edit\Fill	\Series
Bằng Chuột :
 Gõ 2 số thứ tự liền nhau
 Đánh dấu 2 ô trên
 Đặt con trỏ chuột vào góc phải,bên dưới và kéo xuống
Sắp xếp ( sort) dữ liệu :
Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo 3 trường ( field ) . Trường đặt ở Sort By là ưu tiên nhất . Qui trình sắp xếp dữ liệu thực hiện như sau :
Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp
Thực hiện lệnh Menu Data \ Sort
Chọn tiêu đề (hoặc cột) muốn sắp xếp và thứ tự sắp xếp :
Ascending : sắp tăng dần
Descending : sắp giảm dần
Nhấn OK 
Liên kết dữ liệu 
Chép dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác có tính toán :
Mở hai bảng tính đồng thời trên cùng cửa sổ 
Đến bảng tính nguồn
Chọn vùng muốn chép (vùng nguồn)
Thực hiện lệnh Edit \ Copy
Đến vùng muốn đưa dữ liệu vào (vùng đích)
Đứng tại ô góc trên trái của vùng đích
Thực hiện lệnh Edit \ Paste Special
Chọn phép toán kèm theo việc chép :
None : Chép không tính toán
Add : Cộng vùng nguồn với vùng đích
Subst : trừ đích với nguồn
Multiply : nhân vùng nguồn với vùng đích
Divide : Chia vùng nguồn cho vùng đích
Nhấn OK 
Tạo công thức có tham chiếu đến bảng tính khác :
Từ một bảng tính cần đưa công thức vào (ví dụ Sheet1) với địa chỉ của bảng tính khác (ví dụ Sheet2) thì thêm tên bảng tính khác và dấu ! trước địa chỉ. Cũng có thể từ bảng tính này, kích vào một ô thuộc bảng tính khác để đưa địa chỉ vào.
Ví dụ : ô A3 của Sheet1, muốn tham chiếu đến ô D12 của Sheet2 rồi nhân với 20 , ta gõ vào công thức sau tại A3 :
=Sheet2!A12*20 
Vẽ các loại đường trong bảng tính
Chọn View \ Toolbars
Trong Toolbars chọn Drawing và nhấn OK để đưa thanh công cụ vẽ ra màn hình
Chọn loại đường muốn vẽ 
Dùng Chuột drag trên bảng tính để vẽ các đường . Khi đã có đường muốn chỉnh sửa thì kích đôi vào đường .