Giáo trình Tin học văn phòng - Chương 4: Cơ sở dữ liệu

Chương 4 : CƠ SỞ DỮ LIỆU 
Cơ sở dữ liệu trong Microsoft Excel
Đại cương về cơ sở dữ liệu
Bảng tính là một cơ sở dữ liệu ,đó là một bảng hai chiều,còn gọi là ma trận.
Các trường (field) của CSDL
Theo chiều ngang (các cột) :là các trường (field),mội trường có kiểu dữ liệu của nó như kiểu số,kiểu ngày,kiểu chuỗi
Ví dụ : 
Trường HỌ TÊN : kiểu chuỗi
Trường NGÀY SINH : kiểu ngày
Trường HỌC BỔNG : kiểu số
Tập hợp các kiểu dữ liệu để mô tả một đối tượng nào đó gọi là bản ghi (record).Các trường của dữ liệu là thuộc tính của bản ghi.
Các bản ghi (record)
Theo chiều dọc (các dòng ) :Mỗi dòng trên bảng tính là một bản ghi ,còn gọi là mẩu tin.Bản ghi này khác với bản ghi khác bởi giá trị dữ liệu được xác định trong các trường.
Tập hợp các bản ghi là một cơ sở dữ liệu.Trong Microsoft Excel,mỗi lần tạo bảng tính là một lần tạo một cơ sở dữ liệu .
Khi đã có tập tin bảng tính (cũng chính là tập tin cơ sở dữ liệu ) ,ta có thể :
Xem và sửa nội dung các bản ghi
Thêm hoặc xoá bớt bản ghi
Sắp xếp bản ghi theo khoá nào đó
Lọc các bản ghi theo điều kiện chỉ định
Tính tổng và tổng phụ của các trường dữ liệu kiểu số.
Làm việc với cơ sở dữ liệu 
Xem và sửa nội dung các bản ghi
Mở tập tin bảng tính bằng lệnh File\Open hoặc nút lệnh Open của thanh công cụ Standard 
Gọi lệnh Menu Data\Form,khuôn dạng làm việc với cơ sở dữ liệu xuất hiện
Bằng mouse hoặc bằng các nút lệnh,ta có thể xem và sửa các bản ghi.
Thêm bản ghi
Gọi lệnh Menu Data\Form,khuôn dạng (form) làm việc với cơ sở dữ liệu xuất hiện
Chọn nút New của form
Nhập dữ liệu vào hộp trống của các trường.
Muốn nhập thêm bản ghi,nhấn ,muốn kết thúc nhấn nút Close
Xoá bản ghi
Gọi lệnh Menu Data\Form,khuôn dạng (form) làm việc với cơ sở dữ liệu xuất hiện
Chọn bản ghi cần xoá
Nhấn nút Delete
Trong hộp thông báo của Microsoft Excel “Displayed record will permanently deleted”,chọn OK để xoá,chọn Cancel để huỷ lệnh.
Muốn xoá các bản ghi khác,tiếp tục thực hiện từ bước 2,muốn kết thúc nhấn nút Close
Vùng Database, Criteria, Extract 
Trên một cơ sở dữ liệu (CSDL) dạng bảng của Microsoft Excel , chúng ta có thể :
Lọc (Filter)
Xoá (Delete)
Rút trích (Extract)
những mẫu tin ( record) thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó.
Để thực hiện các thao tác này,ta cần tạo ra những vùng sau :
Vùng Database :
Là vùng CSDL gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu chứa các tiêu đề cột (Field Name), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẩu tin (Record)
Vùng Criteria :
Là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá hay rút trích. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng : dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện
Vùng Extract : 
Là vùng trích dữ liệu chứa các mẩu tin của vùng CSDL thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột của vùng muốn rút trích . Chỉ dùng đến vùng này khi thực hiện thao tác rút trích.
Các dạng vùng tiêu chuẩn 
Tiêu chuẩn số : Ô điều kiện có kiểu số
VD : Tiêu chuẩn số con là 2
Số con
2
Tiêu chuẩn chuỗi : Ô điều kiện có kiểu chuỗi
Tên
Nam
VD : tiêu chuẩn Tên là Nam
Trong ô điều kiện có thể dùng ký tự gộp :	
Dấu * thể hiện cho một nhóm ký tự bất kỳ
Dấu ? thể hiện cho một ký tự bất kỳ
VD : tiêu chuẩn tên bắt đầu bằng chữ H
Tên
H*
Tiêu chuẩn so sánh : Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh
Số con
>=2
VD : tiêu chuẩn số con >= 2 
Tiêu chuẩn công thức : Ô điều kiện có kiểu công thức
Lưu ý :
Tên tiêu đề của ô tiêu chuẩn phải đặt tên khác với tất cả dòng tiêu đề của vùng CSDL.
Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của dòng chứa dữ liệu đầu tiên của vùng CSDL để so sánh
VD :
XY
True
Tiêu chuẩn ký tự đầu tiên của tên khác H
Công thức nhập ở ô điều kiện là =left(C2,1)“H”
Liên kết các tiêu chuẩn :
Có thể liên kết các mẩu tin trong CSDL theo các giao (AND) hay hội (OR) của nhiều điều kiện khác nhau theo nguyên tắc :
Nếu các ô điều kiện đặt khác cột ® có tính chất giao	
Nếu các ô điều kiện đặt khác dòng ® có tính chất hội
Ví dụ: 
vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện Số con =2 và Chức vụ là NV hay Số con >2 và Chức vụ là TP
Số con
Chức vụ
2
NV
>2
TP
Tiêu chuẩn trống : 
Nếu trong ô điều kiện không có dữ liệu, tiêu chuẩn là tuỳ ý
Thao tác tìm kiếm, xoá và rút trích 
Lọc :
Thao tác này cần vùng CSDL và vùng điều kiện . 
Quy trình thực hiện như sau :
Di chuyển con trỏ vào vùng CSDL
Thực hiện lệnh Data \ Filter \ Advanced Filter
Chọn Filter the list in-place trong hộp Action 
Xác định địa chỉ vùng CSDL ở hộp List Range 
Xác định địa chỉ vùng điều kiện hộp Criteria Range
Nhấn OK 
Các mẩu tin không thoả điều kiện sẽ bị dấu đi trên bảng chính, chỉ còn lại các mẩu tin thoả điều kiện cần tìm
Thực hiện lệnh Data \ Filter \ Show All để lấy lại nội dung của cả bảng tính.
Xoá :
Thao tác này cần vùng CSDL và vùng điều kiện 
Thực hiện các bước giống thao tác lọc
Sau khi các dòng thoả mãn điều kiện được trình bày, chọn các dòng này và thực hiện lệnh Edit \ Delete Row
Thực hiện lệnh Data \ Filter \ Show All để lấy lại nội dung của cả bảng tính .
Rút trích :
Thao tác này cần vùng CSDL, vùng điều kiện và vùng rút trích : 
Di chuyển con trỏ vào vùng CSDL
Thực hiện lệnh Data \ Filter \ Advanced Filter và chọn Copy to another Location trong hộp Action .
Xác định địa chỉ vùng CSDL ở hộp List Range 
Xác định địa chỉ vùng DK ở hộp Criteria Range
Xác định địa chỉ dòng tiêu đề của vùng rút trích vào hộp Copy to
Nhấn OK,các mẩu tin thoả điều kiện của vùng Criteria sẽ được chép vào vùng rút trích .