Các thủ thuật trong chương trình soạn thảo văn bản

n màn hình máy tính, khi in sẽ không xuất hiện những hình ảnh nhấp nháy.
XIV. Thủ thuật thuyết trình bằng Powerpoint
Microsoft Powerpoint tích hợp trong bộ Office là một phần mềm thông dụng nhất hiện nay dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy... Đối với sinh viên sắp tốt nghiệp thì đa số phải "đụng" tới Powerpoint ít nhất một vài lần cho việc thuyết trình luận văn tốt nghiệp. 
Một số kinh nghiệm trong việc sử dụng Powerpoint sẽ giúp các bạn sinh viên soạn được một bài thuyết trình hấp dẫn, gây ấn tượng với hội đồng giám khảo, cùng một số mẹo hay để ứng phó với những tình huống bất ngờ trong khi trình chiếu Powerpoint.
1. Chọn màu cho dương bản
Việc chọn màu sắc dương bản rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm. Cách làm như sau: Mở chương trình Powerpoint, nhấn chuột phải vào dương bản và chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện, bạn chọn tiếp thẻ Custom và chỉnh các thông số sau, Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0, Green: 155, rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, bạn đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK và Apply. Đó là màu cho dương bản thứ nhất. Với dương bản thứ hai, ba, bốn... bạn muốn cho màu giống dương bản một thì nhấn chuột phải vào dương bản một nằm ở cột dọc bên trái (thẻ Slides), chọn New Slide hay vào menu Insert > Duplicate Slide.
2. Màu và kích cỡ cho Font chữ
Chọn font chữ là một trong các font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu trắng, vàng, xanh lá cây, cam (nếu bạn chọn màu dương bản như trên), kích cỡ trong giới hạn từ 20-44 pt. Không nên chọn kích cỡ dưới 20 pt vì chữ sẽ nhỏ khi nhìn từ xa (trừ khi trình bày bảng số liệu thì có thể chọn cỡ thấp nhất là 20 pt).
3. Tạo hiệu ứng cho dương bản, có nên hay không?
Nhiều người cho rằng việc tạo hiệu ứng cho dương bản sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người xem. Nhưng phải nói thật rằng cách này chỉ nên áp dụng cho các buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường chỉ có 20 phút, trong thời gian này bạn chỉ có thể sử dụng tối đa 30-40 dương bản, mỗi dương bản trình bày khoảng 30-45 giây, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ. 
Để tạo hiệu ứng cho chữ, nhấn chuột phải vào khung chứa chữ, chọn Custom Amination. Cửa sổ Add Effect xuất hiện ở bên phải, nhấp vào nút Add Effect để chọn hiệu ứng, ví dụ như Fly in (bay), Spin (quay tròn), Grow/Shrink (phóng to/thu nhỏ), Diamond (lấp lánh)... Kinh nghiệm cho thấy hiệu ứng Random Bars thường được sử dụng. Nếu bạn muốn áp dụng một kiểu hiệu ứng cho toàn bộ nội dung dương bản thì vào menu Slide Show->Amination Schemes. Cửa sổ Apply to selected Slides xuất hiện bên phải, bạn chỉ việc nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View Show xem thử.
Để tạo hiệu ứng chuyển trang, bạn vào Slide Show->Transition. Cửa sổ Slide Transition xuất hiện ở bên phải, bạn nhấn chọn hiệu ứng rồi vào Slide Show->View Show xem thử. Hiệu ứng Strips Right-Down thường được dùng nhất.
4. Slide cảm ơn hội đồng giám khảo
Đây là slide cuối cùng, không kém phần quan trọng. Bên cạnh lời cảm ơn, bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa, bạn có thể tải hình bông hoa miễn phí tại địa chỉ  (bạn vào trang web và tải những file zip tên loài hoa, ví dụ red_rose.zip). 
5. Một số phím tắt cần nhớ trong khi trình chiếu
Đang trình bày ngon trớn thì một vị trong hội đồng giám khảo đột ngột bảo bạn cho xem lại một dương bản nào đó, hay kêu bạn chỉ cho họ những điểm quan trọng. Với tình huống này bạn có thể dùng phím tắt.
• Ctrl - P: Lấy cây bút màu ra, dùng chuột vẽ một đường gạch đít hay khoanh tròn những điểm quan trọng.
• Nhấn phím E: xóa đường gạch dưới hay khoanh tròn.
• Nhấn phím Esc: Cất cây bút màu đi.
• Ctrl - H: Che dấu chuột và nút nhấn (nằm ở góc dưới trái màn hình)
• Nhấn phím = (dấu bằng): hiển thị hay che dấu chuột.
• Nhấn phím B/W: Chuyển màu đen/trắng khi đến giờ giải lao, nhấn lại phím này để trở về bình thường.
• Page Up hay mũi tên lên: Đến dương bản trước.
• Page Down hay Enter hay mũi tên xuống: Đến dương bản sau.
• Nhấn số trang rồi nhấn Enter: Đến dương bản theo số trang.
