Chuyên đề Các khái niệm cơ bản trong excel

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELTRUONG XUAN THANG 2351I. Giới thiệu	Excel là một phần mềm bảng tính thuộc bộ phần mềm Microsoft Offoce, được dùng trong các ứng dụng tính toán, bảng lương, bảng biểu thống kê, có khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELII. Màn hình cửa sổ chương trình Excel :CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELIII. Mô tả màn hình Excel : 65536 hàng (rows), ký hiệu từ 1  65536. 256 cột (Column), ký hiệu từ A, B, C,  IVGiao điểm của cột và hàng được gọi là ô (Cell), mỗi ô được gán một địa chỉ là địa chỉ của cột và hàng. Ví dụ : B5, AC128  Vùng (Khối) : Là tập hợp các ô liền kề nhau hình thành hình chữ nhật, mỗi khối được gán cho địa chỉ là địa chỉ ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. VD : B12:D20.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELIII. Mô tả màn hình Excel : Mỗi tập tin bảng tính được gọi là 1 book, mỗi book có nhiều tờ bảng tính gọi là sheet. Trên thanh menu có các menu lệnh như : File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Option, Data, Windows, Help. Trên thanh Toolbar và Format Toolbar có các nút lệnh thường dùng.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELIV. Các phím di chuyển con trỏ ô trong Excel :PhímTác dụng   Di chuyển con trỏ ô lên xuống một dòng hoặc một cột.HomeDi chuyển con trỏ ô về cột A.Page UpDi chuyển con trỏ ô về trang trên.Page DownDi chuyển con trỏ ô về trang dưới.Alt + Page UpDi chuyển con trỏ ô về trái một trang.Alt + Page DownDi chuyển con trỏ ô về phải một trang.Ctrl + Page UpDi chuyển con trỏ ô về sheet trước đó.Ctrl + Page DownDi chuyển con trỏ ô về sheet kế tiếp.Ctrl + EndDi chuyển con trỏ ô về ô cuối bảng tính (nơi kết thúc dữ liệu)Ctrl + HomeDi chuyển con trỏ ô về ô A1.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELV. Khái niệm địa chỉ tương đối và tuyệt đối :A. Địa chỉ tương đối : Là địa chỉ trong công thức sẽ bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác.B. Địa chỉ tuyệt đối : Là địa chỉ trong công thức không bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. Có 3 loại địa chỉ tuyệt đối :CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELV. Khái niệm địa chỉ tương đối và tuyệt đối :B. Địa chỉ tuyệt đối : Là địa chỉ trong công thức không bị thay đổi khi thực hiện sao chép công thức từ ô này đến ô khác. Có 3 loại địa chỉ tuyệt đối : Địa chỉ tuyệt đối theo cột : Sẽ không thay đổi khi sao chép theo cột. Địa chỉ tuyệt đối theo dòng : Sẽ không thay đổi khi sao chép theo dòng. Địa chỉ tuyệt đối theo cột và dòng : hoàn toàn không thay đổi khi thực hiện sao chép.Ta có thể thay đổi địa chỉ từ tương đối sang địa chỉ tuyệt đối bằng cách nhấn phím F4 khi lập công thức.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELVI. Các phép toán trong Excel :Độ ưu tiên của các toán tử : Ưu tiên tính toán các phép tính trong ngoặc đơn (), sau đó sẽ theo thứ tự : ^, *, /, +, - . (Tính trong ngoặc đơn và lũy thừa, nhân, chia, cộng, trừ, từ trái sang phải).CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELVI. Các phép toán trong Excel :1. Phép toán số học :^	Lũy thừa	5^2 = 25. *	Nhân	3*3 = 9./	Chia	3/3 = 1+	Cộng	3+3 = 6. -	Trừ	3-3 = 0.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELVI. Các phép toán trong Excel :2. Phép toán quan hệ :=	Bằng nhau	A1 = B1. >	Lớn hơn	A1 > B1.=	Lớn hơn hoặc bằng	A1 >= B1.	