Hướng dẫn Excel 2010

ó ký tự 
không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ô Find what cũng được) 
Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả 
những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các 
bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo. 
Lương Tuấn Vinh
8. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực 
Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) 
thì canh lế trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong 
một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào 
Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn 
General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn ➝ 
nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại. 
Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá 
trị số, ngày tháng sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái. 
Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực 
Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dang văn bản sang số 
thực. Các bước thực hiện như sau: 
Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu 
dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) ➝ nhấp phải 
chuột và chọn Paste Special ➝ chọn Add tại nhóm Operation ➝ nhấn OK để 
hoàn tất. 
Lương Tuấn Vinh
 Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô 
rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn 
bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực. 
Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi 
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để 
thực hiện việc chuyển đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm 
TEXT và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị 
dạng văn bản. 
Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau: 
Lương Tuấn Vinh
Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi 
các chuỗi văn bản như sau: 
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) 
Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem 
như là văn bản vì chúng được canh lề trái như hình sau: 
Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là 
các con số thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên: 
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0 
9. Tăng thêm số lần Undo cho Excel 
Tất cả chúng ta đều đã quen thuộc với chức năng Undo của Excel, cho phép chúng 
ta làm lại những sai lầm của mình. Tuy nhiên, mặc định, chúng ta chỉ có thể Undo 
được 16 lần. Chiêu này giúp bạn có thể tăng số lần Undo lên nhiều hơn, có thể đến 
100 lần. 
Khi bạn sử dụng chức năng Undo của Excel, và bạn đã thực hiện Undo 16 lần, thì 
nút Undo bị mờ đi, không thể Undo được nữa. Ngoài ra, khi bạn nhấn nút Save để 
lưu bảng tính, thì nút Undo cũng bị mờ đi, và danh sách những tác vụ (những hành 
Lương Tuấn Vinh
động đã thực hiện trên bảng tính) mà bạn đã thực hiện bị mất sạch. Đó là do khi 
bạn lưu bảng tính, Excel cho rằng bạn đã hài lòng với bảng tính này (thì mới nhấn 
Save), và nó thấy rằng không cần thiết phải giữ lại danh sách những tác vụ trước 
khi lưu nữa. 
Bạn có thể thấy rằng, quay lui lại 16 lần là không đủ, nhưng làm cách nào để tăng 
số lần này lên? Nghĩa là làm cách nào để tăng danh sách các tác vụ của bạn lên? 
Thưa rằng, có cách, và bạn có thể tăng con số này lên đến 100 lần. 
Để làm điều này, trước hết, bạn hãy thoát khỏi Excel. Sau đó bạn chạy lệnh Run 
của Windows (Start | Run, hoặc nhấn phím Window + R), gõ vào đó Regedit.exe 
và nhấn OK. 
Khi bạn đã mở được chương trình Regedit, hãy tìm đến khóa: 
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 11.0 \ Excel \ Options 
Con số 11.0 ở trên đây có thể khác, ví dụ với Excel2000 thì nó là 10.0, với Excel 
2010 thì nó là 12.0 
Lương Tuấn Vinh
 Nhấn Edit | New | DWORD Value (xem hình). Một mục mới New Value #1 sẽ 
được tạo ra trong khung bên phải, bạn nhập vào đó chữ UndoHistory, và nhấn 
Enter. 
Lương Tuấn Vinh
 Nhấn đúp (double-click) vào mục UndoHistory mới tạo, rồi gõ vào hộp thoại mở 
ra một con số bất kỳ, miễn là lớn hơn 16 và nhỏ hơn 100. Nhấn OK, rồi thoát 
Regedit. 
Lương Tuấn Vinh
Bạn hãy khởi động lại Excel và thử làm gì trong đó, rồi nhấn vào nút Undo xem 
bạn có thể Undo được bao nhiêu lần nhé. Hy vọng rằng Undo 100 lần, đã là quá đủ 
cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn nhấn lưu bảng tính, thì danh sách các tác vụ có thể 
Undo 
10. Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel 
Bước 1: Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập cả họ và tên vào 
cùng một ô. Tuy nhiên, có khi sau đó ta cần phải tách riêng tên ra khỏi họ và tên 
đệm, nếu làm thủ công bằng thao tác sao chép rồi dán qua ô khác thì sẽ rất bất tiện. 
