Bài giảng Microsoft Excell - Chương I: Cơ sở bảng tính

c của mỗi người là một nhu cầu thiết yếu của mỗi cán bộ văn phòng hay cán bộ nghiên cứu khoa học. Với mục đích trang bị cho người học một kiến thức cơ bản về bảng tính điện tử dựa trên phần mềm MicroSoft Excel để người học có kiến thức vững vàng về bảng tính điện tử và từ đó tự học, tự nghiên cứu và tự hoàn thiện mình trong quá trình làm việc với Excel. Giáo trình này tương đối chi tiết có thể dùng cho người tự học tự nghiên cứu về Excel có nhiều hình ảnh trực quan và nhiều ví dụ cụ thể hướng dẫn người học từng bước để thực thi một tác vụ đề ra.Do tài liệu tự soạn, tự mày mò nghiên cứu và người viết không có nhiều kinh nghiệm trong việc soạn thảo tài liệu và kiến thức tin học còn nhiều hạn chế chắc là không tránh khỏi những sai sót.Tài liệu này cung cấp nhằm giúp quý Thầy giáo, Cô giáo và Bạn đọc tự học, tự nâng cao kiến thức về tin học căn bản, nếu có gì sai sót, Bản thân rất mong Thầy giáo, Cô giáo gần xa và Bạn đọc đóng góp ý để tập bản thảo này ngày một có ích hơn. Mọi sửa chữa không được sự đồng ý của Soạn giả đều không hợp pháp và soạn giả không chịu trách nhiệm. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về địa chỉ : trnmainguyen@ymail.com.Chương ICƠ SỞ BẢNG TÍNH 1. Bảng tính là gì ?Chương trình bảng tính là phần mềm ứng dụng tổ chức dữ liệu vào trong những cột và những hàng. Những giá trị số có thể được tính toán và văn bản có thể được phân loại. Những trang hoặc những tài liệu mà chương trình này tạo ra được gọi là bảng tính điển tử. Như bạn sẽ thấy những bảng tính này nhìn rất giống sổ cái mà mỗi trang trong đó như những bảng tính. 2. Thiết kế bảng tínhTrước khi Bạn tạo ra một bảng tính, bạn cần phải lập kế hoạch làm sao và bạn muốn đặt nó ở đâu? Đây là một hình ảnh cụ thể của một bảng tính chúng ta xem xét và có thể nó giúp đỡ gì cho bạn trong việc thiết lập bảng tính của mình. Nhập một tiêu đề cho bảng tính tại đỉnh của trang. Nó xác định bảng tính khi nó được in tựa như “ BẢNG ĐIỂM THI HẾT MÔN TIN HỌC CĂN BẢN ”.Hãy bỏ trống một hàng giữa tiêu đề và hàng đầu tiên của bảng thông tin để làm cho nó sáng sủa giữa thông tin tiêu đề và dữ liệu bảng tính.Nhập thông tin về ngày tháng ở đâu đó trên bảng tính để dễ dàng kiểm tra khi bảng tính được tạo ra hoặc in. Nếu bạn có dữ liệu trong bảng tính mà bạn cần cho những sự tính toán nhưng không muốn được in, tạo ra một vùng gồm vài cột bên phải của bảng tính như vùng tham khảo và vào dữ liệu đó ở đó. Bạn đặt thông tin ở đâu để có thể định vị nó dễ dàng trong bất kỳ bảng tính của nào.Nếu bảng tính có thêm một biểu đồ, lập kế hoạch nơi bạn sẽ đặt biểu đồ sao cho nó sẽ in chính xác. Hãy quyết định liệu bạn có muốn in tiếp biểu đồ ở dưới thông tin bảng tính hoặc trên một trang riêng biệt.Hãy tạo ra một vùng bảng riêng biệt nếu bạn có dữ liệu nói chung mà phần bảng tính mà bạn không muốn in. Rồi bạn có thể chỉ sao chép thông tin muốn được in tới vùng bảng in này.Những nhãn cột và hàng có những tổng số sao cho những người đọc có thể hiểu cái gì trong hàng hoặc cột đó. Bạn có thể muốn định dạng văn bản hoặc những ô của Bạn để phân biệt dữ liệu nhập và dữ liệu được tính toán. 3. Giới thiệu phần mềm MicroSoft Excel Microsoft Excel là phần mềm cho phép lập các bảng tính điện tử và thực hiện các chức năng sau :Nhập, lưu trữ và xử lý dữ liệu.Thực hiện việc tính toán với các hàm đã xây dựng sẵn hoặc những