XV. Lưu các tập tin ở vị trí mặc định khác
Có thể cho Microsoft Office biết nơi lưu trữ tập tin. Khi bạn mở hộp thoại Save As để lưu tập tin trong Word, Excel, PowrPoin, và Access. Chương trình chọn My Documents làm thư mục làm việc mặc định. Tuy có thể lưu tập tin vào thư mục bất kỳ, song bạn có lệ thích lưu thành quả của mình vào một thư mục cụ thể.
Thay vì tự tay chọn thư mục khác từ thư mục My Documents mỗi lần lưu, bạn yêu cầu Microsoft Office lưu tập tin vào thư mục mặc định theo ý mình. Kiểm soát vị trí thư mục làm việc mặc định qua hộp thoại Options. Các bước thay đổi thư mục mặc định hơi khác tùy theo từng chương trình Office.
Word là chương trình Office duy nhất cho phép duyệt ổ đĩa và thư mục trong hộp thoại Options để ấn định thư mục làm việc mặc định mới. Trong mọi chương trình khác, bạn phải gõ đầy đủ đường dẫn thư mục làm việc mặc định.
* Ấn định thư mục trong Excel, PowerPoin, hay Access.
1. Nhấp Tools.
2. Nhấp Options.
Hộp thoại Options mở ra.
- Ghi chú Microsoft Outlook không có tùy chọn thay đổi thư mục làm việc mặc định.
3. Trong Excel hay Access, nhấp tab General.
Trong PowerPoint, nhấp tab Save.
4. Bên trong trường hợp Default file location, chọn dòng văn bản My Documents rồi gỡ tên thư mục mong muốn.
- Trong Access, nhấp bên trong trường hợp Default database folder sau đó gõ tên thư mục.
5. Nhấp OK
* Office gán thư mục mặc định mới.
Ấn định thư mục mặc định trong Word
1. Mở tại hộp thoại Options.
2. Nhấp tab File Locations.
3. Nhấp đúp kiểu tập tin Documents.
Hộp thoại Modify Location mở ra.
4. Gõ tên thư mục mới muốn lấy làm mặc định, hoặc nhấp thư mục sẽ dùng.
5. Nhấp Ok.
6. Nhấp OK.
* Office gán thư mục mặc định mới.
Tùy biến
Có thể đổi tên thư mục My Documents bên trong cửa sổ My Computer. Trong Windows XP, thư mục My Documents sử dụng đường dẫn C:\Documents and Settings\default\My Documents\. Nhấp tên thư mục hai lần, rồi gõ tên thư mục mới và nhấn ENTER. Tùy theo phương pháp cài đặt Office, Office setup có lẽ sử dụng vị trí thư mục khác nhau.
XVI. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word 
• Tạo các liên kết (Link) trong MS Word 
o Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web
o Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo
o Tạo liên kết đến địa chỉ Email
o Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file
• Tạo heading mới trong Office 2003
• Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản 
Tạo các liên kết (Link) trong MS Word 
1. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết. 
2. Vào Insert / Hyperlink (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink) 
* Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web. 
3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page 
- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết 
- Current Folder: Thư mục hiện thời 
- Browsed Pages: Các trang web đã trình duyệt gần thời gian hiện thời nhất 
- Recent files: Các file mới được mở gần thời gian hiện thời nhất. 
- Address: Tên địa chỉ và file chọn để link tới. 
- Nút ScreenTip: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chèn chú thích): 
- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark 
4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết. 
* Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo. 
3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document 
- Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết 
- Name of new document: Đặt tên cho file mới. 
- Nút Change Thay đổi lại file liên kết đã có 
Bạn không nên chọn nút Change này bởi nội dung của file chọn sẽ bị mất sau khi nhấn nút OK và MS Word sẽ tự động tạo ra file trùng với tên đã chọn cùng với nội dung file trống. 
- Nút ScreenTip: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chèn chú thích): 
- Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark 
4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết. 
* Tạo liên kết đến địa chỉ Email.
3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address 
- E-mail Address: Địa chỉ email đặt liên kết tới 
- Subject: Tên tiêu đề 
- Recently used e-mail address: Hiển thị những email đã được sử dụng gần thời điểm này nhất. 
Nội dung Subject và E-mail Address sẽ hiển thị khi bạn di chuyển chuột vào liên kết. 
4. Chọn nút OK để hoàn thành. 
* Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file. 
1. Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark hoặc Heading hoặc Style) cho dòng văn bản được link tới. 
2. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết. 
3. Vào Insert / Hyperlink (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink) 
4. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document 
Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đã được đánh dấu: 
- Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên của file. 
- Headings: Đặt liên kết đến 1 heading nào đó đã có trong file 
- Bookmarks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánh dấu 
- Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị chi tiết các mục trong Headings, Bookmarks, 
Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn văn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết mới. 
* Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản 
1. Đặt trỏ chuột hoặc bôi đen đoạn dòng muốn đặt liên kết đến. 
2. Vào Insert / Bookmark...
3. Xuất hiện hộp thoại Bookmark 
- Nhập tên đánh dấu tại ô Bookmark name (Tên này phải bắt đầu từ chữ cái và không có ký tự đặc biệt nào) 
4. Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark