Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel

Sử dụng phần mềm bảng tính điện tửMột số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel*1Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft ExcelKhái niệm & thao tác cơ bản trong MS ExcelKhởi động Excel.Màn hình làm việc.Thoát khỏi Excel.Khởi tạo một bảng tính.Địa chỉ, miền và công thức.Các thao tác soạn thảo.Các thao tác với tập tin.Một số hàm đơn giản.Date2Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel1. Khởi động ExcelStart  Programs  Microsoft Excel.Desktop  Microsoft Excel.Office Bar  Microsoft Excel.Date3Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel2. Màn hình làm việcDate4Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft ExcelCác thành phần của màn hình làm việcThanh tiêu đề (Title Bar).Thanh menu (Menu Bar).Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).Thanh biên tập công thức (Formula Bar).Bảng tính (Sheet).256 cột (A..Z, AA,ABIV).65536 dòng.Một tập tin (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet).Các thanh cuộn (scroll bars).Thanh trạng thái (status bar).Dòng tên cột (column heading).Cột tên hàng (row heading).Date5Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel3. Thoát khỏi ExcelSử dụng Menu FileFile  ExitKích chuột vào biểu tượng đóng ứng dụng ở góc trên bên phải màn hìnhDate6Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel4. Tạo bảng tính và một số thao tácĐể tạo một tập tin (workbook) mới:FileNew.Chọn New workbook.Workbook có thể có nhiều trang tính (sheet). Để tạo một sheet mới:Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1), chọn Insert, sau đó chọn Worksheet.Đặt tên cho trang tính:Kích chuột phải vào tên trang, chọn RenameGõ tên rồi gõ Enter.Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên sheet tới vị trí mong muốn.Date7Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel4.1. Dịch chuyển con trỏCon trỏ ô (Cell pointer) là hình chữ nhật trùm quanh đường viền ô.Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home.Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau)Kích chuột vào ô nào đóDate8Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel4.2. Chọn miền, cột, dòng, bảngChọn miền (range)Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải của vùng (hoặc theo các chiều khác).Chọn cả dòng/cộtKích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột).Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau.Chọn cả bảng tínhKích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòngDate9Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel4.3. Nhập dữ liệu {1}Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí con trỏ. Gõ Enter để hoàn tất!!!Nhập số:Nhập bình thườngSử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân (Regional setting là US).Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số.Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số.Date10Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft ExcelNhập dữ liệuNhập số:123.456-123.456 hoặc (123.456)3/21 1/2 (hỗn số).3E+7 (dạng kỹ thuật).Nhập chuỗi văn bản (text):Các chuỗi có chứa chữ, nhập bình thườngCác chuỗi dạng số: “1234”, có hai cách nhập:=“1234”‘1234Nhập ngày thángKhuôn dạng: mm/dd/yyyy (Mỹ)Ví dụ:02/09/200412/31/2003Nhập thời gianKhuôn dạng: hh:mm:ssVí dụ:13:30:55Date11Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel5. Địa chỉ, miền, công thứcĐịa chỉ ôĐịa chỉ tương đốiĐịa chỉ tuyệt đốiMiềnKhái niệm miềnĐặt tên miềnCông thứcKhái niệmHàmDate12Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel5.1. Địa chỉ ôMỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó.Địa chỉ ô = tên cột + tên hàngVí dụÔ đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1)Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đốiDate13Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft ExcelĐịa chỉ tương đốiChỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàngBị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép công thứcVí dụA1F9Date14Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft ExcelĐịa chỉ tuyệt đốiKhông bị thay đổi khi sao chép công thứcCách viếtThêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn thay đổi khi sao chép công thức.Ví dụ:$A1: Luôn ở cột A$F$9: Luôn là ô F9Date15Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel5.2. Miền (range)Tập hợp ôCách viếtĐ/c ô góc: Đ/c ô đối diệnC2:D8Đ/c ô góc..Đ/c ô đối diệnA1..A5Dùng “;” phân cách các miền rời nhau:B2..B8; E2:E8Date16Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft ExcelĐặt tên cho miềnInsertName DefineGõ tên miền (không có dấu cách)Ví dụ: Ngày_thuêChọn AddNhấn OKSử dụng để truy xuất miềnTrong công thứcDate17Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel5.3. Công thức (formula)Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu.Bắt đầu bằng dấu bằng ( = )Tiếp theo là:Các hằng, địa chỉ,Phép toán số học: +,-,*,/,^HàmVí dụ: =A1/B1+COS(A1)*SIN(B1)Date18Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft ExcelFormula barCó thể sử dụng thanh công thức để nhập công thức cho tiện.Ví dụ=G3+G3*F3+J3-H3-I3Date19Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel6. Các thao tác soạn thảoSao chépChuyểnSửaXoáBỏ miềnChènDán đặc biệtUndo và RedoDate20Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel6.1. Sao chép {1}Chọn miền cần sao chép (nếu là một ô thì di chuyển con trỏ tới ô đó).Nhấn Ctrl+C hoặc chọn menu EditCopy.Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy.Di chuyển tới nơi cần chép tới.Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu EditPaste.Date21Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel6.1. Sao chép {2}Chép bằng chuộtChọn vùng cần sao chép.Nhấn Ctrl, di con trỏ tới biên vùng đến khi xuất hiện dấu + ở cạnh chuột.Bấm và rê chuột để kéo vùng cần sao chép sang vị trí khác rồi thả chuột.Chép tới các ô cùng hàng/cột liền kề:Di chuột tới góc dưới bên phải vùng chọn tới khi chuột chuyển thành dấu cộng (+).Bấm và rê để chép tới các ô liên tiếp cùng hàng (cột).Date22Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel6.2. ChuyểnChọn miền cần chuyển (nếu là một ô thì di chuyển con trỏ tới ô đó).Nhấn Ctrl+X hoặc chọn menu EditCut.Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy.Di chuyển tới nơi cần chép tới.Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu EditPaste.Date23Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel6.3. Sửa và xóa dữ liệuSửa:Di chuyển con trỏ tới ô cần sửa.Nhấn phím F2 hoặc kích đúp chuột trái.Sửa nội dung.Nhấn Enter.Xóa dữ liệu:Chọn miền cần xoáNhấn phím Delete để xoá dữ liệu(các ô không bị xoá).Date24Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel6.4. Bỏ miền và chèn ôBỏ miền:Chọn miền cần bỏChọn menu EditDeleteShift cells left: Đẩy sang trái.Shift cells up: Đẩy ô lên trên.Entire row: Xoá toàn bộ hàng.Entire column: Xoá toàn bộ cột.Chèn ô: Chọn menu InsertCells: Chèn ôColumns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời.Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời.Date25Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel6.5. Dán đặc biệtThực hiện động tác sao (Ctrl+C)Chọn EditPaste SpecialAll: Dán toàn bộFormulas: Chỉ dán công thứcValues: Chỉ dán giá trịOperation: Lấy dữ liệu ở vùng bị dán đè thực hiện phép toán với dữ liệu dán vào.Chọn OK để chấp nhận dánDate26Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel6.6. Undo và RedoUndoTác dụng: Huỷ bỏ thao tác vừa làm trước đóCách làm: Nhấn Ctrl+Z hoặc chọn EditUndoRedoTác dụng: Lặp lại thao tác vừa làm trước đóCách làm: Nhấn Ctrl+Y hoặc chọn EditRedoDate27Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel7. Các thao tác với tệpTệp Excel có phần mở rộng là “xls”.Các thao tác chính với tệpTạo tệp mớiMở tệp đã cóGhi tệpGhi tệp với tên khácGhi tệp với kiểu khácĐóng tệpDate28Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel7.1. Tạo tệp mớiChọn menu File NewKích chuột vào nút New trên thanh công cụ chuẩn Nhấn tổ hợp phím Ctrl+NDate29Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel7.2. Mở tệp đã có trên đĩaFile  Open.Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ chuẩn.Ctrl + O.Sau đó:Chọn thư mục.Nhấn chuột chọn tệp.Nhấn Open.Date30Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel7.3. Ghi tệpFile  Save (Ctrl + S, biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ).Sau đó:Chọn thư mục.Gõ tên tệp.Gõ Enter hoặc nhấn Save.Date31Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel7.4. Ghi tệp với tên khácFile  Save AsSau đó:Gõ tên khác cho tệp.Gõ Enter hoặc nhấn Save.Kết quả:Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới.Tệp mới được mở thay thế tệp cũ.Sử dụng khi muốn tạo phiên bản mới để sửa chữa mà không ảnh hưởng đến tệp cũDate32Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel7.4. Ghi tệp với kiểu khácFile  Save As, sau đó:Gõ tên tệp.Chọn kiểu tệp ở mục Save as type*.HTML: trang web*.DBF: cơ sở dữ liệu dBASE,Kết quả:Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới có kiểu đã chọn.Tệp mới được mở thay thế tệp cũ.Sử dụng khi muốn xuất dữ liệu sang dạng khác.Date33Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel7.5. Đóng tệpFile  Close, hoặcKích chuột vào nút đóng tại cửa sổ tệp, hoặc:Gõ Ctrl + F4Kết quả:Tệp đang soạn thảo được đóngExcel và các tệp khác vẫn được mởDate34Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel8. Một số hàm đơn giản.SUM (miền)Tính tổng các số trong miềnVí dụ: SUM(A1:A5); SUM(số_ngày_thuê)AVERAGE (miền)Tính trung bình các số trong miềnVí dụ: AVERAGE(B2:E10)MAX(miền): Giá trị lớn nhất trong miềnMIN(miền): Giá trị nhỏ nhất trong miềnCOUNT(miền): Số ô chứa số trong miềnIF(điều_kiện, giá_trị_1, giá_trị_2):Nếu điều_kiện đúng, trả về giá_trị_1.Nếu điều_kiện sai, trả về giá_trị_2.Các lệnh IF có thể lồng nhau.Date35Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel