Sắp xếp & thống kê trong Microsoft Excel

 Sắp xếp dữ liệu trong Microsoft Excel*TRẦN KIM TỐ UYÊN* Hàm thống kê (Satatistical functions) trong Microsoft Excel*TRẦN KIM TỐ UYÊN*Khi nhập dữ liệu, Microsoft Excel sử dụng trật tự sắp xếp xác định để xếp đặt các dữ liệu theo giá trị của chúng.Khi ta sắp xếp một chuỗi kí tự, Microsoft Excel sắp xếp từ trái sang phải theo từng kí tự. Ví dụ như, nếu một ô chứa chuỗi kí tự "A100," ô này sẽ được sắp sau ô chứa chuỗi kí tự "A1" và trước ô chứa chuỗi kí tự "A11.”**TRẦN KIM TỐ UYÊNKhi sắp xếp giảm dần, Microsoft Excel sử dụng trật tự sau:	- Các số được sắp xếp từ giá trị âm nhỏ nhất tới giá trị dương lớn nhất.	- Chuỗi kí tự được sắp xếp theo trật tự sau: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (space) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z .	- Trong các giá trị logic, FALSE được sắp xếp trước TRUE.	- Tất cả các giá trị lỗi bằng nhau.	- Các ô trống luôn luôn được sắp xếp cuối cùng. *TRẦN KIM TỐ UYÊN*Có thể sắp xếp lại các hàng hoặc cột bằng chức năng Sort (sắp xếp) của Excel. Khi ta sắp xếp, Microsoft Excel sắp xếp lại các hàng, các cột hoặc các ô riêng biệt theo thứ tự sắp xếp do ta chỉ định: tăng dần (ascending) - từ 1 tới 9, từ A tới Z hoặc giảm dần (descending) - từ 9 tới 1, từ Z tới A.**TRẦN KIM TỐ UYÊN1. Sắp xếp dữ liệu tăng hoặc giảm dần theo nội dung của một cột Kích vào một ô trong cột chứa dữ liệu muốn sắp xếp.Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích nút Sort Ascending Để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, kích nút Sort Descending . **TRẦN KIM TỐ UYÊN2. Sắp xếp dữ liệu theo nội dung của hai hoặc nhiều cột Kích một ô trong danh sách muốn sắp xếp.Thực hiện Data / Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort.Trong các hộp Sort by và Then by kích chọn tên các cột muốn sắp xếp.Chọn các tuỳ chọn khác nếu cần thiết và kích OK. Trong My list has có hai tuỳ chọn: Header row - trong vùng dữ liệu vừa chọn có dòng tiêu đề, No header row - trong vùng dữ liệu vừa chọn không có dòng tiêu đề. Thông thường, nên để trạng thái chọn ngầm định của máy.**TRẦN KIM TỐ UYÊN3.Sắp xếp xếp dữ liệu theo nội dung của hàng Kích một ô trên danh sách dữ liệu muốn sắp xếp.Thực hiện Data / Sort. Kích nút Options, xuất hiện hộp hội thoại Sort Options.Dưới Orientation, kích Sort left to right, và sau đó kích OK.Trong các hộp Sort by và Then by kích các hàng muốn sắp xếp.**TRẦN KIM TỐ UYÊN4. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự do người dùng tạoa. Tạo danh sách theo thứ tự do người dùng tạo (custom list) Nếu muốn sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự khác thứ tự ngầm định của máy, chúng ta phải tự tạo một danh sách theo thứ tự do mình đặt ra. Ví dụ như, nếu sắp xếp cột Xếp loại trong một bảng điểm tổng kết theo thứ tự tăng dần ngầm định của Excel, thì kết quả sẽ đươc sắp theo thứ tự sau: Gioi, Kem, Kha, TB. Tuy nhiên, để hợp lí hơn, chúng ta phải tự tạo danh sách theo thứ tự: Gioi, Kha, TB, Kem và sắp xếp bảng điểm theo thứ tự đó. Hãy làm như sau:**TRẦN KIM TỐ UYÊNNếu ta đã nhập vào bảng tính danh sách các phần tử theo thứ tự riêng của mình thì hãy chọn danh sách đó. Ví dụ, hãy gõ vào các ô A1:A4 các giá trị sau Gioi, Kha, TB, Kem và chọn bốn ô này.Thực hiện Tools / Options, kích mục Custom Lists.Để sử dụng danh sách đã chọn, kích nút Import.Nếu chưa thực hiện bước 1, hãy gõ danh sách mới bằng cách kích New list trên hộp Custom lists và sau đó gõ các phần tử của danh sách trong hộp List entries. Các phần tử cách nhau bởi dấu phảy hoặc dấu ENTER. Kích nút Add.**TRẦN KIM TỐ UYÊNb. Sắp xếp theo tháng, ngày hoặc theo thứ tự của danh sách tự tạo Chọn một ô trong vùng hoặc toàn bộ vùng dữ liệu muốn sắp xếp.Thực hiện Data / Sort.Kích Options.Dưới First key sort order, kích danh sách tự tạo và kích OK.Kích chọn bất kì lựa chọn khác nếu cần thiết.**TRẦN KIM TỐ UYÊN**TRẦN KIM TỐ UYÊNTÊN VÀ Ý NGHĨA CÁC NHÓM HÀM*TRẦN KIM TỐ UYÊN*Financial các hàm tài chínhDate & Time các hàm kiểu ngày thángMath & Trig các hàm toán họcStatistical các hàm thống kêDatabase các hàm cơ sở dữ liệuLookup & Reference các hàm tìm kiếmText các hàm kí tựLogical các hàm logicInformation các hàm thông tinHÀM THỐNG KÊ	Trong M.Excel có 84 hàm dùng để sử dụng khi thống kê các dữ liệu cần truy xuất.	Những hàm thống kê thường sử dụng trong công tác văn phòng: AVERAGE , AVERAGEIF, COUNT, COUNTA, COUNTIF, MIN, MAX, RANK	*TRẦN KIM TỐ UYÊN*HÀM AVERAGE*TRẦN KIM TỐ UYÊN*Công thức hàm Average:	AVERAGE(Number1;number2;)	Ý nghĩa:	Lấy giá trị trung bìnhVí dụ:	AVERAGE(5;6;7;8) =6,5	*TRẦN KIM TỐ UYÊN*HÀM AVERAGEIFCông thức hàm Averageif:	AVERAGEIF(Range;criteria,average_range)	Ý nghĩa:	Lấy giá trị trong danh sách thỏa mãn điều kiện cho trướcVí dụ: Có: B1=7,B2=14,B3=21,B4=28	AVERAGEIF(B1:B4;”=5)	*TRẦN KIM TỐ UYÊN*HÀM COUNTACông thức hàm Counta:	COUNTA(value1;[value2])Ý nghĩa:	Đếm các ô có giá trị khác rỗng trong danh sáchVí dụ:	COUNTA(3;”Hoa”;12/11/2008;6) 	=4*TRẦN KIM TỐ UYÊN*HÀM RANKCông thức hàm Rank:	RANK(Số (number);Dãy số (ref);Kiểu xếp (order))Mặc định kiểu xếp của M.Excel: 1= giảm dần, 0= tăng dầnÝ nghĩa:	Xếp thứ hạng của số trong dãy sốVí dụ:	RANK(B3;$B$3:$B$10;1)	*TRẦN KIM TỐ UYÊN*HÀM MAXCông thức hàm Max:	MAX(Number1;Number2;)Ý nghĩa:	Lấy giá trị lớn nhấtVí dụ:	MAX(3;5;7;13)	=13Công thức hàm Min:	MIN(Number1;Number2;)Ý nghĩa:	Lấy giá trị nhỏ nhấtVí dụ:	MIN(3;5;7;13)	=3*TRẦN KIM TỐ UYÊN*HÀM MIN*TRẦN KIM TỐ UYÊN*