Nếu sử dụng hàm Right kết hợp với một vài hàm khác thì cũng có thể cho ra kết 
quả như bạn muốn, nhưng trong một số trường hợp sẽ cho kết quả không chính 
xác. Có một phương pháp tối ưu hơn sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc này, 
cách thực hiện cũng khá đơn giản như sau: 
Bước 2: - Trên bảng tính chứa cột họ tên cần tách, nhấn Alt+F11 
Bước 3: - Tiếp theo, bạn nhấn menu Insert và chọn Module sẽ xuất hiện một cửa 
sổ soạn thảo. 
Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: 
Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) 
Lương Tuấn Vinh
Dim j As Integer 
Name = Trim(ten) 
For j = Len(Name) To 1 Step -1 
If Mid(Name, j, 1) = " " Then 
If lg = "1" Then 
Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) 
Else 
Tachten = Left(Name, j) 
End If 
Exit For 
End If 
Next 
End Function 
Bước 5:- Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại và quay trở về bảng tính Excel. 
Bước 6:- Bây giờ để tiến hành tách riêng họ và tên đệm vào một ô mới, bạn đặt 
con trỏ tại ô mới chứa họ và tên đệm rồi nhập vào công thức =TachTen(B3,0) và 
nhấn Enter sẽ thấy ngay kết quả. 
- Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và 
nhập vào công thức =TachTen(B3,1) rồi nhấn Enter là xong. 
Ghi chú: B3 chính là địa chỉ của ô ban đầu chứa cả họ, tên đệm và tên. 
Lương Tuấn Vinh
11. Tạo mục lục trong Excel 
Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều 
worksheet (trang tính), bạn sẽ cảm thông được sự khó khăn trong việc tìm kiếm 
một trang tính nào đó. Khi đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có 
để thuận tiện cho việc điều hướng trong bảng tính. 
Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ 
dàng điều hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính 
xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong 
một vài cách: bằng tay, tự động tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy 
chọn theo ngữ cảnh (thậm chí có thể dùng các hàm Macro4 – không trình bày ở 
đây). 
Tạo chỉ mục thủ công 
Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một worksheet và đăt cho nó một cái 
tên, ví dụ như tên là Index. Sau đó, bạn nhận vào tên của các worksheet có trong 
workbook và tạo các siêu liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng với tên 
mà bạn nhập. 
Để tạo hyperlink bạn chọn tên sheet, sau đó vào Insert | chọn Hyperlink tại nhóm 
Links | Insert | Hyperlinks] hoặc nhấn phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert 
Hyperlink. 
Lương Tuấn Vinh
Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK 
để hoàn tất. 
Phương pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều worksheet và tên 
worksheet không có sự thay đổi thường xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó 
khăn cho công tác bảo trì trang chỉ mục. 
Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA 
Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động tạo ra các chỉ mục. Đoạn mã 
sau đây sẽ tự động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet mà 
bạn có trong workbook. Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi worksheet lưu 
chỉ mục được chọn. 
Đoạn mã này phải được đặt trong private module của Sheet chứa chỉ. Chèn một 
worksheet mới vào workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột 
phải vào tên worksheet vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc 
nhấn tổ hợp phím Alt+F11. 
Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: 
Lương Tuấn Vinh
Private Sub Worksheet_Activate() 
 Dim wSheet As Worksheet 
 Dim lCount As Long 
 lCount = 1 
With Me 
 .Columns(1).ClearContents 
 .Cells(1, 1) = "INDEX" 
End With 
For Each wSheet In Worksheets 
 If wSheet.Name Me.Name Then 
 lCount = lCount + 1 
 With wSheet 
 .Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index 
 .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _ 
 "Index", TextToDisplay:="Back to Index" 
 End With 
 Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _ 
 "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name 
 End If 
Next wSheet 
Lương Tuấn Vinh
End Sub 
Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng 
tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác trong 
workbook và sau đó chọn lại worksheet Index để kích hoạt sự kiện 
Worksheet_Activate. 
Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi worksheet kèm 
theo số chỉ mục của worksheet trong bảng tính (worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, 
kế đó là 2, 3. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên 
khác nhau. Nếu ô A1 trên worksheet của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc 
đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn. 
Lưu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì 
các hyperlink được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng 
đã liên kết đến các Name trong workbook hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base 
được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name. 
Lương Tuấn Vinh