Một số thực đơn trong Microsoft Word giúp soạn thảo văn bản, bảng biểu,... nhanh

c thay, hơn nữa mất rất nhiều thời gian và công sức. Chẳng hạn bạn lấy báo cáo năm trước làm báo cáo năm nay (2007-2008 sửa thành 2008-2009), hoặc sửa từ Tô Hiệu thành Hua La,... chỗ thì sửa chỗ thì không, những sai sót này đôi khi phải trả giá khá đắt, muốn tránh được hậu họa này hãy làm như sau: 
1. * Edit * Replace... Hoặc ấn phím Ctrl + H
2. * gõ từ/câu cần thay (bỏ đi)
3. * gõ từ/câu cần thay thế vào
4. * thay thế 1 từ/câu (đầu tiên); * thay thế toàn bộ các từ/câu trong VB
Chú ý: Tuyệt đối không được thay tiếng, VD: xuân = hè thì tất cả các từ có tiếng xuân trong VB đều được thay bằng tiếng hè (mùa xuân = mùa hè; Phạm Thị Xuân = Phạm Thị Hè, thanh xuân = thanh hè,...). Khi thay thế xong cũng phải đọc qua lại VB tránh những trường hợp sai sót nguy hiểm, ví dụ: trong 1 VB tôi thay thế toàn bộ từ Tô Hiệu = Hua La, nhưng không ngờ có 1 số câu trong VB lại là: anh hùng Tô Hiệu, thay thế xong thành: anh hùng Hua La (1 sai sót chết người), cách khắc phục: gõ vào ô thứ nhất cụm từ: anh hùng Hua La, gõ vào ô thứ 2 cụm từ: anh hùng Tô Hiệu * Replace All thế là lại trả lại tên cho anh.
2.5. Go To... (đi tới): Trong 1 văn bản dài, có nhiều trang, nhiều dòng, nhiều đoạn,... khi muốn về 1 trang/1 đoạn/1 dòng,... theo ý mà cuộn chuột hay kéo thanh trượt dọc thì rất lâu mà nhiều khi tìm mãi không thấy, VB dài hàng 100 trang thì thật là khốn khổ khốn nạn, đời khổ như con... Đừng bi quan thế hãy tự tin lên có cách này nháy mắt là xong:
1. * Edit * Go To... Hoặc ấn phím Ctrl + G
2. * vào 1 trong các thực đơn theo ý, VD: Page (trang); Section (đoạn); Line (dòng),...
3. * gõ trang/đoạn/dòng,... cần đi tới ngay
4. * 
Chú ý: Mục 2.3; 2.4; 2.5 cùng 1 HT (HT này có 3 phiếu thực hiện các lệnh đã nêu trên)
3. Thực đơn View (xem):
- Header and Foter (tiêu đề trên dưới): Muốn biết TT của ai đó đang mở trên MT để ở đâu, để sau này vắng mặt họ mình chôm cho tiện (vì xin họ không cho), hãy làm như sau:
Hãy lườm nhanh đường dẫn của TT này rồi bôi đen đường dẫn TT trên, ấn phím
Delete (tắt đường dẫn của TT) * Close (tắt thanh CC) - Thao tác này chỉ được làm
trong 5 giây không nó bắt được quả tang thì toi đời !
1. * view * Header and Foter 
2. * (nút thả của thanh CC vừa xuất hiện trên MH)
3. *
4. Tiêu đề trên xuất hiện ngay đường dẫn đến TT
- Có nhiều người chỉ biết lưu TT, không biết TT nó nằm ở đâu, tắt máy đi lúc mở lại tìm mãi chẳng thấy TT, nếu có nhiều người sử dụng chung MT đó thì nghi ngờ thằng nọ, con kia chơi đểu xóa TT của mình đi rồi, đúng là loại vô lương tâm, giết người không gươm không giáo,... Nếu là dân tin học thì không bao giờ nó bẩn tính như thế đâu, nếu là mấy mẹ mìn trình độ dân trí kém vô tình lôi TT đó nhét vào thư mục nào đó chăng. 
Nếu bạn chưa biết lưu TT của mình vào đúng ổ đĩa, thư mục của mình thì trước khi tắt máy vi tính hãy kiểm tra đường dẫn đến TT của mình bằng cách trên để biết đường mà tìm.
4. Insert (chèn vào):
4.1. Break... (ngắt/dừng): Cùng trong 1 TT chỗ đánh VB thì muốn khổ giấy dọc, chỗ kẻ bảng biểu thì muốn khổ giấy ngang, nhưng MT thì dốt như con... xoay ngang thì ngang hết, dọc thì dọc hết, bực hết chỗ nói. Thực ra thì MT rất thông minh, chẳng qua bạn quen chỉ tay 5 ngón nên MT chẳng biết đường nào mà chiều thôi, thử làm thế này xem nhé !
Đặt con trỏ vào cuối trang liền trước trang muốn xoay giấy kiểu # 
1. * insert * Break ...
