Giáo trình Tin học văn phòng - Chương 1: Các khái niệm cơ bản trong Microsoft Excel

ông cụ ) : chọn mở trong menu View, chứa các nút lệnh có thể sử dụng với Mouse mà không cần phải vào Menu .Tuỳ theo yêu cầu tính toán và trình bày mà chọn mở các thanh công cụ ;có 2 Toolbar thường được mở là Standard Toolbar và Formatting Toolbar 
	 4.(View Toolbars)
Formula Bar ( thanh công thức ) , chọn mở trong menu View: chứa dữ liệu ở ô hiện hành trên bảng tính .
	 5. Worksheet Window : cửa sổ bảng tính hay còn gọi là vùng làm việc . worksheet là nơi chứa số liệu hoặc đồ thị (sẽ mô tả worksheet chi tiết ở phần sau)
	6. Status Bar ( thanh trạng thái ), chọn mở trong menu View : là dòng biểu thị chế độ hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của MS Excel và các tình trạng hiện hành của hệ thống ( NUM , CAPS ).
	Các chế độ làm việc thông thường bao gồm :
Ready : đang sẵn sàng chờ nhập dữ liệu hay công thức
Enter : Đang nhập dữ liệu hay công thức vào ô hiện hành 
Point : đang ghi một công thức tham chiếu đến một địa chỉ ô .
Edit : đang sửa chữa dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành . Chọn chế độ này bằng cách di chuyển dấu sáng tới ô muốn điều chỉnh rồi ấn phím .
IV. Cấu trúc Worksheet 
Đường viền ngang ( Column border )
Đường viền dọc ( Row border )
Ghi tên cột : A,B ,,, IV ( có 256 cột trong một wordsheet ) 
Ghi tên hàng :1, .. ,65536 ( có 65536 dòng trong một worksheet)
Window :màn hình bảng tính là khu vực thấy được trên màn hình ( thường là 9 cột và 20 dòng ) 
Active cell : ô hiện hành hay ô lựa chọn có khung sáng viền quanh
Scroll bar : Thanh cuốn ngang và thanh cuốn dọc ,dùng để trượt bảng tính trên cửa sổ nhìn thấy được của màn hình .
Sheet tabs : chứa danh sách tên của các bảng tính trong workbook . Mỗi bảng tính có trên là Sheet # ( # là số thứ tự của bảng tính ) 
	Khu vực ở giữa bảng tính là vùng làm việc của MS Excel . Vùng làm việc gồm nhiều dòng và nhiều cột có các mắt lưới ( girdlines ) phân cách .
Dòng (Row) : bảng tính có 65.536 dòng, được đánh số từ 1, 2, ..., 65.536
Cột (Column) : bảng tính có 256 cột, được đánh bằng chử cái A, B, ... Y, Z, AA, BB, ...,IA, ... , IV 
 (nếu muốn header hiện lên là chữ / số chọn Tools-Option-General-Reference Style-A1(R1A1))
Ô (Cell) : là giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô được xác định bằng tên cột và tên dòng . Ví dụ ô A1 , C10 , D5, F345 ...
 Vùng (Range) : là một tập hợp ô nhiều liền nhau tạo thành hình chữ nhật. Địa chỉ một vùng xác định bởi ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải, giữa hai ô ngăn cách nhau bởi dấu : . Ví dụ vùng A1 : C20
	* Di chuyển con trỏ trong Worksheet : 
Tại một thời điểm luôn luôn tồn tại một con trỏ trong bảng tính. Khi nhập dữ liệu vào công thức hay thao tác lệnh, sẽ tác động đến địa chỉ tại vị trí của con trỏ ô. Các phím di chuyển con trỏ thông dụng gồm :
Lên một dòng :	­
Xuống một dòng :	¯
Sang phải một cột :	®	
Sang trái một cột :	¬
Lên một trang : 	
Xuống một trang : 	
Sang phải một trang : 
Sang trái một trang : 
- Sang phải một trang : 	Alt Pg Down
- Sang trái một trang : 	Alt Pg Up
Về ô đầu tiên của bảng tính : 
Về ô cuối cùng của bảng tính : 
Có thể dùng chuột để kích vào ô muốn di chuyển đến .
V. Các kiểu dữ liệu
	Một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Có 3 loại kiểu dữ liệu trong một ô như sau :
1. Kiểu số ( number ) : 
	Ký tự đầu tiên gõ vào là phải là một số hoặc dấu + ,- $ . Dạng mặc nhiên của số nhập vào là General, có thể thay đổi dạng trình bày theo ý muốn bằng lệnh Format \ Cells.
2. Kiểu chuỗi ( text ) :
	Ký tự đầu tiên gõ vào phải là chữ. Riêng trường hợp đối với ô kiểu chuỗi nhưng bắt đầu bằng một số , thì ký tự đầu tiên phải là dấu nháy đơn (‘), sau đó là chuỗi .
3. Kiểu công thức ( formulas ):
	Ký tự đầu tiên là dấu = hoặc + . Kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị hay kết qủa của công thức đó. 