biểu thức toán học do người sử dụng gõ vào.Quản lý cơ sở dữ liệu ( sắp xếp, tìm kiếm và lọc trích ).Xây dựng các đồ thị để mô tả cho bảng tính.MicroSoft Excel được đánh giá là bảng tính mạnh nhất hiện nay hỗ trợ cho công việc kế toán tài chính, ngân hàng, thống kê ... Nó chạy trong môi trường Windows có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và cho ra bản in đẹp. 4. Khởi động ExcelCách 1 : Vào Start chọn Programs, chọn tiếp MicroSoft Excel .Cách 2 : Double-click biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình nền Windows Click vào StartChọn ProgramsChọn tiếp Ms Excel5. Thoát khỏi ExcelCách 1 : Vào File chọn Exit.Cách 2 : Double-click trên hộp điều khiển.Cách 3 : Nhấn tổ hợp phím Atl+F4.Cách 4 : Click trên nút Close trên thanh tiêu đề.Khi thoát khỏi MicroSoft Excel nếu có tài liệu đang mở chưa được cập nhật lần cuối cùng thì MicroSoft Excel thông báo :“ Bạn có muốn lưu những thay đổi của Bạn tới ? ” 6. Các thành phần trong cửa sổ bảng tínhKhi bạn mở công cụ Microsoft Excel làm việc bạn sẽ nhìn thấy hai cửa sổ. Cửa sổ chính là cửa sổ chương trình MicroSoft Excel có thanh tiêu đề, nút thu nhỏ, nút làm cực đại / nút khôi phục, nút đóng và thanh lệnh đơn. Cửa sổ thứ hai là cửa sổ tài liệu.Thanh công cụ (Tools Bar) cho phép bạn để nhanh chóng truy cập vài lệnh đơn được sử dụng thường xuyên bởi kích nút thích hợp. Để tìm ra công dụng của mỗi nút Bạn trỏ chuột vào nó chờ chút ít sẽ có một nhãn mầu vàng nho nhỏ sẽ bật lên ghi tên nút giúp Bạn xác định nó.Thanh công thức (Formular Bar) có Ô đầu thanh cho biết địa chỉ của khung chọn trong bảng tính và nơi hiển thị công thức trong ô có khung chọn.Khung chọn ( Selection ) ở mỗi thời điểm khung chọn chỉ nằm tại một ô, ta gọi ô đó là ô hiện hành, chỉ có ô hiện hành mới cập nhật dữ liệu. Con trỏ chuột (Mouse Pointer) ở vùng bảng tính là một hình chữ thập rỗng; ở ngoài vùng bảng tính là hình mũi tên.Thanh trạng thái (Status bar) là thanh nằm ngang ở đáy màn hình. Nó hiển thị thông tin quan trọng như vị trí của bạn trong bảng tính, mô tả những nút lệnh, thanh công cụ lệnh và những phím khóa được kích hoạt (như Caps Lock, Insert ).7. Hệ thống lệnh đơn của Excel 1) Quy ước chungCác cụm lệnh chính được sắp xếp trên thanh lệnh đơn : File, Edit, View, ..., Help. đưa những thông tin chung về nhóm các lệnh đơn.Các lệnh mà chữ có mầu sẫm là những lệnh có thể chọn và thực thi, Các lệnh mà chữ có mầu xám là những lệnh tạm thời bị treo, không thể chọn và thực thi.Các chữ cái có gạch chân trong tên lệnh gọi là những chữ đại diện, chúng ta có thể chọn lệnh đó bằng tổ hợp phím : Atl + .Tổ hợp phím đi sau tên lệnh, chẳng hạn Copy Ctrl +C, chỉ ra cách thức gọi nhanh lệnh bằng tổ hợp phím tắt đó.Sau tên tên lệnh có dấu ..., chẳng hạn Open ..., cho biết lệnh yêu cầu NSD đối thoại.Bên trái tên lệnh có dấu  hoặc dấu  thì lệnh đó đang có hiệu lực.2) Chọn lệnhChọn lệnh nhờ thanh công cụ : Click Mouse tại biểu tượng lệnh. Khi không hiểu biểu tượng đó thực thi tác vụ gì chúng ta trỏ chuột và biểu tượng và chờ chút xíu ... khi đó Excel hiển thị một dải băng màu vàng ghi tên lệnh tương ứng và dòng trạng thái xuất hiện thông tin mô tả chức năng của lệnh đó.Chọn lệnh trên thanh lệnh đơn : Click nút trái chuột tại tên của cụm lệnh  Click nút trái chuột tại tên lệnh cần chọn hoặc dùng tổ hợp phím Atl+.Huỷ lệnh : Khi lỡ chọn sai một lệnh mà chúng ta không muốn thực thi nó, chúng ta