Bài giảng Xử lý dữ liệu và định dạng bảng tính

1. Kiểu số ( Number ) - Các số từ 0 đến 9- Các dấu +, -, (, *, $...	Theo mặc định dữ liệu số được căn bên phải của ô2. Kiểu công thức :Bắt dầu bằng các dấu + hay =, Khi nhập công thức, nếu thấy :	##### : Do cột quá hẹp	#DIV/0 : Phép chia cho 0	#NAME : Thực hiện với một biến không xác định	#N/A : Tham chiếu đến một ô rỗng hay không có trong danh sách	#VALUE : Sai về kiểu của toán hạng ( ví dụ lấy số chia cho ký tự... )3. Dạng chuỗi ( Text )Bắt đầu bằng chữ cái từ a – z hay A - Z 4. Dạng ngày, tháng Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang hay gạch đứng. Nhập dữ kiểu ngày theo dạng ngày trước, tháng sau DD/MM/YY (chuẩn của Pháp) hay tháng trước ngày sau MM/DD/YY ( Chuẩn của Mỹ) tuỳ thuộc vào việc đặt các thông số Quốc tế trong Windows, 1 Toán tử số :+ : Cộng	- : Trừ*: Nhân ( =10*5 cho kết quả 50	/ : Chia ( =10/5=2^ : Luỹ thừa ( =5^2 	 cho kết quả 25)% : Phần trăm ( 5%*6 cho kết quả 30%)2.3 Toán tử so sánh :> : Lớn hơn	>= : Lớn hơn hoặc bằng : Khác vớ duù: A1, B5, B2:C10Quy tắc: Khi sao chép một công thức các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự động điều chỉnh lại địa chỉ của ô cho tương thích với ô mới2. ẹũa chổ tuyeọt ủoỏiẹũa chổ tuyeọt ủoỏi cuỷa moọt oõ (hay khoỏi) laứ caởp chửừ xaực ủũnh teõn coọt vaứ teõn haứng vụựi caực daỏu $ trửụực moói chửừ vaứ soỏ ủoựCaựch vieỏt ủũa chổ tuyeọt ủoỏi Vớ duù: $A$1, $B$2:$C$10Quy taộc 3: khi sao cheựp coõng thửực tửứ moọt oõ sang oõ khaực, caực ủũa chổ tuyeọt ủoỏi trong coõng thửực ủửụùc giửừ nguyeõn3. ẹũa chổ hoồn hụùpẹũa chổ hoồn hụùp cuỷa moọt oõ (hay khoỏi ) laứ caởp chửừ xaực ủũnh teõn coọt vaứ teõn haứng nhửng chổ coự moọt daỏu $ hoaởc trửụực teõn haứng hoaởc trửụực teõn coọt.Caựch vieỏt: hoaởc Vớ duù: $A1, B$2:$C5Quy taộc 4: khi sao cheựp coõng thửực tửứ moọt oõ sang oõ khaực phaàn tuyeọt ủoỏi cuỷa caực ủũa chổ hoồn hụùp ủửụùc giửừ nguyeõn, coứn phaàn tửụng ủoỏi ủửụùc ủieàu chổnh ủeồ baỷo ủaỷm quan heọ giửừa oõ coự coõng thửực vaứ caực oõ coự ủũa chổ trong coõng thửực.Chú ý: để chuyển đổi qua lại giữa các loại địa chỉ ta chỉ cần chọn địa chỉ cần chuyển đổi và ấn phím F41 Nhập dử liệu :Nhắp chuột chọn ô và nhậpNhắp chuột tại thanh công thức để nhập cho ô đang chọnNhập xong ấn Enterẹaựnh số thứ tự :Thực chất đây là việc sao chép lũy kế, thực hiện các bước sau :Nhập 2 số nào đó tại 2 ô kế tiếp trên cùng một cột hay dòngChọn khối caỷ 2 ôĐưa trỏ chuột đến góc có dấu cộng của khối chọn ( Góc dưới phải ), nhắp & rê theo cột hay dòng để sao chép2 Chỉnh sửa , xoá dữ liệu :Muốn sửa: Nhắp chuột chọn ô muốn chỉnh sửa dữ liệu, sau đó nhắp vào thanh công thức hay nhấn F2, hay nhắp double. Nếu nhập lại nội dung cũ sẽ bị xóa.Muốn xoá dữ liệu : Đưa con trỏ về ô cần xoá dữ liệu nhấn phím DeleteVùng ( Khối ): Bao gồm một hay nhiều ô liên tục được xác định bằng : ví dụ A3:B5 Chọn vùng (khối) bảng tínhSao chép dữ liệuDi chuyển và xoáSao chép định dạng1 Thay đổi độ rộng cột ( Column width )Dùng mouse : Đưa trỏ chuột đến biên phải của cột ở thanh tiêu đề cột nhắp double hay rà chuột vào biên phải của thanh tiêu đề cột đến khi xuất hiện thành mũi tên 2 chiều thì rê để thay đổi độ rộng.Dùng bàn phím : Chọn một hay nhiều ô, cột muốn thay đổi độ rộngVào menu Format column width, nhập giá trị độ rộng mới trong khung Column width2 Thay đổi chiều cao hàng ( Row height ) :Dùng mouse : đưa trỏ chuột đến biên phía dưới của dòng tại thanh tiêu đề hàng, nhắp double để mở rộng chiều cao bằng chiều cao ô có d liệu cao nhất hay nhắp và rê chuột để thay đổi chiều caoDùng bàn phím : Chọn một