Bài giảng Bài 1: Giới thiệu Excel

Phần 4: MICROSOFT EXCELBài 1: Giới thiệu ExcelGiới thiệu cửa sổ ExcelThanh bảng chọnThanh công cụ chuẩnThanh định dạngThanh công thứcÔ địa chỉThanh tiêu đềTrang tínhTên trang tínhThanh trạng tháiTên hàngTên cộtÔ tính đang được chọnGiới thiệu cửa sổ ExcelHộp tên (ô địa chỉ): Là ô ở góc trên, bên trái trang tính, hiển thị địa chỉ của ô được chọnThanh công thức: Thanh công thức cho biết nội dung của ô đang đượcchọnThanh công thứcHộp tênKhái niệm cột, hàng, ô, sheet, workbookCột:Các cột của các trang tính được đánh thứ tự liên tiếp từ trái sang phải bằng các chữ cái bắt đầu từ A, B, C, Các kí tự này được gọi là tên cột.Hàng:Các hàng của các trang tính được đánh thứ tự liên tiếp từ trên xuống dưới bằng các số bắt đầu từ 1, 2, 3, Các số này được gọi là tên hàng.Ô:Vùng giao nhau giữa cột và hàng gọi là ô tính (gọi tắt là ô) dùng để chứa dữ liệu. Địa chỉ của một ô tính là cặp tên cột và tên hàng mà ô nằm trên đó.Khối:Khối là tập hợp các ô tính liền nhau tạo thành một vùng hình chữ nhật. Địa chỉ của khối là cặp địa chỉ của ô trên cùng bên trái và ô dưới cùng bên phải, được phân cách nhau bởi dấu (:).CộtHàngÔKhốiTrang tính (Sheet): Gồm các cột và các hàng là miền làm việc chính của bảng tính. Khái niệm cột, hàng, ô, sheet, workbookBảng tính (Workbook): Một bảng tính có thể có nhiều trang tính. Khi mở một bảng tính mới, bảng tính thường chỉ gồm ba trang tính. Các trang tính được phân biệt bằng tên trên các nhãn ở phía dưới màn hìnhBảng tính điện tử ExcelTrang tính đang được kích hoạt là trang tính đang được hiển thị trên màn hình, có nhãn trang màu trắng, tên trang viết bằng chữ đậmTên trang tínhMột số thao tác cơ bảnChọn các đối tượng trên trang tính:Chọn một ô: Đưa con trỏ tới ô đó và nháy chuộtÔ C2 đã được chọnChọn một hàng: Nháy chuột tại nút tên hàngHàng thứ 2 đã được chọnMột số thao tác cơ bảnChọn một cột: Nháy chuột tại nút tên cộtCột C đã được chọnChọn một khối: Kéo thả chuột từ một ô góc đến ô góc đối diện. Ô chọnđầu tiên sẽ là ô được kích hoạtKhối B3:D6 đã được chọnMột số thao tác cơ bảnChọn nhiều khối: Nếu muốn chọn đồng thời nhiều khối khác nhau, hãychọn khối đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và lần lượt chọn các khối tiếp theoKhối A1:B3 và D4:D8 đã được chọnKhối A1:B3 và D4:D6 đã được chọnChọn trang tính: Nháy chuột vào nhãn trang tínhĐổi tên trang tính: Chọn Format/Worksheet/Rename hoặc chuột phải vào tên trang tính chọn Rename/gõ tên mới và ấn EnterChèn một trang tính mới: Chọn Insert/Worksheet hoặc chuột phải vào tên trang tính chọn RenameXóa một trang tính: Chọn Edit/Delete Sheet hoặc chuột phải vào tên trang tính chọn DeleteMột số thao tác cơ bảnNhập dữ liệu vào trang tính:Nhập và sửa dữ liệu: Để nhập dữ liệu vào một ô của trang tính nháy chọn ô đó và gõ dữ liệu vàotừ bàn phím. Kết thúc việc nhập dữ liệu cho ô đó có thể chọn một ô tính khác hoặc nhấn phím Enter.Để sửa dữ liệu của một ô cần phải nháy đúp chuột vào ô đó và thực hiện việc sửa chữa tương tự như khi soạn thảo văn bản.Di chuyển trên trang tính: Có thể di chuyển giữa các ô theo hai cách:Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím: Nếu ô cần di chuyển tới ở gần ôđang được kích hoạt, sử dụng các phím mũi tên , , ,  để di chuyển.Sử dụng chuột và thanh cuốn: Nếu ô cần kích hoạt nằm trong phạm vi mànHình, sử dụng các thanh cuốn để đưa vùng trang tính có chứa ô vào phạmvi màn hình và nháy chuột vào ô đó.Gõ chữ Việt trên trang tính: Tương tự như khi làm việc với chương trình soạn thảo văn bản: Mở VietKey/Chọn kiểu gõ Telex/chọn bảng mã TCVN3 cho các font bắt đầu là .Vnchọn bảng mã Unicode cho các font TimeNewRoman