Bài giảng Microsoft Excel (4)

Bài giảng Microsoft ExcelTIN HỌC ỨNG DỤNG	Giáo viên: Hoàng Anh Sơn	Khoa Công nghệ thông tin Trường Trung học BCVT & CNTT II	Email: Hason-va@vnn.vn	Điện thoại: 0914044643Chương I: Tổng quan về Microsoft ExcelMICROSOFT EXCEL 2003I. Giới thiệu chung- Excel là phần mềm bảng tính điện tử cao cấp của Microsoft, được sử dụng rất rộng rãi trong các nghiệp vụ quản lý và xử lý số liệu, nhất trong công tác kế toán, tài chính, thương mại và cả trong các hoạt động khoa học công nghệ.- Excel cho phép tổ chức thông tin cần lưu trữ và xử lý dưới dạng bảng, tự động thực hiện tính toán theo biểu thức được xây dựng.1. Khái niệm2. Khởi động, thoát khỏi Excel+ Start – Program – Microsoft Office – MS Excel+ Nhấp đôi (double Click) vào biểu tượng shortcut Excel trên Desktop+ Khởi động theo đường dẫn:C:\Program files\Microsoft Office\office11\Excel.exea. Khởi động Excelb. Thoát khỏi Excel+ File – Exit+ Click vào biểu tượng Close+ Dùng tổ hợp phím Alt + F4.3. Màn hình ExcelTên địa chỉ ô (name box)Thứ tự dòng(Row)Tên cột (column)Thanh công cụ (toolbox)Con trỏ ôBảng tính hiện tạiThẻ tên bảng tính(sheet) Thanh công thức(Formular bar)Nút chọn bảng tính+ Bảng tính (Book) của Microsoft Excel có tối đa 255 tờ bảng tính (SHEETS). + Mỗi Sheet gồm 256 cột (Colunms) và 65536 hàng (Rows), giao nhau giữa một hàng và một cột gọi là ô (Cell). 3. Màn hình Excel+ Mỗi cell được đánh địa chỉ và được xác định bằng giao của cột và hàng được qui định như sau: địa chỉ của cột được đánh trước sau đó đến địa chỉ của hàng Ví dụ: A12 là được xác định bằng giao của cột A và hàng 12 của bảng tính+ Trong Cell chứa số liệu và Cell là đơn vị cơ sở để xử lý bảng tính, mỗi Cell có thể chứa được một chuỗi dài 255 ký tự.3. Màn hình Excel+ Các cột được đặt từ trái sang phải, bắt đầu là cột A tiếp theo là các cột B,C,Z, sau cột Z là các cột AA,AB, AZ, . cho đến IV là cột thứ 256.+ Các hàng được đánh số liên tục từ trên xuống dưới từ 1 đến 65536+ Các bảng tính (SHEET) được đặt tên từ trên xuống dưới, bắt đầu là SHEET1 đến SHEET2, SHEET3,vv. Người dùng có thể đặt lại tên cho các SHEET nếu muốn.3. Màn hình Excel+	, , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên+	Page Up	 dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.+	Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.+	Home	 cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại+	Ctrl + 	 tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.+ 	Ctrl + 	 tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.+	Ctrl + 	 tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.+	Ctrl + 	 tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.+	Ctrl +  + 	tới ô trái trên cùng (ô A1).+	Ctrl +  + 	tới ô phải trên cùng (ô IV1).+ 	Ctrl +  + 	tới ô trái dưới cùng (ô A65536).+	Ctrl +  +  	tới ô phải dưới cùng (ô IV65536)II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu1. Di chuyển và chọnVùng được xác định bởi tọa độ vùng gồm địa chỉ của đầu vùng và địa chỉ của cuối vùng, có dạng :Địa chỉ vùng: B2:G9II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu1. Di chuyển và chọnCon trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật trùm quanh đường viền ô.Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home.Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau)Kích chuột vào ô nào đóII. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu1. Di chuyển và chọnChọn miền (range):Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải của vùng (hoặc theo các chiều khác).Chọn cả dòng/cột :Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau.Chọn cả bảng tính: Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòngII. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu1. Di chuyển và chọnCách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter.Dữ liệu chữ nhập bình thườngDữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân.Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó.Ví dụ: ’04.8766318Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy.VD: 11/25/1980II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu1. Di chuyển và chọn1. Nhập dữ liệu- Khi nhập dữ liệu, dữ liệu cũng sẽ hiển thị trên thanh công thức (Formular bar)- Nhấn Enter để kết thúc nhập, nhấn ESC để hủy việc nhập.- Nhấn Alt + Enter: Để xuống dòng2. Sửa dữ liệu- Nhấp đôi chuột vào ô muốn sửa dữ liệu- Chọn ô muốn sửa và nhấn F2II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu3. Sao chép và di chuyển dữ liệuCách 1B1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép.B2: Đánh dấu sao chép bằng lệnh CopyB3: Chọn vùng đích.B4: Thực hiện dán bằng lệnh PasteCách 2: Trong trường hợp vùng nguồn và vùng đích kề nhau ta có thể thực hiện bằng cách sau B1: Chọn vùng dữ liệu muốn sao chép.B2: Đặt con trỏ chuột tại góc phải phía dưới của vùng được chọn, con trỏ chuột đổi dạng thành dấu + Rê chuột để sao chép.II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu4. Địa chỉa. Địa chỉ tương đối (Relative Address ):- Địa chỉ tương đối có dạng . Khi chép đến vùng đích, địa chỉ của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa : phương, chiều và khoảng cáchVí dụ : Ta có dữ liệu như bảng sau :ABC1248246241002200Công thức tại ô C1 =A1*B1 thì kết quả tại C1 là 8Khi sao chép công thức C1 xuống C2 thì tại C2 sẽ có công thức là = A2*B2 và cho ta kết quả 24.II. Nhập và chỉnh sửa dữ liệuĐịa chỉ tuyệt đối có dạng $$. khi sao chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn.b. Địa chỉ tuyệt đối ( Absolute Address ) Ví dụ : ta có bảng lương như sau :ABCD1Thưởng :500002Họ và tênLươngTạm ứngThực lĩnh3Nguyễn văn An12000005000007500004Lê thị Bích1000000500000550000Công thức ô D3 =B3-C3+$D$1, kết quả 750000Khi Copy đến D4 công thức D4 =B4-C4+$D$14. Địa chỉII. Nhập và chỉnh sửa dữ liệuVI. Các thao tác với tệp1. Tạo mới tập tin excel Tập tin Excel có phần mở rộng là XlsC1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+NC3: Vào menu File – New – Blank Workbook2. Mở Tập tin đã tồn tại 1. Chọn nơi chứa tệp2. Chọn tệp cần mở3. Bấm nút Open để mở tệpBấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệpC1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+OC3: Vào menu File - OpenVI. Các thao tác với tệpC1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.C3: Vào menu File/Save.Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.3. Lưu tập tinVI. Các thao tác với tệpGhi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As)Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ. Vào menu File/Save As...1. Chọn nơi ghi tệp2. Gõ tên mới cho tệp3. Bấm nút Save để ghi tệpBấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp4. Các thao tác với bảng tính - Chèn thêm sheet- Xóa sheet đang chọn- Đổi tên Sheet đang chọn- Di chuyển vị trí Sheet- Chọn tất cả các Sheet- Đổi màu của Tab SheetVI. Các thao tác với tệp