hay nhiều ô, dòng Vào menu Format – Row – Height : Nhập chiều cao vào khung Row Height3 Nối và tách ô :Nối ô : Chọn những ô muốn nối nhắp vào biểu tượng Merge and center trên thanh công cụ hoặc FormatCell đánh dấu Merge cell.Tách ô : ( Chỉ tách được những ô đã nối )Chọn ô đã nốiVào menu Edit – Clear – Format hoặc bỏ chọn Merge cell.4 Chèn thêm cột, hàng : Chọn cột hay hàng Insert - Column/Row hoặc nhấn phím phải chuột và chọn Insert )Lưu ý : Nếu ta không chọn cột hay hàng mà chỉ để con trỏ ở một ô thi xuất hiện menu ta phải chọn Entire Column hay Entire Row5 Xoá cột, hàng :Chọn cột hay hàng cần xoáEdit – Delete hoặc nhấn phím phải chuột và chọn Delete Lưu ý : Nếu ta không chọn cột hay hàng mà chỉ để con trỏ ở một ô thi xuất hiện menu ta phải chọn Entire Column để chèn hay xoá cả hàng hay cộtĐịnh dạng kiểu chữThanh công cụFormat  Cell Font2. Định dạng sốChọn khối muốn định dạng Format cells numberChọn Number trong khung Category 	- Khung Decimal places : lấy bao nhiêu số lẻChọn Currency : điền dấu tiền tệ Percentage: Điền vào dấu % ví dụ 0.15 sẽ cho 15%Có thể chọn Custom để định dạng lại số và định nghĩa lại dạng hiển thị trong khung Type3 Định dạng ngày tháng :Chọn khối dữ liệu cần định dạng ngày, thángFormat - cell chọn lớp NumberTrong khung Category chọn mục Date và chọn cách hiển thị trong khung TypeLưu ý : Đây chỉ là cách hiển thị, còn cách nhập dữ liệu kiểu ngày phải tuân theo dạng thức đã đặt trong Windows4 ẹũnh dạng vị trí :Chọn khối dửừ liệu Nhắp vào các biểu tượng caõn trái, phaỷi, giửừa trên thanh công cụ hay có thể vào menu FORMAT - CELLS , nhắp chọn lớp Alignment+ Trong khung Horizontal : Nhắp mở khung này để chọn cách hiển thị theo hàng ngang+ Trong khung Vertical : Nhắp mở khung này để chọn cách hiển thị theo hàng dọc+ Khung Orientation : Kiểu chữ đứng hoặc nghiêng : Chỉnh độ ngiêng trong khung Degrees + Mục Text Control :Wrap text : Nhiều dòng trên ô ( Phần tràn sẽ sang dòng khác của ô )Shrink to fit : Vừa bằng ôMerge cell : Nối nhiều ô5. Gộp , tách các ôĐể Gộp , tách các ôChoùn caực oõ caàn goọpNhaựy leọnh Format –Cells... Vaứ choùn trang Alignmentẹaựnh daỏu oõ Meger cells Nhaựy OKẹeồ taựch moọt oõ goọp thaứnh nhieàu oõ ta laứm ngửụùc laùi6 Kẻ khung cho bảng tính :Chọn ô, vùng muốn kẻ khungFormat – Cells và chọn lớp Border :+ Chọn các dạng kẻ khung trong hộp thoại :None : Không kẻ khungOutline : Kẻ vòng xung quanh khối hoặc ôInside : Kẻ các đường bên trong khối chọn+ Style : Chọn đường kẻ7. Định dạng tự động :Chọn vùng dữ liệu cần định dạngFormat – AutormatChọn kiểu định dạng trong danh sáchNút Option cho phép thực hiện việc định dạng hạn chế trên các kiểu dữ liệu nhất định8. Thay đổi màu nềnẹeồ toõ maứu neàn cho oõ hoaởc khoỏi ta thửùc hieọn nhử sau:+ Choùn oõ hoaởc khoỏi caàn toõ maứu neàn+ Thửùc hieọn leọnh Format -> Cells+ Choùn trang Patterns (trong hoọp thoaùi Format Cells)+ Thửùc hieọn caực tuứy choùn + Nhaựy OK ủeồ keỏt thuực8. Thay đổi màu nềnChoùn nuựt naứy ủeồ khoõng toõ maứu neànChoùn maứu thớch hụùpChoùn caực maóu khaực neỏu caànMaứu saộc cuỷa neàn ủửụùc choùnNhaựy OK9. Tạo ghi chú cho ô :Chọn ô cần tạo ghi chú Nhấn Shift – F2 hay Insert – Comment, gõ dòng ghi chú sau đó nhắp chuột vào ô khác để thoát, từ đó di chuyển con trỏ đến ô này thì xuất hiện dòng ghi chúMuốn sửa hay xoá ô ghi chú, chọn ô đó vào Insert – Edit Comment, Ta có thể sửa lại nội dung, nếu muốn xoá ghi chú nhấn phím DeleteVào menu ToolsOpitionđánh dấu và mục GridlinesVào menu ToolsoptionChọn trang genneralChọn font chữ muốn mặc định ở mục standar fontChọn cở chữ ở mục sizeChọn ok