Bài giảng MS Excel - Trung Tâm Tin Học ITC

á trị năm.VD: =YEAR(“11/25/80”) 	cho kết quả là 1980Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh:Trung Tâm Tin Học ITC28Bài giảng MS ExcelBài 4:Các thao tác soạn thảo trong Excel1. Các Thao Tác:a, Sao chép (Copy-Paste, Paste Special):Chọn miềnẤn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy)Dịch tới ô trái trên của miền định dánẤn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận:Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng.Trung Tâm Tin Học ITC29Bài giảng MS ExcelCác thao tác soạn thảo (2)b,Dịch chuyển (Move-Paste):Chọn miềnẤn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut)Dịch tới ô trái trên của miền định dánẤn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag.Trung Tâm Tin Học ITC30Bài giảng MS ExcelCác thao tác soạn thảo (3)c, Sửa:	Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường.d, Xoá:	Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete.e,Undo và Redo:	Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót.	Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm.Trung Tâm Tin Học ITC31Bài giảng MS Excel2.Một số thao tác hữu dụnga, Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính:Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/RowsThêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/ColumnsThêm một bảng tính (sheet): menu Insert/WorksheetXoá hàng hiện tại: menu Edit/DeleteEntire RowXoá cột hiện tại: menu Edit/DeleteEntire ColumnXoá bảng tính: menu Edit/Delete SheetTrung Tâm Tin Học ITC32Bài giảng MS ExcelMột số thao tác hữu dụng (2)b,Các thao thác giúp nhập dữ liệu:Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4	VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4.Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $	6,000.00	chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency Style $ trên thanh định dạng.Trung Tâm Tin Học ITC33Bài giảng MS ExcelMột số thao tác hữu dụng (3)Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm:Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứngBôi đen 2 ô vừa nhậpThực hiện Drag như khi sao chép công thứcc, Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter.Trung Tâm Tin Học ITC34Bài giảng MS Excel3.Định dạnga, Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính:C1: Di chuột vào mép tên hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.C2: Di chuột vào mép tên hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít.Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height và 	Format/Column/WidthTrung Tâm Tin Học ITC35Bài giảng MS ExcelĐịnh dạng (2)b,Định dạng ô (Menu Format/Cells)- Chọn miền, vào menu Formar/Cells+ Tab Number: 	định cách hiển thị số+ Tab Alignment: 	định cách chỉnh vị trí dữ liệu+ Tab Font: 	định font chữ+ Tab Border: 	định đường kẻ viền các ôTrung Tâm Tin Học ITC36Bài giảng MS ExcelKiểu hiển thị sốKhung xem trướcSố chữ số thập phânSử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìnCách hiển thị số âmChú giải4.Menu Format/Cells Tab NumberTrung Tâm Tin Học ITC37Bài giảng MS ExcelCăn dữ liệu chiều ngang ôXuống dòng vừa độ rộng ôĐịnh hướng văn bảnThu nhỏ chữ vừa kích thước ôNhập các ô liền kề thành 1 ô5.Menu Format/Cells Tab AlignmentCăn dữ liệu chiều dọc ôTrung Tâm Tin Học ITC38Bài giảng MS ExcelChọn phông chữChọn kích thước chữChọn màu chữGạch chân chữXem trước6.Menu Format/Cells Tab FontChọn kiểu chữTrung Tâm Tin Học ITC39Bài giảng MS ExcelKhông kẻ khungMàu đường kẻKhung bao ngoài7.Menu Format/Cells Tab BorderChọn kiểu đường kẻKhung bên trong Chọn từng đường kẻ khung Trung Tâm Tin Học ITC40Bài giảng MS Excel8.Định dạng trang in: File/Page Setupa,Tab Page:Trang dọcTrang xoay ngangKích thước trang: chọn A4Xem trước khi inChọn để inTrung Tâm Tin Học ITC41Bài giảng MS ExcelĐịnh dạng trang in (2)b,Tab Margins:Chọn kích thước các lề trang inCăn giữa trang nội dung cần in+ theo chiều ngang+ theo chiều dọcTrung Tâm Tin Học ITC42Bài giảng MS Excel9.In ấn (Ctrl+P, File/Print)Để tránh bản in không đẹp, không chính xác, nên xem kỹ trước khi in bằng cách bấm nút PreviewChọn máy inChọn số bản cần inChọn thông số máy inIn tất cảIn từ trang #1 đến trang #2Trung Tâm Tin Học ITC43Bài giảng MS ExcelBài 5:Cơ sở dữ liệu (CSDL)1) Khái niệmCSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record).Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.Bản ghi là một hàng dữ liệu.Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi.Trung Tâm Tin Học ITC44Bài giảng MS Excel2) Sắp xếp - Menu Data/SortKhi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột, trừ cột STT (nếu có) để tránh mất chính xác dữ liệu.DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/SortTrung Tâm Tin Học ITC45Bài giảng MS ExcelChọn khoá thứ nhất[Chọn khoá thứ hai][Chọn khoá thứ ba]Sắp xếp tăng dầnSắp xếp giảm dầnDòng đầu là tên trường (ko sắp xếp)Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)Xếp từ trên xuống dướiXếp từ trái sang phảiTrung Tâm Tin Học ITC46Bài giảng MS Excel3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu)Menu Data/FilterMục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định.Có thể lọc theo 2 cách:AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọcAdvanced Filter: người sử dụng tự định điều kiện lọc.Trung Tâm Tin Học ITC47Bài giảng MS Excela) Lọc dữ liệu dùng AutoFilterChọn miền CSDL gồm cả dòng tên trườngMenu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sáchKích chuột vào đó, có danh sách thả xuống:All: để hiện lại mọi bản ghiTop 10: các giá trị lớn nhất (hoặc nhỏ nhất)Custom: tự định điều kiện lọcCác giá trị của cộtTrung Tâm Tin Học ITC48Bài giảng MS ExcelLọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:VD: Lọc những bản ghi thoả mãn số lượng SP bán ra trong tháng 1 nằm trong khoảng (120,400]Trung Tâm Tin Học ITC49Bài giảng MS Excelb) Lọc dữ liệu dùng Advanced FilterB1: Định miền điều kiện:Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.VD với miền CSDL như trên:Trung Tâm Tin Học ITC50Bài giảng MS ExcelMiền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 =400Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 >150Miền đ/k để lọc các bản ghi có số SP bán ra trong tháng 1 150150 hoặc trong tháng 2 200Trung Tâm Tin Học ITC51Bài giảng MS ExcelLọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)B2: Thực hiện lọcVào menu Data/Filter/Advanced FilterHiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệuHiện KQ lọc ra nơi khácChọn miền CSDLChọn miền điều kiệnChọn miền hiện KQChỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặpTrung Tâm Tin Học ITC52Bài giảng MS ExcelBài 6: ĐỒ THỊChọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie.Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:Định kiểu đồ thịĐịnh dữ liệuCác lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải Chọn nơi hiện đồ thịTrung Tâm Tin Học ITC53Bài giảng MS ExcelBước 1: Định kiểu đồ thịChọn kiểu đồ thị có sẵn:+ Column: cột dọc+ Line: đường so sánh+ Pie: bánh tròn+ XY: đường tương quanChọn một dạng của kiểu đã chọnTrung Tâm Tin Học ITC54Bài giảng MS ExcelBước 2: Định dữ liệuMiền DL vẽ đồ thịChọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cộtTiêu đề hàng hiện tại đâyTiêu đề cột làm chú giảiTrung Tâm Tin Học ITC55Bài giảng MS ExcelBước 3: Các lựa chọn - Tab TitlesTiêu đề đồ thị và tiêu đề các trụcNhập tiêu đề đồ thịNhập tiêu đề trục XNhập tiêu đề trục YTrung Tâm Tin Học ITC56Bài giảng MS ExcelBước 4: Các lựa chọn - Tab LegendChú giảiHiện/ẩn chú giảiVị trí đặt chú giảiChú giảiTrung Tâm Tin Học ITC57Bài giảng MS ExcelBước 5: Các lựa chọn - Tab Data LabelsNhãn dữ liệuKhông hiệnHiện nhãn và phần trămNhãn dữ liệuHiện g/tHiện phần trămHiện nhãnTrung Tâm Tin Học ITC58Bài giảng MS ExcelBước 6: Định nơi đặt đồ thịĐồ thị hiện trên 1 sheet mớiĐồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tạiTrung Tâm Tin Học ITC59Bài giảng MS ExcelKhi đồ thị đã được tạo, có thể:Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop.Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên.Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format Trung Tâm Tin Học ITC60Bài giảng MS ExcelThay đổi thuộc tính trục đồ thị* Thay đổi tỷ lệ trên trụcGiá trị nhỏ nhấtGiá trị lớn nhấtKhoảng cách các điểm chiaTrung Tâm Tin Học ITC61Bài giảng MS ExcelChú ý: Với đồ thị dạng XYPhải sắp xếp cột (hàng) đầu tiên tăng dần.Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu, không chọn dữ liệu làm nhãn và chú giải.Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2 đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai.Đồ thị dạng XY không có chú giải, nếu khi vẽ xong mà có thì cần xoá đi. Tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ nhãn trên các trục.Trung Tâm Tin Học ITC62Bài giảng MS Excel