có thể huỷ lệnh bằng cách nhấn phím Esc hai lần hoặc Click chuột ở ngoài vùng lệnh đơn.8. Cấu tạo một WordSheet1. Các cột ( Columns ) được đánh địa chỉ bởi các chữ cái A, B, C, ... mỗi trang bảng tính gồm có 256 cột.2. Các hàng ( Rows ) được đánh địa chỉ bởi các chữ số 1, 2, 3, ... mỗi trang bảng tính gồm có 16.384 hàng.3. Các ô ( Cells ) là đơn vị chứa dữ liệu trong bảng tính, địa chỉ của ô được xác định bởi cặp tọa độ (cột,hàng). Độ rộng mỗi ô mặc nhiên chứa 9 ký tự, nhưng Bạn có thể thay đổi từ 0 đến 256 ký tự tuỳ theo yêu cầu.4. Miền ( Range ) là tập hợp các ô nằm liền kề nhau, địa chỉ của miền được xác định bởi cặp tọa độ của ô đầu ( nằm ở góc trên bên trái của miền ) và ô cuối ( nằm ở góc dưới bên phải của miền ). Ví dụ : A1:C6. Cách đánh địa chỉ như trên gọi là địa chỉ tương đối, ví dụ A9, A1:E7, ... Ngoài ra trong Excel còn có cách đánh địa chỉ tuyệt đối, bằng cách thêm dấu $ trước địa chỉ tương đối. Ví dụ $A$9, $A$1:$E$7, B3: $F$9 ...Ý nghĩa của cách đánh địa chỉ tương đối là khi sao chép một công thức từ ô nguồn sang ô đích thì Excel tự động thay đổi địa chỉ ô tham chiếu theo phương, chiều ta sao chép.Ý nghĩa của cách đánh địa chỉ tuyệt đối là khi sao chép một công thức từ ô nguồn sang ô đích thì Excel giữ nguyên địa chỉ ô tham chiếu tuyệt đối. 9. Di chuyển động khung chọn trong bảng tínhNhững ô Bạn nhìn thấy trong bảng tính là một phần rất nhỏ của trang bảng tính, để làm việc với tất cả các Ô trong bảng tính Bạn phải đưa Ô đó vào vùng màn hình thấy được và đưa khung chọn về đó. Nếu bạn không thể nhìn thấy ô bạn muốn thấy, sử dụng thanh cuộn đứng để di chuyển lên trên và xuống dưới bảng tính hoặc thanh cuộn ngang để di chuyển sang trái hoặc sang phải trên bảng tính. Phím tắt cho phép di chuyển động khung chọn trong bảng tính Di chuyển khung chọn sang trái một Ô. Di chuyển khung chọn sang phải một Ô. Di chuyển khung chọn lên hàng trên. Di chuyển khung chọn xuống hàng dưới.Tab Di chuyển khung chọn sang trái một Ô.Shift + Tab Di chuyển khung chọn sang phải một Ô.Home Di chuyển khung chọn về ô ở đầu hàng.End Di chuyển khung chọn về ô ở cuối hàng ( có chứa dữ liệu ).Page Down Di chuyển khung chọn xuống dưới đúng một màn hình.Page Up Di chuyển khung chọn lên trên đúng một màn hình.Ctrt+Home Di chuyển khung chọn về ô đầu tiên A1của bảng tính .Page End Di chuyển khung chọn về ô cuối cùng của bảng tính ( có chứa dữ liệu). Nếu sử dụng chuột thì Bạn nhấp nút trái chuột ( click ) ở ô nào thì Selection về ô đó ! 10. Mở tập tin bảng tính (Word Book)1. Mở Word Book mới : Vào File chọn New... (Ctrl+N) hộp thoại New xuất hiện. Bạn lựa Word Book và chọn nút lệnh OK để thực thi tác vụ và trở về vùng làm việc. Khi đó Excel cung cấp cho chúng ta 3 trang bảng tính đặt tên mặc định sheet1, sheet2, sheet3.11. Làm việc với trang bảng tính (Word Sheet)1. Chọn một Word Sheet bằng cách Click chuột vào tên của nó trong những nút lệnh trong bảng sheet nằm dưới chân vùng làm việc.2. Đổi tên một Word Sheet bằng cách Double Click chuột vào tên của nó trong những nút nằm trong bảng sheet dưới chân vùng làm việc. Khi đó Excel đưa dấu chèn văn bản vào cho phép bạn gõ tên mới cho trang bảng tính, nhấn Enter để kết thúc việc đặt tên cho Word Sheet.3. Xóa Word Sheet hiện hành : Vào Edit chọn Delete Sheet. Excel đưa ra hộp thoại yêu cầu xác nhận bằng cách Click nút OK.4. Chèn Word Sheet vào Word Book đang mở : Vào Insert chọn Wordsheet.