Ví dụ một ô chứa công thức =12*3+3 thì kết quả trình bày trong ô là 39 . Một công thức có thể chứa các phép tóan . MS Excel cho phép sử dụng các phép toán sau trong công thức :
 Các phép toán số học : + , - , * , / 
 Các phép toán logic : OR , AND , NOT,.. (cộng chuỗi với nhau, chuỗi và số, chuỗi số)
 Các phép tóan so sánh : 
	(khi trị so sánh không cùng kiểu thì bt logic > chuỗi > số)
	. Lớn hơn : >
	. Nhỏ hơn : <
	. Bằng : =
	. Lớn hơn hay bằng : >=
	. Nhỏ hơn hay bằng : <=
	. Khác : 
 Phép toán nối chuỗi: &
VI. Thao tác trên vùng 
	1. Chọn một vùng, cột, dòng :
Chọn một vùng : dùng Mouse hay dùng bàn phím
	Cách 1 : dùng Mouse 
Drag Mouse từ ô góc trên bên trái đến ô góc dưới bên phải hay ngược lại, vùng được chọn sẽ bị bôi đen
	Cách 2 : dùng bàn phím 
Giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên di chuyển con trỏ để chọn vùng 
Để chọn nhiều vùng trong một lần thì giữ và kích chuột trên những vùng muốn chọn .	
Chọn một dòng :
	Kích chuột tại Số thứ tự dòng trên đường viền dọc của Worksheet
Chọn một cột :
	Kích chuột tại tiêu đề cột trên đường viền ngang của Worksheet
Chọn toàn bảng tính :
	Kích chuột tại ô góc trên trái của Worksheet
	2. Xoá một vùng dữ liệu :
Chọn vùng muốn xoá
Aán phím <Delete(dùng chức năng Fill Handle)
>
	3. Chép một vùng dữ liệu :
Chọn vùng nguồn (Source area)
Thực hiện lệnh Edit \ Copy
Chọn vùng đích (Destination area)
Thực hiện lệnh Edit \ Paste
	Ghi chú : Khi chép dữ liệu
Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu là kiểu số hay chuỗi, kết quả vùng đích sẽ giống vùng nguồn.
Nếu vùng nguồn chức dữ liệu kiểu công thức, kết quả vùng đích sẽ thay đổi hay không tuỳ thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tương đối hay tuyệt đối. 
Để kết quả chép theo ý muốn, dùng Menu Edit\Paste Special...
	Trong lệnh Paste Special có các nút sau :	
	Paste:
	. All : sao chép cả thuộc tính ô
. Formulas : sao chép phần công thức
	. Values : sao chép phần giá trị hiển thị trong ô
	. Formats : chỉ sao chép dạng thức ấn định trong ô
	. Notes : chỉ sao chép các ghi chú trong ô
	Operation : ( phép tóan )
	. None : sao chép và thay thế giá trị trong ô nguồn
	. Add : sao chép và cộng thêm giá trị của ô nguồn
	. Subtract : sao chép và trừ bớt đi giá trị của ô nguồn
	. Multiply : sao chép và nhân với giá trị của ô nguồn
	. Divide : sao chép và chia cho giá trị của ô nguồn
4. Sự khác nhau của việc chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối :
Công thức tham chiếu địa chỉ tương đối (Relative Address) :
	Địa chỉ tham chiếu có dạng CỘTDÒNG. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều và khoảng cách.
Công thức tham chiếu địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address) :
	Địa chỉ tham chiếu có dạng $CỘT$DÒNG. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống như vùng nguồn.
Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address) :
	 A$1 : tuyệt đối dòng, tương đối cột
	 $A1 : tuyệt đối cột, tương đối dòng
5. Di chuyển một vùng dữ liệu :
Chọn vùng nguồn 
Thực hiện lệnh Edit\Cut
Chọn vùng đích có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích.
Thực hiện lệnh Edit\Paste a) Chọn vùng nguồn (Source area)
b) Thực hiện lệnh Edit / Cut
c) Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích
d) Thực hiện lệnh Edit / Paste
VII. Các thao tác đối với tập tin 
	Tập tin ( File ) trong MS Excel có phần mở rộng qui ước là XLS
Cất tập tin vào đĩa :
Cất vào đĩa với tên đã có sẵn :
Thực hiện lệnh File \ Save hay kích chuột trên nút Save của thanh công cụ Standard
	 Cất vào đĩa với tên mới :
Thực hiện lệnh File \ Save as
Chọn ổ đĩa muốn cất 
Chọn thư mục 
Gõ tên File ( không cần gõ phần mở rộng )
Nhấn OK 
Mở một tập tin :
Thực hiện lệnh File \ Open hay Kích chuột trên nút mở File của Toolbar 
Chọn ổ đĩa có chứa tập tin muốn mở 
Chọn thư mục 
Gõ tên File muốn mở
Đóng một tập tin :
Đóng hẳn một tập tin : Thực hiện lệnh File \ Close 
Đóng tạm thời một tập tin : kích vào Minimize button của cửa sổ làm việc của tập tin đó.
Tạo một tập tin mới:
Thực hiện lệnh File \ New hay kích chuột vào nút lệnh New trong thanh công cụ Standard.Mỗi một lần tạo tập tin mới là một Book# được hình thành,trong đó # là số thứ tự của Book do MS Excel gán cho.
VIII. Thao tác Undo
Thao tác này thường sử dụng để phục hồi tình trạng của văn bản trước khi thực hiện một hay nhiều thao tác vừa bị sai.
Thao tác này thực hiện thông qua Menu lệnh Edit\Undo hoặc kích chuột vào nút lệnh Undo trong thanh công cụ Standard.
IX .	Thoát khỏi Microsoft Excel 
Cách 1 : Double Kích chuột tại hộp điều khiển (Control Menu Box - nằm ở góc trái trên của màn hình chính)
Cách 2 : Từ Menu File, chọn Exit
Có thể thoát tạm thời bằng cách kích vào nút Minimize
Nếu chưa ghi những thay đổi cho tài liệu, Microsoft Excel sẽ có thông báo nhắc nhở lưu trước khi thoát.