Khác	A1 B1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELVI. Các phép toán trong Excel :3. Phép toán nối chuỗi :VD : “Trung tâm” & “Tin Học”  “TrungTâmTin Học” Ngày  Ngày  Số. Ngày  Số  Ngày.4. Phép toán trên dữ liệu ngày tháng :CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELVII. Các thông báo lỗi thông thường :#DIV/0! 	: Lỗi thông báo có một phép toán nào đó chia cho số 0 hoặc trong một ô chưa có giá trị.#NUM!	: Lỗi này do kết quả công thức quá lớn hoặc quá nhỏ mà Excel không thể tính được.#N/A!	: Lỗi này xảy ra khi công thức được sao chép đến ô mới mà tại ô đó không có giá trị nào.CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELVII. Các thông báo lỗi thông thường :#NAME?	: Lỗi này thông báo khi bạn nhập sai tên hàm hoặc tên biến.#REF!	: Lỗi này thông báo công thức đang sử dụng một ô không có thực.#VALUE!	: Lỗi này thông báo khi thức xuất hiện các phép toán không cùng kiểu dữ liệu.#####	: Lỗi này thông báo khi dữ liệu bị tràn do cột không đủ độ rộng để hiển thị dữ liệu. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG EXCELMột số hàm tính toán thông dụngI. Nhóm hàm Logic :AND(Logical1 , Logical2 , . . .)	- Trả về kết quả True hoặc False của các biểu thức logic.	- Nếu tồn tại ít nhất một biểu thức (Logical) có giá trị là False thì hàm AND cho kết quả False, nếu không thì cho kết quả True.	- Ví dụ : 	AND(3>2, 51, 67) = False. I. Nhóm hàm Logic :OR (Logical1 , Logical2 , . . .)	- Trả về kết quả True hoặc False của các biểu thức logic.	Nếu tồn tại ít nhất một biểu thức (Logical) có giá trị là True thì hàm OR cho kết quả True, nếu không thì cho kết quả False.	- Ví dụ : 	OR(32) = False. Một số hàm tính toán thông dụngII. Nhóm hàm số học :ABS (Number)	- Trả về giá trị tuyệt đối của một số Number	- Ví dụ : ABS(-5) = 5.INT(Number)	- Trả về phần nguyên của một số thập phân.	- Ví dụ : 	INT(3.2) = 3	INT(-3.2)= -4	Một số hàm tính toán thông dụngMOD(Number, Divisor)	- Trả về giá trị phần dư của một phép chia số Number cho số divisor	- Ví dụ : 	MOD (10 , 3) = 1II. Nhóm hàm số học :Một số hàm tính toán thông dụngROUND(Number , Num_Digits)	- Trả về kết quả là số number được làm tròn đến Num_Digits số lẻ.Lưu ý :- Num_Digits > 0 : làm tròn phần thập phân- Num_Digits 2, “A”, “B”) = “A”.	IF(5>7, ”A”, ”B”) = “B”. VII. Nhóm hàm điều kiện :Một số hàm tính toán thông dụngSUMIF (Range, Criteria, [Sum_Range])	- Trả về giá trị là tổng của những dòng được chọn của vùng Sum_Range, những dòng này được chọn ứng với những dòng của vùng Range có giá trị thỏa mãn điều kiện của Criteria.VII. Nhóm hàm điều kiện :Một số hàm tính toán thông dụng Ví dụ về hàm SUMIF :SUMIF(B2:B5,”>160”,C2:C5)COUNTIF (Range, Criteria) - Dùng để đếm các giá trị của vùng Range thoả mãn điều kiện Criteria. VII. Nhóm hàm điều kiện :Một số hàm tính toán thông dụngVí dụ về hàm COUNTIF :Ví dụ 1COUNTIF(B2:B5,”Táo”)Ví dụ về hàm COUNTIF :Ví dụ 2COUNTIF(C2:C5,”>=54”)VLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])	 Hàm này trả về giá trị Lookup_val trong bảng Table (tại cột đầu tiên của Table), tìm được tại dòng nào sẽ trả về giá trị ở dòng đó tại cột thứ Col_index (cột đầu tiên đếm là thứ 1). VIII. Nhóm hàm tìm kiếm :Một số hàm tính toán thông dụngVí dụ hàm VLOOKUPHLOOKUP (Lookup_value, Table_array, Row_index_num, [Range_lookup]) 	Hàm này trả về giá trị Lookup_val trong bảng Table (tại dòng đầu tiên của Table), tìm được tại cột nào sẽ trả về giá trị ở cột đó tại dòng thứ row (dòng đầu tiên đếm là thứ 1). VIII. Nhóm hàm tìm kiếm :Một số hàm tính toán thông dụngVí dụ hàm HLOOKUP