2. *
3. * OK
4. Đặt trỏ vào trang vừa được ngắt, xoay giấy, chỉnh lề, theo ý
Các hàng còn lại là các kiểu ngắt (ngắt cột/ngắt trang chẵn/ngắt trang lẻ,... làm thử sẽ biết)
4.2. Bookmark... (dấu/dấu định vị): Khi đang chỉnh sửa 1 TT dài có nhiều trang, muốn tắt máy để nghỉ/ăn cơm,... bạn phải lưu vào trong đầu 1 thông tin không cần thiết là đã sửa đến trang bao nhiêu, khi mở máy để làm việc tìm được đến trang rồi lại căng mắt dò tìm 1 lúc mới thấy chỗ mình đang chỉnh sửa, thật là mệt và lãng phí bộ nhớ của mình. Hãy tìm nhanh chỗ mình đang sửa như sau:
- Khi mở lại TT, * Insert * Bookmark * Go To * Closse, con trỏ sẽ xuất hiện đúng chỗ đã đánh dấu. Đặt dấu định vị lần sau trong TT này cũng làm tương tự (không cần đặt lại kí hiệu, chỉ cần đặt con trỏ vào đúng chỗ mới mình muốn đánh dấu là được)
1. Để con trỏ vào chỗ muốn đánh dấu
2. * Insert * Bookmark
3. Gõ kí hiệu theo ý
4. * 
4.3. Hyperlink... (siêu liên kết): Khi soạn thảo VB cần copy 1 vài số liệu ở VB cũ sang VB mới, thông thường bạn phải mở VB cũ bằng rất nhiều thao tác, muốn mở TT nhanh, cần liên kết các TT có liên quan với nhau như sau:
1. Bôi đen 1 chữ bất kỳ ở đầu VB đang mở
2. * Insert * Hyperlink...
3. * tên TT muốn liên kết
4. Nhìn thấy tên TT cần liên kết hiện ra đây thì * OK 
5. Lúc này chữ vừa bôi đen chuyển thành màu xanh/nâu, muốn mở nhanh VB vừa được liên kết chỉ việc ấn phím Ctrl và * vào chữ màu xanh/nâu
6. Hủy liên kết: @ vào chữ màu xanh/nâu * Remove Hyperlink...
7. Có thể liên kết TT này n TT kia
5. Format (định dạng):
5.1. Paragraph... (đoạn): Khi soạn VB nhiều người cứ ấn Tab để các đầu đoạn lui vào 1 Tab, ấn Enter để các đoạn cách nhau 1 dòng,... Vừa không đẹp, vừa mất thời gian, hãy làm như sau:
Soạn thảo VB bình thường, nhập VB sát lề trái, chỉ 8 khi cần chuyển sang đoạn khác.
1. Bôi đen toàn bộ VB
2. * Format * Paragraph...
3. * để giữa các đoạn cách nhau 1 khoảng rộng hơn
4. *
5. * 
6. * OK
7. Tìm các dòng muốn chỉnh vào giữa, bôi đen dòng đó căn sát lề trái rồi căn giữa là được
5.2. Change Case... (đổi kiểu chữ): Khi nhập VB sau dấu chấm cứ phải ấn Shift để gõ chữ cái in hoa, nhập danh sách họ và tên người,... cứ gõ 1 tiếng lại phải ấn Shift, nhiều lúc lại ấn nhầm phím Ctrl/Caps Lock máy tính sinh bệnh thật khổ vả lại làm chậm tốc độ gõ chữ. Hãy làm nhanh như sau: Gõ VB bình thường không cần ấn Shift. 
1. Bôi đen toàn bộ VB
2. * Format * Change Case...
3. * rồi * OK, tất cả các tiếng sau dấu chấm đều đổi chữ cái đầu tiếng là in hoa 
4. * rồi * OK, tất cả các tiếng đều đổi chữ cái là in hoa (dùng khi nhập DS họ và tên,...)
Các dòng chữ còn lại hãy thử sẽ biết tác dụng của nó
6. Tools (công cụ):
6.1. Word Count... (đếm từ...): Khi ra đề kiểm tra đọc/viết môn Tiếng Việt cho HS tiểu học phải biết được đoạn VB đó chứa bao nhiêu chữ/tiếng/câu,... hoặc làm 1 bài thi mà họ quy định chỉ được viết bằng này bằng kia từ,... thì thật quá mệt (có người còn không phân biệt được từ vì có phải cứ 1 tiếng là 1 từ đâu,...). Không sao trời sinh voi thì trời phải sinh cỏ, nếu không sinh cỏ thì voi sẽ ăn đặc sản,... Hãy làm như sau để đếm theo ý cực kỳ nhanh chóng:
1. Gõ 1 đoạn VB theo ý
2. * Tools * Word Count... thông báo các dòng bên là:
3. Số trang của VB
4. Số từ của VB
5. Số ký tự không có ký tự trắng (dấu cách) của VB
6. Số ký tự có ký tự trắng của VB
7. Số đoạn của VB
8. Số dòng của VB
6.2. AutoCorrect Option... (tùy chọn tự động): Khi soạn VB có 1 số tiêu đề/từ/câu,... thường xuyên phải gõ đến, lần nào cũng phải làm 1 việc giống nhau hơi chán mà mất rất nhiều thao tác, đôi lúc gõ sai phải sửa mất cả thời gian, hãy làm như sau: 
1. Gõ từ/câu/đoạn văn, theo ý (chỉnh sửa theo ý), bôi đen từ/câu/đoạn văn, đó
2. * Tools * AutoCorrect Option... 