Hoặc ArialKiểu dữ liệu cơ bảnDữ liệu số: Dữ liệu số là các số 0, 1,, 9, dấu cộng (+) chỉ số dương. Dấutrừ (-) chỉ số âm và dấu % chỉ tỉ lệ %. Dữ liệu này tự động căn lề phải ô dữliệu sau khi nhập, trong trường hợp ô dữ liệu không đủ độ rộng để chứa thìdữ liệu tạm thời để dưới dạng khoa học.Dữ liệu kí tự: Là dãy các chữ cái, chữ số và các kí hiệu. Dữ liệu dạng này tự động căn lề trái ô dữ liệu sau khi nhập, trong trường hợp ô dữ liệu khôngđủ độ rộng để chứa dữ liệu thì dữ liệu tạm thời tràn sang các ô tiếp theo nếucác ô kế bên chưa có dữ liệu hoặc tạm thời khuất đi nếu các ô kế bên đã códữ liệu. Dữ liệu số tự động căn lề phảiDữ liệu kí tự tự động căn lề tráiDữ liệu kí tự tràn sang các ô tiếp theoDữ liệu kí tự bị che khuấtDữ liệu ngày tháng: Được nhập theo dạng ngày tháng định dạng trongControl Panel. Dữ liệu ngày tháng tự động căn lề phải ô dữ liệu sau khi nhập,trong trường hợp ô dữ liệu không đủ độ rộng để chứa dữ liệu thì tạm thờiđể dưới dạng ###Kiểu dữ liệu cơ bảnDữ liệu ngày tháng tự động căn lề phảiDữ liệu ngày tháng để dưới dạng ###Kiểu dữ liệu cơ bảnDữ liệu dạng công thức: Được bắt đầu bởi dấu “=“ sau đó đến các phép toánKí hiệu các phép toán trong công thức:+ : Kí hiệu phép cộng - : Kí hiệu phép trừ* : Kí hiệu phép nhân/ : Kí hiệu phép chia^ : Kí hiệu phép lấy lũy thừa% : Kí hiệu phép lấy % Thứ tự thực hiện các phép toán: Các phép toán trong cặp dấu ngoặc đơn“(“ và “)” được thực hiện trước, sau đó đến các phép nâng lên lũy thừa, tiếptheo là các phép nhân và phép chia, cuối cùng là các phép cộng và phép trừ.Dữ liệu dạng công thứcNhập công thức:Kiểu dữ liệu cơ bản1. Chọn ô cần nhập công thức2. Gõ dấu =3. Nhập biểu thức4. Ấn Enter hoặc chuyển sang ô khác để kết thúcKiểu dữ liệu cơ bảnSử dụng địa chỉ trong công thức: Trong các công thức tính toán với dữ liệucó trong các ô, dữ liệu đó thường được cho thông qua địa chỉ của các ô (hoặcHàng, cột hay khối).Việc nhập công thức có chứa địa chỉ hoàn toàn tương tự như nhập các côngthức thông thường. Khi nhập công thức có thể gõ địa chỉ ô hoặc nháy chuộtvào ô để lấy địa chỉ ô.Sử dụng địa chỉ trong công thứcSao chép công thức1. Chọn ô cần copy công thức2. Nháy nút Copy3. Chọn các ô cần dán công thức2. Nháy nút PasteTại ô D4 sẽ thấy công thức: =B4 + C4Tại ô D4 sẽ thấy công thức: =B4 + C4Khi sao chép một ô có nội dung là công thức chứa địa chỉ, các địa chỉ đượcđiều chỉnh để giữ nguyên quan hệ tương đối về vị trí so với ô đích.Sao chép nội dung các ô có công thức:Sao chép công thứcKhi di chuyển nội dung các ô có công thức chứa địa chỉ, các địa chỉ trong côngthức không bị điều chỉnh; nghĩa là công thức được sao chép y nguyênDi chuyển nội dung các ô có công thức:1. Chọn ô cần di chuyển công thức2. Nháy nút Cut3. Chọn các ô cần dán công thức2. Nháy nút PasteTại ô D4 sẽ thấy công thức: =B3 + C3Tại ô D4 sẽ thấy công thức: =B3 + C3Chú ý: Khi thực hiện các thao tác trên trang tính, nếu thực hiện nhầm, hãysử dụng nút lệnh Undo trên thanh công cụ để khôi phục lại trạng tháitrước đó một cách nhanh chóng.Trong Excel có hai dạng địa chỉ ô:Địa chỉ tương đối – tuyệt đốiĐịa chỉ tương đối: là loại địa chỉ ô mà sau mỗi bước nhảy, giá trị của ôsẽ tham chiếu đến ô tương ứng trong bảng tính.Để nhập địa chỉ ô dạng này, ta nhập vào theo dạng:Tên cột tên hàngSử dụng địa chỉ tương đối trong công thứcĐịa chỉ tương đối A1 và B1Địa chỉ tương đối – tuyệt đốiĐịa chỉ tuyệt đối: là loại địa chỉ ô mà sau mỗi bước nhảy, giá trị của ôsẽ tham chiếu đến một ô nhất định được khai báo theo dạng tuyệt đối.Để nhập địa chỉ ô dạng này, ta nhập vào theo dạng:$Tên cột $tên hàngSử dụng địa chỉ tuyệt đối trong công thứcĐịa chỉ tuyệt đối $C$3 và $B$10