Bài giảng Hệ quản trị CSDL Access

 nào là một CSDL (Database)?CSDL là một hệ thống thông tin(thường là các tệp, bảng biểu) có mối quan hệ với nhau, cùng mô tả một công việc, đồng thời xử lý và quản lý chúng theo những yêu cầu đặt ra.2. Cấu trúc của một CSDL trong AccessDatabaseQueriesFormsReportsMacrosModulsTablesPagesDate3Design: Nguyen Hien Du2.1 Bảng (Table)	Là đối tượng lưu trữ dữ liệu. Một bảng bao gồm Cột và hàng.	- Cột gọi là trường (Field).	- Hàng gọi là bản ghi(Record).Date4Design: Nguyen Hien Du2.2 Truy vấn (Query).	Là đối tượng được trích rút từ bảng theo những điều kiện xác định. Query cùng là tệp có dạng bảngDate5Design: Nguyen Hien Du2.3 Biểu mẫu (Forms)	Là đối tượng được thiết kế để nhập dữ liệu hoặc hiển thị dữ liệu. (Giao diện)Date6Design: Nguyen Hien Du2.4 Báo cáo (Report)	Là đối tượng được thiết kế để quy định cách, tính toán, in và tổng hợp dữ liệu được chon.Date7Design: Nguyen Hien Du2.5 Trang (Pages)	Là đối tượng được thiết kế để quy định cách, tính toán, in và tổng hợp dữ liệu được chon tạo thành trang có phần mở rộng là htm.Date8Design: Nguyen Hien Du2.5 Macro	Là đối tượng định nghĩa một hoặc nhiều hành động (thao tác) mà Access sẽ thưc hiện mỗi lần khi chạy.Date9Design: Nguyen Hien Du2.7 Module	Là đối tượng chứa các thủ tục được lập trình bằng Access Basic để xử lý tự động thông tin tự động.Date10Design: Nguyen Hien Du3. Đối tượng bảng và các khái niệm cơ bản A. Bảng là gì (Table)?Bảng dùng để lưu trữ dữ liệu trong một CSDL. Một bảng gồm có các hàng và cột.Một cột trong bảng được gọi là một trường (Fields). Một trường trong bảng được khai báo bởi tên và kiểu dữ liệu tương ứng.Một hàng trong bảng được gọi là một bản ghi (Recordset).Date11Design: Nguyen Hien DuVí dụ: một bảng dữ liệu quen thuộcHọ và tênNgày sinhGiới tínhĐịa chỉNguyễn Ngọc Hải10/11/1983NamBa đình - Hà nộiHà Kiều Anh05/09/1982NữGia lâm - Hà nộiNguyễn Hải Yến02/11/1981NữCầu giấy - Hà nộiCác cột Họ và tên, Ngày sinh ... được gọi là các trường (Fields) của bảng (hàng tiêu đề của một bảng, ở đó mỗi một ô là một trường của bảng).Các hàng còn lại, mỗi hàng là một bản ghi (Recordset) của bảng (chứa nội dung của bảng).Date12Design: Nguyen Hien DuTên trường (Field Name): Tên trường là một dãy ký tự gồm chữ cái, chữ số và gạch nối. Tên phải bắt đầu bằng chữ cái dài tối đa 64 ký tự.Kiểu trường (Data Type):	Mỗi một trường bắt buộc phải có một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu này dùng để định dạng thông tin của trường đóB. Một số quy tắc về trường (cột).Date13Design: Nguyen Hien DuC. Các kiểu dữ liệu của trườngText: kiểu văn bản (kiểu xâu ký tự) có độ dài tối đa là 256 ký tự.Number: kiểu số gồm các kiểu con sau:Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255.Integer: kiểu nguyên đơn.(-32768 đến 32767)LongInteger: kiểu nguyên kép. (-2,147,483,648 đến 2,147,483,647)Single: kiểu số thực đơn. (1.4E-45 đến 3.4E 38)Double: kiểu số thực kép ...Date14Design: Nguyen Hien DuDate/ time: kiểu ngày tháng.Currency: kiểu tiền tệ.Yes/ No: kiểu logic (đúng sai).AutoNumber: kiểu tự động đánh số 1, 2, 3 ...Memo: kiểu ghi nhớ. kiểu văn bản (kiểu xâu ký tự) có độ dài khoảng là 64.000 ký tựOLE Object: kiểu nhúng và kết nối đối tượng (hình ảnh đồ họa).Date15Design: Nguyen Hien DuCác bước tạo và định dạng bảngKhởi động AccessTạo một CSDL mới (Blank Access Database).Khai báo cấu trúc của bảng (Design View).Sửa cấu trúc của bảng.Nhập dữ liệu cho bảng (DataSheet View).