3. * gõ kí hiệu theo ý (VD tôi gõ t1)
4. * Add * OK
5. Cách gọi từ tự động: gõ t1 và ấn dấu cách chữ (dòng chữ tiểu học Hua La hiện ra ngay) 
Chú ý: 
- Khi bôi đen không được bôi quá chữ 1 tí nào, nếu quá khi gọi từ/câu/đoạn văn,... con trỏ xẽ tự nhảy xuống dòng dưới
* vào đây nếu không gọi được VB tự động
- Cách làm này có thể áp dụng để gọi cả 1 VB dài vài chục trang/gọi QĐ,
- Không được đặt ký hiệu trùng với các nhà lập trình MT (VD: Ctrl+A,khi gọi sẽ không ra VB tự động của mình)
* Không gọi VB tự động: Nhập VB nhiều khi trùng với kí hiệu gọi VB tự động, từ/câu, sẽ tự chạy ra rất nguy hiểm (VD: bạn định gõ t1 vào góc hình chữ nhật thì nó lại thành chữ: tiểu học Hua La
- Hủy VB tự động: Làm như bước 2 & 3 
* gõ đúng kí hiệu mình đã đặt * Delete * OK
6.3. Customize(tùy chỉnh): Do nhu cầu công việc, nên sử dụng MT của mỗi người khác nhau, nếu cho hiện tất cả các thanh CC, nút CC ra MH soạn thảo thì rất chật và không cần thiết, nên lấy ra 1 số nút CC cần thiết cho việc của mình lên MH soạn thảo để dùng cho tiện.
1. * Tools * Customize
2. *
3. Tìm thanh CC có chứa nút CC cần lấy lên MH
4. Tìm nút CC muốn lấy lên MH
5. * lì đưa lên khu vực các nút CC, muốn đặt ở đâu thì thả *
Nút CC này dùng cộng trừ nhân chia cho tiện
6. Muốn hủy nút CC bất kì trên MH: ấn lì phím Alt rồi * lì vào nút CC muốn hủy kéo xuống MH soạn thảo thả *
7. Table (bảng biểu):
7.1. Insert (thêm): Khi kẻ bảng biểu nhiều người cứ phải căng mắt ra đếm dòng, đếm ô theo ý, kẻ thừa ra thì không biết đường mà cắt, kẻ thiếu thì không biết đường mà thêm, Hãy làm như sau để có số cột số dòng theo ý:
1. * Table * Insert * Table
2. * nhập số cột
3. * nhập số dòng
4. * OK hoặc 8
7.1. AutoFit (từ động làm cho vừa): Khi nhập giữa liệu vào bảng biểu, nhiều người chỉnh sửa dòng cột rất vất vả, kéo bên này nó chạy bên kia, kéo bảng biểu lên, xuống lại còn bị lỗi không thể chỉnh sửa được, lập 1 DS có vài chục học sinh mà cả ngày chẳng xong, mồ hôi nhễ nhại, tóc tai bù xù, Lớp trẻ nhìn thấy thì thề không bao giờ làm nghề giáo, nhìn khủng quá, Hãy chỉnh dòng tự động như sau:
1. Nhập dữ liệu vào bảng, không ấn 8 nếu chưa muốn xuống dòng
2. Bôi đen cả bảng
3. *
4. *
5. * tất cả các cột tự điều chỉnh để vừa với dữ liệu 
7.2. Convert (chuyển đổi): Lúc đầu thì bảo không lập bảng, sau lại bảo phải nhập dữ liệu vào bảng hoặc ngược lại, đúng là cái loại chập cheng, một VB dài như thế chuyển từ VB sang bảng hoặc ngược lại đến đời nào cho xong, lại còn bảo phải làm xong ngay để còn kịp nộp cấp trên, nếu cãi thì ăn đòn ngay, mà làm thì sống không bằng chết, Đừng lo chức năng chuyển đổi VBn bảng biểu sẽ giúp bạn, làm như sau:
- Từ VB Š bảng biểu: 
1. Bôi đen đoạn VB muốn chuyển đổi thành bảng biểu
2. * Table * Convert 
3. * Gõ số cột của bảng theo ý
4. * (hiện tích ở đây, nếu đã có tích rồi thì đừng ấn nữa)
5. * OK
- Từ bảng biểu Š VB: 
1. Bôi đen bảng biểu muốn chuyển đổi thành VB
2. * Table * Convert 
3. * 
4. *