Các hàm của Microsoft Excel

 rút trích. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng: dòng đầu chứa tiêu đề cột (Field Name) của CSDL,các dòng còn lại chứa điều kiện (được gõ vào từ bàn phím).
Vùng Extract:
Là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng CSDL thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột của vùng muốn rút trích. Chỉ dùng đến vùng này khi thực hiện thao tác rút trích.
CÁC DẠNG CỦA VÙNG TIÊU CHUẨN
Số con
2
Các dạng vùng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn số: Ô điều kiện có kiểu số
Ex: Tiêu chuẩn số con là 2
Tên
Tên
Nam
H*
Tiêu chuẩn chuỗi: Ô điều kiện có kiểu chuỗi
Ex: Tiêu chuẩn tên là Nam
Dấu “*” thể hiện cho một nhóm ký tự bất kỳ.
Dấu “?” thể hiện cho một ký tự bất kỳ
Ex: Tiêu chuẩn tên bắt đầu bằng chữ H
Số con
>=2
Tiêu chuẩn so sánh: Ô điều kiện chứa toán tử kèm với giá trị so sánh.
Ex: Tiêu chuẩn số con >=2
Tiêu chuẩn công thức: Ô điều kiện có kiểu công thức
XY
True
Công thức nhập ở ô ĐK là =Left(C2,1)<10
Tên tiêu đề của ô tiêu chuẩn phải đặt tên khác với tất cả dòng tiêu đề (Field) của vùng CSDL.
Trong ô điều kiện phải lấy địa chỉ của dòng chứa dữ liệu đầu tiên của vùng CSDL để so sánh.
Liên kết tiêu chuẩn:
Có thể liên kết các mẫu tin trong CSDL theo các phép tính giao (AND) hay hội (OR) của nhiều điều kiện khác nhau theo nguyên tắc:
Nếu các ô điều kiện đặt khác cột và cùng dòng è có tính chất giao (AND).
Nếu các ô điều kiện đặt khác dòng è có tính chất hội (OR).
Ex: vùng tiêu chuẩn thể hiện điều kiện. Số con=2 và Chức vụ là NV; hay Số con >2 và Chức vụ là TP. Số con=2 hoặc Chức vụ là TP; hay Số con>2 hoặc Chức vụ là NV
Số con
Chức vụ
Số con
Số con
Số con
2
NV
2
2
>2
>2
TP
>2
Số con =2 hoặc số con >2 hay Chức vụ là NV hoặc TP (điều kiện chỉ trong một cột)
Tiêu chuẩn trống: Nếu trong ô điều kiện không có dữ liệu, tiêu chuẩn là tùy ý.
NHÓM HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cú pháp chung = Tên hàm (Database,Field,Criteria)
Database: là vùng Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL) gồm ít nhất 2 dòng. Dòng đầu chứa các tiêu đề cột (Field Name), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẫu tin (Record).
Field: là tên trường hay cột chứa dữ liệu của CSDL được chỉ định cho hàm khai thác. Có thể là số thứ tự (được tính từ trái qua phải – cột đầu là 1) của cột trong Database. Khi số thứ tự cột số cột của Database, hàm cho giá trị #VALUE.
Criteria:là vùng (Range) tiêu chuẩn để tìm kiếm, xóa hay rút trích. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng: dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện.
DSUM(Csdl,Field,Criteria): Tính tổng các giá trị của cột chứa ô Field thuộc CSDL thỏa điều kiện trong Criteria.
DMAX(Csdl,Field,Criteria): Tính giá trị lớn nhất của cột chứa ô Field thuộc CSDL thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
DMIN(Csdl,Field,Criteria): Tính giá trị nhỏ nhất của cột chứa ô Field thuộc CSDL thỏa điều kiện trong Criteria.
DCOUNT(Csdl,Field,Criteria): Đếm số phần tử kiểu số của cột chứa ô Field thuộc CSDL thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
DCOUNTA(Csdl,Field,Criteria): Đếm số phần tử khác trống (kiểu số và kiểu chuỗi) của cột chứa ô Field thuộc CSDL thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
DAVERAGE(Cdsl,Field,Criteria): Tính giá trị trung bình của cột chứa ô Field thuộc CSDL thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn.
SUBTOTAL: Thực hiện thống kê ở mỗi nhóm dữ kiện, trên những cột lựa chọn trong phạm vi vùng CSDL, chèn vào cuối mỗi nhóm những dòng thống kê và dòng tổng kết ở cuối phạm vi vùng CSDL. Chọn vùng tính toán vào Menu Data+Subtotal.
SỬ DỤNG TÍNH NĂNG AUTO FILTER
Di chuyển con trỏ ô vào trong vùng CSDL.
Chọn Menu Data +Filter +Auto Filter
Excel sẽ tự động chèn những menu Drop-Down (hộp danh sách) về bên phải của tất cả các tên vùng trong CSDL.
Ấn định điều kiện tiêu chuẩn để chọn lọc mẫu tin tùy theo yêu cầu thực hiện như sau:
Điều kiện đơn giản và chính xác với những mẫu tin có trong các vùng tin:
Click vào mũi tên của vùng tin cần thực hiện.
All: để hiển thị toàn bộ mẫu tin có trong vùng tin.
Custom: khi cần ấn định điều kiện phức tạp.
Danh sách những mẫu tin có trong vùng tin.
Blanks: hiển thị những mẫu tin trống.
Non Blanks: chỉ hiển thị những mẫu tin chứa dữ liệu.
Điều kiện hỗn hợp và phức tạp:Click vào mũi tên ở bên phải vùng tin cần thực hiện.
Click chọn nút Custom
Click chọn mũi tên các dòng ghi ý nghĩa cho các toán tử và chọn ý nghĩa toán tử thích hợp.
Click vào mũi tên của khung điều kiện bên cạnh và chọn mục tin có sẵn hoặc nhập mới.
Click vào nút And (tương đương với VÀ), hay nút Or (tương đương với HOẶC).
Tại hai khung phía dưới chọn ý nghĩa toán tử và điều kiện thích hợp.
Click OK để thực hiện. 
SỬ DỤNG TÍNH NĂNG ADVANCED FILTER
Tạo vùng điều kiện (Criteria Range) theo cấu trúc:
Dòng 1: Chứa tên những trường (Fields) dùng làm điều kiện.
Dòng 2: (hoặc các dòng kế tiếp) Dùng để ghi những điều kiện theo yêu cầu.
Nhập điều kiện ở ngay phía dưới tên vùng tin trong dòng 2 (hoặc dòng 3) của vùng điều kiện theo yêu cầu thực hiện.
Di chuyển ô hiện hành vào trong phạm vi của vùng CSDL cần khai thác.
Chọn Menu Data+filter +Advanced Filter.
Excel sẽ tự động lựa chọn phạm vi vùng CSDL hiện hành và xuất hiện hộp đối thoại Advanced Filter.
Aán định phạm vi vùng xuất liệu trên khung Action
Filter the list, in-place: Hiển thị những mẫu tin chọn lọc ngay trên vùng CSDL khai thác hiện hành.
Copy to another location: Sao chép những mẫu tin chọn lọc vào phạm vi khai thác trên bảng tính.
Khai báo phạm vi của những vùng trên các khung:
List Range: Nhập tọa độ (hoặc Drag mouse trên phạm vi) của vùng khai thác (chỉ thực hiện khi có sự thay đổi phạm vi vùng khai thác).
Criteria Range: Nhập tọa độ (hoặc Drag mouse trên phạm vi) của vùng điều kiện.
Copy to: Nhập tọa độ (hoặc Drag mouse trên phạm vi) của vùng xuất hiện (chỉ thực hiện khi có chọn Copy to another location).
Chọn OK
Excel sẽ chọn lọc và hiển thị những mẫu tin thỏa điều kiện ấn định vào phạm vi vùng xuất liệu trong bảng tính hiện hành.