Định dạng bảng.Sắp xếp và lọc dữ liệu cho bảng.Date16Design: Nguyen Hien DuMột số quy tắc về xây dựng cơ sở dữ liệu.Quy tắc 1: Mỗi một trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhấtQuy tắc 2: Mỗi bảng phải có một số trường tối thiểu, nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau. (số trường tối thiểu gọi là khoá cơ bản – Primary key)Quy tắc 3: Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay còn gọi là liên quan đến chủ thể của bảng. (Điều này gọi là phụ thuộc hàm)Quy tắc 4: Có thể thay thế một số trường bất kỳ (trừ khoá cơ bản) mà không ảnh hưởng đến trường khácDate17Design: Nguyen Hien Du4. Khởi động AccessStart/ Programs/ Microsoft AccessKhi đó hộp thoại sau xuất hiệnTạo mới một CSDL trắng Mở một CSDL đã cóTạo CSDL từ mẫu CSDL có sẵnDate18Design: Nguyen Hien Du5. Tạo CSDL mới (Database)Nếu khởi động ta chọn thành phần Blank Access Database hoặc chọn một trong các cách sau:File/ NewChọn biểu thượng New trên thanh công cụ.Ctrl + NChọn OK và hộp thoại sau xuất hiện:File name: nhập tên tập tin CSDLSave in: chọn thư mục cần lưu lên đĩaMỗi một CSDL trong Access được lưu với một tập tin có đuôi *.mdbDate19Design: Nguyen Hien DuKhi nhập tên CSDL và chọn Create ta có cửa sổ Database xuất hiện như sau:Date20Design: Nguyen Hien DuII - Tạo bảng trong CSDLKhai báo cấu trúc bảng trong Access.B1. Mở hoặc tạo mới một CSDL.B2. Chọn thanh phần Create Table in Design View.C1: Chọn Design.C2: Kích đúp chuột.C3: Nếu chọn New ta có hộp thoại sau:Chọn Design ViewCửa sổ khai báo các trường của bảng xuất hiện như sau:Date21Design: Nguyen Hien DuField Name: Nhập tên trường.Data Type: Chọn kiểu dữ liệu của trường.Description: Nhập chú thích cho trường nếu cần.Field properties: thuộc tính của trường.Date22Design: Nguyen Hien DuGhi bảng lên đĩa bằng một trong các cách sau:File/ SaveChọn biểu tượng Save trên thanh công cụCtrl + SThực hiện việc nhập dữ liệu cho bảng bằng một trong các cách sau:View/ Datasheet ViewChọn biểu tượng View trên thanh công cụ.Date23Design: Nguyen Hien DuSửa cấu trúc của bảngĐể sửa cấu trúc ta chuyển qua khung nhìn Design View bằng một trong các cách sau:View/ Design ViewChọn biểu tượng View trên thanh công cụThay đổi tên trường.Thay đổi kiểu dữ liệu của trường.Thêm trường.Xóa trườngThay đổi vị trí của trường ...Date24Design: Nguyen Hien DuMột số thuộc tính của trường (Field properties).Khi khai báo các trường, kiểu dữ liệu của chúng có thể đặt các thuộc tính sau:3.1 Field Size: độ rộng của trường.Đối với kiểu dữ liệu Text là số ký tự tối đa của trường có thể lưu trữ.Đối với kiểu Number là một trong các kiểu dữ liệu con sau:Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255.Integer: kiểu nguyên đơn.LongInteger: kiểu nguyên kép.Single: kiểu số thực đơn.Double: kiểu số thực kép ...Date25Design: Nguyen Hien Du3.2 Format (Định dạng): Dùng để xác định cung cách hiển thị dạng số, tiền tệ, ngày tháng.Đối với kiểu dữ liệu Text ta có thể sử dụng hai ký tự định dạng sau>: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự hoa.: khác.Between: Khoảng giá trị từ đâu đến đâu.VD: Betwen 0 and 10 nằm trong khoảng từ 0 đến 10  >= 0 and <=10Like “Xâu văn bản”  = “Xâu văn bản”.IN(a1, a2, a3,...an): nhận các giá trị nguyên a1, a2, a3 ... an.VD: IN(1, 2, 3): chỉ nhận 3 giá trị 1, 2, 3.Year(): hàm lấy năm của kiểu dữ liệu Date/ time.Month(): hàm lấy tháng của kiểu dữ liệu Date/ time.Day(): hàm lấy ngày của kiểu dữ liệu Date/ time.IIF( ĐK, Giá trị đúng, Giá trị sai): như hàm IF trong Excel hay hàm IIF của Foxpro.Date37Design: Nguyen Hien DuV - Tìm kiếm, lọc và sắp xếpTìm kiếm và thay thế. Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).Edit/ Find: Tìm kiếmEdit/ Replace: Thay thế.Lọc dữ liệu trong bảngLọc dữ liệu là việc chỉ làm xuất hiện những bản ghi thỏa mãn một vài điều kiện nào đó.Date38Design: Nguyen Hien DuSử dụng lọc Filter By SelectionChức năng của lọc Filter By Selection: Dùng để lọc các bản ghi thỏa mãn giá trị đã được lựa chọn trong bảng dữ liệu.Cách lọc:Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).Chọn giá trị cần lọc trên bảng dữ liệu.C1: Records/ Filter/ Filter By SelectionC2: Chọn biểu tượng Filter By Selection trên thanh công cụ.C3: Kích phải chuột lên giá trị cần lọc/ Filter By SelectionDate39Design: Nguyen Hien DuĐể lọc những giá trị khác (ngược lại) với giá trị được chọn ta chỉ cần chọn Filter Excluding Selection.Để bỏ lọc ta chọn biểu tượng Remove Filter trên thanh công cụ (hoặc kích phải chuột và chọn Remove Filter).Sử dụng lọc Filter By FormChức năng: Lọc những bản ghi thỏa mãn nhiều giá trị mà ta lựa chọn trên nhiều cột (thỏa mãn nhiều điều kiện).Cách lọc:Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).Records/ Filter/ Filter By Form (Chọn biểu tượng Filter By Form)Chọn giá trị cần lọc trên từng cột của bảng.Date40Design: Nguyen Hien DuSắp xếp dữ liệuMở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).Chọn cột cần sắp xếp.Records/ Sort/ Ascending: tăng dầnRecords/ Sort/ Descending: giảm dầnTa có thể chọn biểu tượng sắp xếp trên thnah công cụ hoặc bằng cách kích phải chuột.Date41Design: Nguyen Hien DuSắp xếp và lọc cấp caoMở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).Records/ Filter/ Advanced Filter Sort ...Field: Chọn trường cần lọc hoặc sắp xếp.Sort: Chọn kiểu sắp xếp.Criteria: nhập điều kiện lọc.Or: Nhập điều kiện lọc hoặc.Date42Design: Nguyen Hien DuVI - Các vấn đề khác về bảngSao chép bảngChọn bảng cần sao chép.Edit/ Copy (Kích phải chuột/ Copy).Edit/ Paste (Kích phải chuột/ Paste).Hộp thoại sau xuất hiện:Table Name: Nhập tên bảng.Structure Only: Sao chép cấu trúc.Structure and Data: Sao chép cả cấu trúc và dữ liệu.Append Data to Existing Table: Ghép vào cuối bảng dữ liệu khác.Date43Design: Nguyen Hien Du2. Nhập một bảng từ một CSDL khác (môi trường khác).Mở CSDL cần nhập bảng.C1: File/ Get External Data/ Import.C2: Kích phải chuột/ ImportLook in: Tìm bảng cần nhập.File name: Chọn tên bảng.File of Type: Chọn kiểu bảng cần nhập.Các kiểu bảng thường nhập: *.Mdb, *.Dbf, *.Xls ...Date44Design: Nguyen Hien Du3. Xuất một bảng từ một CSDL khác (môi trường khác).Mở CSDL và chọn bảng cần xuất.C1: File/ Get External Data/ Import.C2: Kích phải chuột/ ImportSave in: Chọn thư mục cần xuất.File name: Nhập tên bảng cần xuất.Save as Type: Chọn kiểu bảng cần xuất.Các kiểu bảng thường nhập: *.Mdb, *.Html, *.Dbf, *.Xls ...Date45Design: Nguyen Hien Du4. Xoá bảng:Chọn bảng cần xoá:C1: Edit\ DeleteC2: Nhấn phím DeleteC3: Kích phải chuột\ Delete5. Đổi tên bảng:Chọn bảng cần đổi tênEdit\ RenameKích phải chuột\ RenameDate46Design: Nguyen Hien Du6. Bảo mật và nén dữ liệu.Bảo mật dữ liệuMở CSDL ở chế độ Open Exclusive.Tools/ Security/ Set Database PasswordDate47Design: Nguyen Hien DuNén CSDLMở CSDL cần nén.Tools/ Database Utilities/ Compact and Repair DatabaseDate48Design: Nguyen Hien Du