Giáo trình Microsoft Office 2010 - Excel 2010

ng số thực 
Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái. Do 
vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập 
chế độ canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ ch n Format Cells ➝ vào 
Tab Alignment ➝ chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang 
chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại. 
Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng 
sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái. 
Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực 
Đây là cách nhanh và ễ dàng nhất để chuyển các giá trị số ang văn bản sang số thực. Các bước 
thực hiện như sau: 
Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét ch n vùng s liệu dạng văn bản định 
chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) ➝ nhấp phải chuột và chọn Paste Special ➝ ch n 
Add tại nhóm Operation ➝ nhấn OK để hoàn tất. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
231 
Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và 
khi bạn cộng bất kz số nào vào một con số lưu ưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con 
số dạng văn bản chuyển thành số thực. 
Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi 
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc 
chuyển đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về ưới dạng con 
số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản. 
Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau: 
Bạn ùng hai hàm trong nhóm TE T là LEFT và F ND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như 
sau: 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
232 
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) 
Sau khi ùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn bản vì 
ch ng được canh lề trái như hình sau: 
Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực 
sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên: 
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0 
9. Tăng thêm số lần Undo cho Excel 
Tất cả chúng ta đều đã quen thuộc với chức năng Undo của Excel, cho phép chúng ta làm lại 
những sai lầm của mình. Tuy nhiên, mặc định, chúng ta chỉ có thể Undo được 16 lần. Chiêu 
này giúp bạn có thể tăng s lần Undo lên nhiều hơn, có thể đ n 100 lần. 
Khi bạn sử dụng chức năng Undo của Excel, và bạn đã th c hiện Undo 16 lần, thì nút Undo 
bị mờ đi, không thể Undo được nữa. Ngoài ra, khi bạn nhấn nút Save để lưu bảng tính, thì nút 
Undo cũng bị mờ đi, và danh sách những tác vụ (những hành động đã th c hiện trên bảng 
tính) mà bạn đã th c hiện bị mất sạch. Đó là do khi bạn lưu bảng tính, Excel cho rằng bạn đã 
hài lòng với bảng tính này (thì mới nhấn Save), và nó thấy rằng không cần thi t phải giữ lại 
danh sách những tác vụ trước khi lưu nữa. 
Bạn có thể thấy rằng, quay lui lại 16 lần là không đủ, nhưng làm cách nào để tăng s lần này 
lên? Nghĩa là làm cách nào để tăng danh sách các tác vụ của bạn lên? Thưa rằng, có cách, và 
bạn có thể tăng con s này lên đ n 100 lần. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
233 
Để làm điều này, trước h t, bạn hãy thoát khỏi Excel. Sau đó bạn chạy lệnh Run của 
Windows (Start | Run, hoặc nhấn phím Window + R), gõ vào đó Regedit.exe và nhấn OK. 
Khi bạn đã mở được chương trình Regedit, hãy tìm đ n khóa: 
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 11.0 \ Excel \ Options 
Con s 11.0 ở trên đây có thể khác, ví dụ với Excel2000 thì nó là 10.0, với Excel 2010 thì nó 
là 12.0 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
234 
Nhấn Edit | New | DWORD Value (xem hình). Một mục mới New Value #1 sẽ được tạo ra 
trong khung bên phải, bạn nhập vào đó chữ UndoHistory, và nhấn Enter. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
235 
Nhấn đúp (double-click) vào mục UndoHistory mới tạo, rồi gõ vào hộp thoại mở ra một con 
s bất kỳ, miễn là lớn hơn 16 và nhỏ hơn 100. Nhấn OK, rồi thoát Regedit. 
Bạn hãy khởi động lại Excel và thử làm gì trong đó, rồi nhấn vào nút Undo xem bạn có thể 
Undo được bao nhiêu lần nhé. Hy v ng rằng Undo 100 lần, đã là quá đủ cho bạn. Tuy nhiên, 
n u bạn nhấn lưu bảng tính, thì danh sách các tác vụ có thể Undo 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
236 
10. Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel 
Bước 1: Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập cả h và tên vào cùng một 
ô. Tuy nhiên, có khi sau đó ta cần phải tách riêng tên ra khỏi h và tên đệm, n u làm thủ công 
bằng thao tác sao chép rồi dán qua ô khác thì sẽ rất bất tiện. N u sử dụng hàm Right k t hợp 
với một vài hàm khác thì cũng có thể cho ra k t quả như bạn mu n, nhưng trong một s 
trường hợp sẽ cho k t quả không chính xác. Có một phương pháp t i ưu hơn sẽ giúp bạn 
hoàn thành t t công việc này, cách th c hiện cũng khá đơn giản như sau: 
Bước 2: - Trên bảng tính chứa cột h tên cần tách, nhấn Alt+F11 
Bước 3: - Ti p theo, bạn nhấn menu Insert và ch n Module sẽ xuất hiện một cửa sổ soạn 
thảo. 
Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: 
Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) 
Dim j As Integer 
Name = Trim(ten) 
For j = Len(Name) To 1 Step -1 
If Mid(Name, j, 1) = " " Then 
If lg = "1" Then 
Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) 
Else 
Tachten = Left(Name, j) 
End If 
Exit For 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
237 
End If 
Next 
End Function 
Bước 5:- Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại và quay trở về bảng tính Excel. 
Bước 6:- Bây giờ để ti n hành tách riêng h và tên đệm vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô 
mới chứa h và tên đệm rồi nhập vào công thức =TachTen(B3,0) và nhấn Enter sẽ thấy ngay 
k t quả. 
- Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập vào công 
thức =TachTen(B3,1) rồi nhấn Enter là xong. 
Ghi chú: B3 chính là địa chỉ của ô ban đầu chứa cả h , tên đệm và tên. 
11. Tạo mục lục trong Excel 
Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều worksheet 
(trang tính), bạn sẽ cảm thông được sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính nào đó. 
Khi đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều 
hướng trong bảng tính. 
Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng 
điều hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính xác nơi bạn 
muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng 
tay, tự động tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm 
chí có thể dùng các hàm Macro4 – không trình bày ở đây). 
Tạo chỉ mục thủ công 
Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một worksheet và đăt cho nó một cái tên, ví dụ 
như tên là Index. Sau đó, bạn nhận vào tên của các worksheet có trong workbook và tạo 
các siêu liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập. 
Để tạo hyperlink bạn chọn tên sheet, sau đó vào Insert | chọn Hyperlink tại nhóm Links | 
Insert | Hyperlinks] hoặc nhấn phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
238 
Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK để hoàn 
tất. 
Phương pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều worksheet và tên worksheet 
không có sự thay đổi thường xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo 
trì trang chỉ mục. 
Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA 
Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động tạo ra các chỉ mục. Đoạn mã sau đây sẽ 
tự động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet mà bạn có trong 
workbook. Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi worksheet lưu chỉ mục được chọn. 
Đoạn mã này phải được đặt trong private module của Sheet chứa chỉ. Chèn một worksheet 
mới vào workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên 
worksheet vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím 
Alt+F11. 
Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: 
Private Sub Worksheet_Activate() 
 Dim wSheet As Worksheet 
 Dim lCount As Long 
 lCount = 1 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
239 
With Me 
 .Columns(1).ClearContents 
 .Cells(1, 1) = "INDEX" 
End With 
For Each wSheet In Worksheets 
 If wSheet.Name Me.Name Then 
 lCount = lCount + 1 
 With wSheet 
 .Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index 
 .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _ 
 "Index", TextToDisplay:="Back to Index" 
 End With 
 Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _ 
 "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name 
 End If 
Next wSheet 
End Sub 
Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. 
Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác trong workbook và 
sau đó chọn lại worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate. 
Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi worksheet kèm theo số chỉ 
mục của worksheet trong bảng tính (worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3. n). 
Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên 
worksheet của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn 
mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn. 
Lưu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì các 
hyperlink được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng đã liên kết 
đến các Name trong workbook hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base được thiết lập thì 
các siêu liên kết sẽ trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.