Lưu ý: khi cần hiển thị lại toàn bộ mẫu tin CSDL, thì phải chọn Menu Data + Filter + Show All.
SỬ DỤNG HỘP THOẠI DATA FORM
Giới thiệu hộp hội thoại Data Form:
Sau khi tạo vùng CSDL trên bảng tính, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ ô vào trong phạm vi trên CSDL và chọn Menu Data + Form.
Excel xuất hiện hộp hội thoại sau:
Dòng đầu là thanh tiêu đề cho biết đang ở tại bảng tính hiện hành (tên của bảng tính).
Bên trái liệt kê trường (Field) của CSDL (tên của tất cả các vùng tin có trong vùng CSDL) với những dữ liệu (Record) kế cận bên phải(ngoại trừ các vùng tin theo dạng công thức thì không thể chỉnh sửa).
Bên phải dùng để giới thiệu mẫu tin hiện hành và tổng số mẫu tin trong CSDL.
Giữa hộp hội thoại là một thanh cuốn dọc dùng để di chuyển đến những mẫu tin kế cận.
Công dụng của những nút lệnh trong hộp hội thoại:
New: tạo mẫu tin mới.
Delete: xóa mẫu tin hiện hành.
Restore: khôi phục dữ liệu nhập/xóa trên khung dữ liệu.
Find Prev: tìm về phía trên mẫu tin hiện hành.
Find Next: tìm về phía dưới mẫu tin hiện hành.
Criteria: gồm
Clear: xóa điều kiện ghi trong khung dữ liệu hiện hành
From: trở về hộp thoại ban đầu.
Tìm mẫu tin thỏa điều kiện:
Chọn Menu Data + Form
Chọn nút Criteria:
Xuất hiện hộp hội thoại chứa các khung rỗng bên phải tên vùng tin và nút Criteria thay thế cho Form.
Nhập những dữ liệu yêu cầu trong các khung bên phải tên vùng tin dùng làm điều kiện.
Nhấn Enter
Excel hiển thị mẫu tin thỏa điều kiện (gần nhất kể từ mẫu tin hiện hành) trong hộp hội thoại
Chọn nút:
Find Prev: để tìm các mẫu tin thỏa điều kiện phía trên mẫu tin hiện hành (nếu có).
Find Next: để tìm các mẫu tin thỏa điều kiện phía dưới mẫu tin hiện hành (nếu có).
Chọn nút Close để chấm dứt và đóng hộp thoại.
DATA TABLE
Là phương pháp tính giá trị cho một vùng có cùng công thức giống nhau
Table 1: 
	Các ô trong vùng sẽ được tính giá trị theo các công thức trong dòng đầu tiên của Table theo các cột đầu tiên của Table:
Quy trình thực hiện:
Chọn vùng Table
Thực hiện lệnh Data + Table
Nhập địa chỉ ô Input vào Column Input Cell (ô Input của cột).
Click OK.
Nguyên tắc tính:
Lấy giá trị trong ô cột 1 cùng dòng cho vào ô Input và trả về giá trị theo công thức trong ô dòng 1 cùng cột.
Ex:
A
B
C
D
E
1
=E1*2
=E1*3
2
3
6
9
3
9
18
27
4
4
8
12
Table 2:
Các ô trong vùng sẽ được tính giá trị theo các công thức trong ô góc trên bên trái của Table.
Quy trình thực hiện:
Chọn vùng Table.
Thực hiện lệnh Data + Table.
Nhập địa chỉ ô Input vào Column Input Cell (ô Input của Cột).
Nhập địa chỉ ô Input vào Row Input Cell (ô Input của dòng).
Click OK.
Nguyên tắc tính:
Lấy giá trị trong ô cột 1 cùng dòng cho vào ô Input của cột, giá trị trong ô dòng 1 cùng cột cho vào ô Input của dòng và trả về giá trị theo công thức trong ô góc trên bên trái.
A
B
C
D
E
1
=E1*E3
8
2
2
3
24
6
3
9
72
18
4
4
32
8
 NGUYỄN NỮ MINH HIỀN 2008